Uporaba kontaktnih podatkov o sodniških pripravnikih za anketiranje s strani Računskega sodišča RS

Datum

04.05.2023

Številka

07120-1/2023/249

Kategorije

Uradni postopki, Pravne podlage, Delovna razmerja

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 26. 4. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem:

1.Ali lahko višja sodišča splošne pristojnosti uporabite podatke o elektronskem naslovu in/ali telefonski številki sodniških pripravnikov tudi za namen izvajanja revizije Računskega sodišča;

2.Ali lahko podatke o elektronskem naslovu in/ali telefonski številki sodniških pripravnikov posredujete Računskemu sodišču, ki bi te podatke nato lahko uporabilo za namen revizije;

3.Ali lahko na enega od gornjih načinov podatke uporabite za vse pripravnike, torej tiste, ki so pripravništvo začeli in zaključili in tiste, ki jim pripravništvo še traja;

4.Ali je pred morebitno uporabo teh podatkov za namen revizije potrebno pridobiti izrecno soglasje vsakega sodniškega pripravnika;

5.Ali lahko po zaključku sodniškega pripravništva oziroma po zaključku zaposlitve delodajalci te podatke sploh še hranite v osebnih spisih.

Pojasnjujete, da Računsko sodišče RS na vseh višjih sodiščih splošne pristojnosti, MP in VS RS izvaja revizijo ureditve sistema sodniškega pripravništva. V okviru te želijo revizorji izvesti anketo med sodniškimi pripravniki in sodniki mentorji. Računsko sodišče bi v anketo s sodniškimi pripravniki rado vključilo tako pripravnike, ki so v obdobju od 2020 do konca 2022 začeli in zaključili sodniško pripravništvo kot pripravnike, ki so pripravništvo začeli, pa ga še niso zaključili. Za izvedbo ankete bi potrebovali naslove elektronske pošte in /ali telefonske številke sodniških pripravnikov, ki so sestavni del osebnih spisov, s katerimi razpolagate sodišča. Sodniški pripravniki so vam te (in druge) podatke posredovali ob prijavi na sodniško pripravništvo z namenom njihove uporabe za izvajanje le-tega.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih primerov obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih po Splošni uredbi in ZVOP-2.

Računsko sodišče lahko na podlagi 26. in 27. člena Zakona o računskem sodišču (ZRacS-1) od višjih sodišč splošne pristojnosti (kot revidirancev oziroma uporabnikov javnih sredstev) pridobi tudi kontaktne osebne podatke trenutnih in nekdanjih sodniških pripravnikov, ki jih sodišča zakonito že imajo v zbirkah podatkov, če je to potrebno za izvedbo revizije, in sicer brez privolitve teh posameznikov. Enako velja za nadaljnjo uporabo pridobljenih kontaktnih osebnih podatkov za namen anketiranja posameznikov.

Ker so osebni podatki sodniških pripravnikov verjetno del delovnopravnih zbirk podatkov, se za te podatke pripravnikov uporabljajo specialna pravila o hrambi tovrstnega dokumentarnega gradiva.

Obrazložitev

Računsko sodišče lahko zbira dokaze tudi z anketiranjem (gl. Smernica za pridobivanje dokazov, RS 2014). In če je v konkretnem primeru in glede na okoliščine konkretnega primera ta metoda z vidika revizorske stroke in postopkovnih pravil (npr. v ZRacS-1, Poslovniku RS, internih smernicah in napotilih) potrebna za izvedbo revidiranja oziroma dosego ciljev revidiranja (npr. ker bi lahko pripravniki zagotovili pomembne informacije), sta tako pridobitev kontaktnih podatkov kot njihova uporaba za izvedbo anketiranja, lahko zakoniti. Zakonska podlaga – v smislu točke (c) in (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov – je v 26. in 27. členu ZRacS-1, ki omogočata, da Računsko sodišče pridobi od uporabnika javnih sredstev »vsa obvestila, ki se mu zdijo potrebna, knjigovodske listine, podatke in drugo dokumentacijo in opravi druge poizvedbe, ki so potrebne za načrtovanje ali izvajanje revizije« in da opravi »pregled dokumentov o poslovanju«, lahko pa izda tudi poseben nalog za predložitev teh dokumentov. Uporabnik javnih sredstev, ki mu je bil vročen sklep o izvedbi revizije, mora pooblaščencem računskega sodišča omogočiti, da opravijo pregled, potreben za uresničitev revizijskih ciljev.

IP ne more na konkretni ravni presojati potrebnosti izvedbe posameznih metod pridobivanja informacij za uresničevanje revizijskih ciljev v posamezni zadevi.

Glede hrambe posameznih dokumentov ali podatkov se v mnenju prav tako ne moremo dokončno opredeliti, zlasti zato, ker nimamo konkretnih informacij: - ali se zahteva Računskega sodišča nanaša tudi na naslove prebivališč, - v katerih dokumentih so zapisani kontaktni podatki pripravnikov, - na kateri podlagi in za kakšen namen se ti podatki vodijo ter ali ta namen še traja, - v okviru katere zbirke se vodijo dokumenti in - katera konkretna pravila o hrambi posledično pridejo v poštev, na primer iz Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) ter veljavnih klasifikacijskih načrtov ali celo drugih predpisov. Zgolj informativno lahko navedemo, da ZEPDSV med zbirkami o delavcih ne omenja (obveznega) vodenja podatkov o naslovih elektronske pošte in telefonskih kontaktih.

V zvezi s hrambo osebnih podatkov v delovnih razmerjih je na spletni strani že objavljenih več mnenj, na primer št. 07121-1/2022/1312.

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka