Posredovanje osebnih podatkov iz matičnega registra

Datum

23.02.2024

Številka

07120-1/2024/67

Kategorije

Upravne enote, Posredovanje osebnih podatkov, OP umrlih

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 16. 2. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dopustnosti posredovanja osebnih podatkov iz matičnega registra. Zanima vas, ali je dopustno posamezniku posredovati podatek o številu otrok njegovih pokojnih staršev ter mu razkriti identiteto otrok.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba)) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.IP ne more podajati mnenja in tudi ne bi bil pristojen za morebitno pritožbo v primeru zahteve na podlagi 28. člena Zakona o matičnem registru, ki govori o izdaji izpiskov in potrdil, saj pri tem ne gre za samo posredovanje osebnih podatkov, ampak za izdajo izpiskov in potrdil iz javne knjige, pri čemer je posredovanje osebnih podatkov urejeno ločeno.

2.IP meni, da mora upravljavec v obravnavanem primeru, v katerem se podatki nanašajo na različne posameznike, s katerimi je prosilec v različnih sorodstvenih vezeh, presojati ločeno. V prvem koraku svetujemo, da upravljavec preveri, ali so izpolnjeni pogoji za vpogled v podatke prosilčevih staršev v skladu s tretjim odstavkom 29. člena ZMatR. Če so pogoji za to izpolnjeni in upravljavec ob vpogledu ugotovi, da so imeli prosilčevi starši več otrok, se za vsakega izmed njih ločeno presoja, ali so izpolnjeni pogoji za dostop do podatkov, ki se nanašajo nanj, in so odvisno od tega, ali gre za živega ali umrlega posameznika.

3.V skladu s četrtim odstavkom 41. člena ZVOP-2 IP nastopa kot pritožbeni organ v primeru delne ali popolne zavrnitve zahteve za dostop do podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zato se ne more vnaprej opredeljevati do vprašanja izpolnjenosti pogojev za posredovanje podatkov v konkretnem primeru.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Poudarjamo, da IP ne more podajati mnenja in tudi ne bi bil pristojen za morebitno pritožbo v primeru zahteve na podlagi 28. člena Zakona o matičnem registru, ki govori o izdaji izpiskov in potrdil, saj pri tem ne gre za samo posredovanje osebnih podatkov, ampak za izdajo izpiskov in potrdil iz javne knjige, pri čemer je posredovanje osebnih podatkov urejeno ločeno. Naš odgovor se nanaša torej le na posredovanje osebnih podatkov in ne na izdajo izpiskov in potrdil.

V zaprosilu za mnenje navajate, da posameznik zahteva potrdilo o podatkih iz uradnih evidenc upravnih enot, iz katerega izhaja koliko otrok sta imela pokojna starša in kdo so otroci. Zakon o matičnem registru (v nadaljevanju: ZMatR) v prvem odstavku 4. člena določa, da se za državljane Republike Slovenije v matični register vpisujejo med drugim tudi podatki o otrocih in sicer: priimek in ime, spol, dan, mesec, leto in kraj rojstva, za tujino tudi država, državljanstvo, EMŠO, prebivališče. V opisanem primeru gre torej za izpis podatkov, ki se primarno nanašajo na pokojne starše, obenem pa razkrivajo tudi osebne podatke otrok, bodisi še živečih ali že pokojnih.

ZVOP-2 in ZMatR določata različne pogoje za obdelavo osebnih podatkov živih posameznikov na eni strani in osebne podatke umrlih oseb na drugi, zato jih v nadaljevanju obravnavamo ločeno, poleg tega pa je obravnavanem primeru treba upoštevati tudi, da se podatki nanašajo na več posameznikov, glede katerih lahko veljajo različni pogoji za dostop.

Še preden lahko upravljavec presoja izpolnjevanje pogojev za dostop do podatkov, mora s posameznikom razjasniti, na kateri pravni podlagi in za kakšen namen zahteva osebne podatke in nato glede vse okoliščine posameznega primera presoditi, na kateri pravni podlagi bo odločala o dostopu do posameznih osebnih podatkov.

Pridobivanje podatkov iz matičnega registra, ki se nanašajo na živega posameznika, ureja drugi odstavek 29. člena ZMatR, v skladu s katerim ima pravico do pridobitve podatkov iz matičnega registra posameznik, na katerega se vpis nanaša, druge osebe pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali če so za uporabo osebnih podatkov pooblaščene z zakonom.

Pridobivanje podatkov umrlih posameznikov je na splošno urejeno v 9. členu ZVOP-2, posebej pa pridobivanje osebnih podatkov iz matičnega registra ureja 29. člen ZMatR kot lex specialis.

ZVOP-2 v 9. členu določa samostojno pravno podlago za pridobivanje osebnih podatkov umrlih, in sicer lahko v skladu z drugim odstavkom upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje tistim uporabnikom, ki izkažejo pravni interes za uveljavljanje pravic pred subjekti javnega sektorja, v skladu s tretjim odstavkom, pa na njihovo zahtevo tudi zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače.

V skladu s tretjim odstavkom 29. člena ZMatR, imajo pravico do pridobitve osebnih podatkov umrlega posameznika osebe, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo teh osebnih podatkov, osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega in drugega dednega reda, pa niso vnaprej pisno prepovedale posredovanja, skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, pod pogojem, da vpisani ni v času svojega življenja izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov.

IP meni, da mora upravljavec v obravnavanem primeru, v katerem se podatki nanašajo na različne posameznike, s katerimi je prosilec v različnih sorodstvenih vezeh, presojati ločeno. V prvem koraku svetujemo, da upravljavec preveri, ali so izpolnjeni pogoji za vpogled v podatke prosilčevih staršev v skladu s tretjim odstavkom 29. člena ZMatR. Če so pogoji za to izpolnjeni in upravljavec ob vpogledu ugotovi, da so imeli prosilčevi starši več otrok, se za vsakega izmed njih ločeno presoja, ali so izpolnjeni pogoji za dostop do podatkov, ki se nanašajo nanj, in so odvisno od tega, ali gre za živega ali umrlega posameznika.

IP izpostavlja tudi določbo četrtega odstavka 39. člena ZVOP-2, ki predstavlja samostojno pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov s strani določenih oseb javnega sektorja, med drugim upravljavca matičnega registra, glede taksativno naštetih kategorij osebnih podatkov (osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča oziroma stalni ali začasni naslov prebivališča v drugi državi, navedba lastnika ali uporabnika vozila, naslov za vročanje ali datum smrti posameznika). Posredovanje osebnih podatkov v skladu s tem členom je dopustno le pod pogojem, da prosilec izkaže zakoniti interes za dostop do podatkov, in sicer če podatke potrebuje za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja.

Dodatno glede postopka posredovanja osebnih podatkov

IP dodatno izpostavlja določbo 41. člena ZVOP-2, ki ureja postopek in rok za posredovanje osebnih podatkov. Zahteva prosilca mora v skladu s prvim odstavkom navedena člena izpolnjevati vse predpisane formalne elemente, med drugim mora prosilec navesti tudi pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov in namen njihove obdelave oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve.

V skladu s četrtim odstavkom 41. člena ZVOP-2 IP nastopa kot pritožbeni organ v primeru delne ali popolne zavrnitve zahteve za dostop do podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zato se ne more vnaprej opredeljevati do vprašanja izpolnjenosti pogojev za posredovanje podatkov v konkretnem primeru. V skladu z načelom odgovornosti iz drugega odstavka 5. člena Splošne uredbe je odgovornost za zagotavljanje skladnosti obdelave podatkov, vključno s presojo izpolnjenosti pogojev za posredovanje podatkov, leži na upravljavcu, ki jo mora biti zmožen tudi dokazati. Upoštevajoč vse navedeno morate torej presoditi, do katerih podatkov je prosilka upravičena in po potrebi od nje zahtevati dodatna pojasnila, če ocenjujete, da je to potrebno.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:

dr. Pika Šarf, Svetovalka IP za mednarodne odnose

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

---

[1] Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo in 67/19.