Identifikacijske oznake voznega osebja

Datum

03.03.2025

Številka

07121-1/2025/278

Kategorije

Delovna razmerja

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede sorazmernosti oznak z navedenim osebnim imenom voznega osebja.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Izvajalec mora zagotoviti, da imajo voznik in morebitne druge osebe, ki imajo stik s potniki (v nadaljnjem besedilu: vozno osebje), oznake, s katerih je razvidno, da gre za vozno osebje javnega linijskega prometa. Na oznakah mora biti navedeno osebno ime člana voznega osebja.

Zakon o osebnem imenu v prvem odstavku 3. člena določa, da je osebno ime sestavljeno iz imena in priimka.

IP meni, da se obveznost nošenja identifikacijskih oznak nanaša na čas, ko imajo navedene osebe stik s potniki, ne pa na čas, ko tega stika nimajo. Ob tem IP poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru neobvezujočega mnenja tako ne more presojati skladnosti rešitve, ki ste jo opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP splošno pojasnjuje, da mora upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec oziroma izvajalec koncesije) pred uvedbo posamezne rešitve presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki bodo obdelovani v njenem okviru. Vsaka obdelava osebnih podatkov mora potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi, zlasti Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 - ZIUZDS) in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06, 50/23). ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost.

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov zaposlenih, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru.

Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih načeloma ne sme obdelovati. Pri izvedbi posameznih postopkov in ukrepov je treba vedno upoštevati tudi načelo sorazmernosti in vedno izbrati tisti ukrep, ki najmanj poseže v pravice delavca glede na zasledovani zakoniti cilj. Posameznih ukrepov torej ne bi smeli odrejati, če je mogoče primerljiv učinek doseči z milejšimi ukrepi. Če se na ravni posamezne organizacije določen ukrep opredeli kot nujen, potreben in učinkovit, pa ga je treba izvajati na način, ki najmanj posega v zasebnost posameznika in brez prekomerne obdelave osebnih podatkov.

Uredba o načinu izvajanja gospodarske javne službe javni linijski prevoz potnikov v notranjem cestnem prometu, o koncesiji te javne službe in o ureditvi sistema enotne vozovnice (Uradni list RS, št. 109/21, 181/21, 54/22 – ZUJPP, 56/22, 48/23, 103/24) v prvem odstavku 22. člena določa, da mora izvajalec zagotoviti, da imajo voznik in morebitne druge osebe, ki imajo stik s potniki (v nadaljnjem besedilu: vozno osebje), oznake, s katerih je razvidno, da gre za vozno osebje javnega linijskega prometa. Na oznakah mora biti navedeno osebno ime člana voznega osebja, ki mora skrbeti tudi za svoj urejeni videz. Ob tem IP pojasnjuje, da Zakon o osebnem imenu (Uradni list RS, št. 20/06, 43/19) v prvem odstavku 3. člena določa, da je osebno ime sestavljeno iz imena in priimka.

Iz navedenega izhaja, da že sam predpis (uredba) določa obveznost nošenja identifikacijskih oznak in da bi moral test sorazmernosti biti izveden ob pripravi tega predpisa. IP ni znano, ali je bilo to storjeno ali ne, ob tem pa dodaja, da sama uredba določa, da morajo identifikacijske oznake imeti voznik in morebitne druge osebe, ki imajo stik s potniki. IP tako meni, da se obveznost nošenja teh oznak nanaša na čas, ko imajo navedene osebe stik s potniki, ne pa na čas, ko tega stika nimajo (npr. med malico ali prihodom na delo oziroma odhodom z dela). Ob tem IP ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov. Upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec oziroma izvajalec koncesije) je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka