Posredovanje e-pošte s strani upravnika – dodatno pojasnilo

Datum

25.10.2024

Številka

07121-1/2024/1332

Kategorije

Elektronska pošta, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje in vaš odgovor na podano mnenje št. 07121-1/2024/1314 z dne 24. 10. 2024 v zvezi s postopanjem upravnice. Opozarjate, da v podanem mnenju nismo komentirali dejstva, da je upravnica e-pošto poslala tudi določenim stanovalcem v skriti kopiji. Navedeno vam je povzročilo stres in blatenje stanovalcem. Dodatno opisujete, da niste najemnica, temveč da imate pooblastilo etažne lastnice in da ste članica nadzornega odbora. Upravnica vam je po e-pošti poslala zahtevo po notarsko overjenem pooblastilu, prav tako vas je pozvala k posredovanju dokazila, da ste upravičeni do bivanja v stanovanju (pogodba o preužitku, najemna pogodba, itd.). Sprašujete nas, ali je upravnica smela zapisati določeno besedilo, ki nam ga posredujete, v zapisnik zbora etažnih lastnikov. Menite, da gre za blatenje in da je upravnica prekoračila vsa pooblastila.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravnik bi moral za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi za njihovo posredovanje) zagotoviti ustrezno pravno podlago. IP v okviru nezavezujočega mnenja ne more presojati zakonitosti posredovanja osebnih podatkov in skladno s svojimi pristojnostmi tudi ne sme in ne more komentirati drugih vidikov zakonitosti in ustreznosti dela upravnika (npr. sestava zapisnika). Predlagamo vam, da se za odgovore na vprašanja, ki se nanašajo na stanovanjska razmerja, obrnete na Inšpektorat za stanovanja.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Kot smo vam pojasnili v že podanem mnenju št. 07121-1/2024/1314 z dne 24. 10. 2024, mora upravnik za vsako obdelavo osebnih podatkov (tako zbiranje, kot npr. za posredovanje tretjim osebam) zagotoviti ustrezno pravno podlago skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev posameznika, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd. Pravno podlago mora zagotoviti tudi pri pošiljanju osebnih podatkov po e-pošti in pri tem ni relevantno, ali je bila pošta poslala prejemniku neposredno, v vednost ali v skriti kopiji. V vsakem primeru mora biti za posredovanje podatkov podana ustrezna pravna podlaga.

Kar se tiče posredovanja dokazil smo v mnenju izpostavili, da SZ-1 lastniku ne nalaga dolžnost, da upravniku posreduje najemno pogodbo, temveč zgolj ime najemnika in število oseb, ki so navedene v najemni pogodbi. Predlagamo vam, da upravnico pozovete k pojasnitvi, na kateri pravni podlagi zahteva od vas prejetje najemne pogodbe, pogodbe o preužitku oz. drugega dokazila, da ste upravičeni do prebivanja v stanovanju. Več o obdelavi osebnih podatkov v večstanovanjskih stavbah lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

V zvezi z drugimi navedbami, ki se nanašajo na ravnanje upravnice v smislu blatenja in prekoračitve pooblastil, vam IP ne sme in ne more podati svojega mnenja, saj drugih vidikov zakonitosti in ustreznosti dela upravnika ni pristojen presojati. Glede pooblastila lastnika vas zgolj napotujemo na 16. člen Pravilnika o upravljanju večstanovanjskih stavb (Uradni list RS, št. 60/09, 87/11, 85/13 in 52/22), ki določa, da lahko lastnik ali solastnik za odločanje pisno pooblasti drugo osebo. Pooblastilo je lahko dano trajno ali za posamezno odločanje. V primeru trajnega pooblastila, mora biti le‑to notarsko overjeno. Za dodatna pojasnila v zvezi s tem in za druge odgovore na vprašanja, ki se nanašajo na urejanje razmerij v večstanovanjskih objektih (npr. sestava zapisnika) vam predlagamo, da se obrnete na Inšpektorat za stanovanja (https://www.gov.si/drzavni-organi/organi-v-sestavi/inspektorat-za-stanovanja/o-inspektoratu/). Obravnava morebitnih kaznivih dejanj (npr. razžalitve) pa sodi v pristojnost sodišč.

Lepo pozdravljeni,

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo