Posredovanje OP prekrškovnemu organu

Datum

18.11.2024

Številka

07121-1/2024/1422

Kategorije

Delovna razmerja, Posredovanje osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov voznikov službenih vozil prekrškovnemu organu.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Osebe zasebnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim fizičnim ali pravnim osebam ali osebam javnega sektorja samo na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, iz katere izhaja veljavna pravna podlaga za pridobitev podatkov in utemeljenost zahteve, razen če zakon določa drugače.

IP meni, da je prejemnik zahteve (v konkretnem primeru vaše podjetje) vezan na podatke iz zahteve prekrškovnega organa, mora pa imeti dovolj jasen opis situacije, da ne ostane v dvomu, ali bi bilo morebitno posredovanje neupravičeno, saj s tem tudi sam sebe izpostavlja potencialnim kršitvam.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje tudi, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

IP tako splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je obveznost upravljavca (v konkretnem primeru vašega podjetja kot delodajalca), ki mora pri tem upoštevati konkretne okoliščine in namene obdelave. Sama obdelava osebnih podatkov mora potekati na eni od pravnih podlag, ki jih določa 6. člen Splošne uredbe. V skladu s tem je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi. Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 – ZIUZDS; v nadaljevanju: ZDR-1) v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost. Nadalje ZDR-1 v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Če okoliščine delovnega razmerja torej tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih načeloma ne sme obdelovati. Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

Iz drugega odstavka 8. člena Zakona o pravilih cestnega prometa (Uradni list RS, št. 156/21 – UPB, 161/21 – popr.) izhaja, da se v primeru, ko je storjen prekršek zoper varnost cestnega prometa z vozilom, pa ni mogoče ugotoviti, kdo je storilec, pri tem pa je lastnik ali imetnik pravice uporabe vozila pravna oseba, državni organ ali samoupravna lokalna skupnost, za prekršek kaznuje njihova odgovorna oseba. Pristojni prekrškovni organ mora torej, ko želi izreči kazen za prekršek, najprej ugotoviti, kdo je storilec prekrška (kdo je torej dejansko vozil osebno vozilo, s katerim je bil storjen prekršek). Šele, če ni mogoče ugotoviti, kdo je dejansko storilec prekrška, pri čemer je lastnik vozila pravna oseba, se kaznuje za prekršek odgovorna oseba te pravne osebe.

Zakon o prekrških (Uradni list RS, št. 29/11 – UPB, 21/13, 111/13, 74/14 – odl. US, 92/14 – odl. US, 32/16, 15/17 – odl. US, 73/19 – odl. US, 175/20 – ZIUOPDVE, 5/21 – odl. US, 38/24) v tretjem odstavku 57. člena določa sestavine, ki jih mora vsebovati plačilni nalog, ki velja kot pisna odločba o prekršku. Med temi sestavinami je tudi navedba kraja in časa storitve prekrška. IP ob tem pojasnjuje, da sta kraj in čas storitve prekrška bistveni sestavini odločbe o prekršku (npr. za kraj tako izhaja tudi iz sodbe Vrhovnega sodišča – VSRS Sodba IV Ips 31/2017, z dne 18. 4. 2017). Iz navedene odločitve izhaja, da je kraj storitve prekrška, kadar prekrškovni organ ugotavlja kršitve prometnih predpisov, ki se nanašajo na najvišjo dovoljeno hitrost, bistvenega pomena pri pravni opredelitvi prekrška. Natančna opredelitev kraja storitve prekrška je pomembna z vidika storilčeve pravice do učinkovite obrambe, saj ima že na podlagi tretje alineje 29. člena Ustave možnost predlagati razbremenilne dokaze, med drugim tudi dokaze, ki zmorejo ovreči domnevo, da se je v določenem časovnem trenutku nahajal na kraju, na katerem naj bi prišlo do storitve prekrška, ki se mu očita, oziroma da dokazuje, da je na določenem kraju s predpisi oziroma prometnim znakom določena drugačna omejitev hitrosti.

IP dodaja, da se v skladu z 59. členom ZP-1 zoper odločbo o prekršku, ki jo je na prvi stopnji izdal prekrškovni organ po hitrem postopku, lahko vloži zahteva za sodno varstvo. Zahtevo lahko vloži oseba, ki ji je bila izrečena sankcija, njen zakoniti zastopnik oziroma zagovornik ter lastnik odvzetih predmetov, pod pogojem, da je upravičenec pravočasno napovedal njeno vložitev v skladu z 59.a členom ZP-1. Zahteva za sodno varstvo iz prejšnjega odstavka zadrži izvršitev odločbe o prekršku. V tretjem odstavku 59. člena ZP-1 določa, da se v kolikor v tem poglavju ni drugače določeno, v postopku z zahtevo za sodno varstvo smiselno uporabljajo določbe pritožbenega postopka v rednem sodnem postopku. Tako je v 154. členu ZP-1, ki določa pritožbene razloge, določeno, da se sme sodba o prekršku izpodbijati tudi zaradi zmotne ali nepopolne ugotovitve dejanskega stanja.

IP nadalje pojasnjuje, da 40. člen ZVOP-2 v prvem odstavku določa, da osebe zasebnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim fizičnim ali pravnim osebam ali osebam javnega sektorja samo na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, iz katere izhaja veljavna pravna podlaga za pridobitev podatkov in utemeljenost zahteve, razen če zakon določa drugače. Prvi odstavek 41. člena ZVOP-2 določa, da zahteva za posredovanje osebnih podatkov, če drug zakon ne določa drugače, vsebuje naslednje podatke:

1.podatke o vlagatelju zahteve (za fizično osebo: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča; za samostojnega podjetnika posameznika, posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež in matično številko) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

2.pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3.namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4.predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5.vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6.obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

V drugem odstavku istega člena je določeno, da upravljavec vlagatelju zahteve, če drug zakon ne določa drugače, zahtevane osebne podatke posreduje najpozneje v 15 dneh od prejema popolne zahteve ali pa ga v tem roku pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih mu zahtevanih osebnih podatkov ne bo posredoval. Upravljavec in vlagatelj zahteve se v roku iz prejšnjega stavka lahko dogovorita za njegovo podaljšanje.

IP meni, da je prejemnik zahteve (v konkretnem primeru vaše podjetje) vezan na podatke iz zahteve prekrškovnega organa, mora pa imeti dovolj jasen opis situacije, da ne ostane v dvomu, ali bi bilo morebitno posredovanje neupravičeno, saj s tem tudi sam sebe izpostavlja potencialnim kršitvam. Če je v konkretnem primeru iz opisa storitve prekrška očitno ugotovljeno, da se konkretni delavec v navedenem času ni nahajal na kraju, ki je označen kot kraj storitve prekrška, potem posredovanje njegovih osebnih podatkov najverjetneje ne bi bilo upravičeno.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi. Iz navedenega razloga v tem okviru tudi ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov (v konkretnem primeru vaša družba), ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo. IP se namreč ne more in ne sme postaviti v vlogo odločevalca (razsojevalca) v posameznih primerih in odločiti o upravičenosti posredovanja podatkov ali celo odrediti/prepovedati določenemu zavezancu posredovanje določenih podatkov. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem nadzornem postopku, ko so znane vse okoliščine posameznega konkretnega primera.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka