Seznanitev z osebnimi zapiski psihologa pri izvajalcu zdravstvene dejavnosti

Datum

12.10.2023

Številka

07120-1/2023/454

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Zbirke osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 4. 10. 2023 prejeli vaše vprašanje, ali je pacient na podlagi pravice do seznanitve z lastno zdravstveno dokumentacijo, poleg kopije kliničnopsiholoških izvidov upravičen do kopije osebnih zapiskov psihologa, ki so bili izdelani tekom pacientove obravnave. Skladno s točko 2.10 Kodeksa poklicne etike psihologov so osebni izpiski psihologa, ki nastanejo tekom posameznih obravnav pacientov, last psihologa in niso dostopni nikomur. Relevantne so še točke 2.9 in 2.11. Zanima vas mnenje IP glede skladnosti Kodeksa poklicne etike psihologov z veljavnimi določili Splošne uredbe o varstvu podatkov, ZVOP-2 in ZPacP.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena ZVOP-2, 58. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se lahko dokončno opredeljujemo do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih in pritožbenih postopkih.

1. Po mnenju IP pacient ni upravičen do seznanitve z dokumenti (zapisi), ki jih je mogoče v konkretnem primeru opredeliti kot psihologove osebne zapiske, če ti ne spadajo v zdravstveno dokumentacijo in če tudi sicer ne tvorijo oziroma niso del kakršnekoli zbirke osebnih podatkov, kar velja tako pri uveljavljanju pravice do seznanitve z lastno zdravstveno dokumentacijo kot tudi pri uveljavljanju pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, ki jo pacient uveljavlja pri izvajalcu zdravstvene dejavnosti.

2. IP ni pristojen za presojanje skladnosti splošnih aktov organizacij z zakoni in drugimi predpisi. Prav tako IP ni pristojen presojati, kateri dokumenti ali zapisi spadajo v zdravstveno dokumentacijo, ker gre za vprašanje s področja zdravstvene stroke.

Obrazložitev

Posameznik praviloma ni upravičen do seznanitve z osebnimi zapiski zdravnika, kliničnega psihologa ali psihologa, če se ti zapiski obdelujejo izven zbirk osebnih podatkov izvajalca zdravstvene dejavnosti, vendar ne zato, ker tako določa splošni akt neke stanovske organizacije (npr. etični kodeks), temveč zato, ker se za te osebne podatke ali dokumente ne uporabljajo določbe Splošne uredbe, saj je v konkretnem primeru možno, da ne gre za obdelavo osebnih podatkov v okviru zbirke osebnih podatkov in seveda tudi ne gre za avtomatizirano obdelavo osebnih podatkov. V prvem odstavku 2. člena Splošne uredbe je namreč določeno, da »se uredba uporablja za obdelavo osebnih podatkov v celoti ali delno z avtomatiziranimi sredstvi in za drugačno obdelavo kakor z avtomatiziranimi sredstvi za osebne podatke, ki so del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke«. Interni splošni akti, splošni akti organizacij s širšo veljavnostjo ter podzakonski predpisi ne morejo določati omejitev pravic iz 15. do 22. člena Splošne uredbe in tudi ne omejitev pravice iz 41. člena Zakona o pacientovih pravicah (ZPacP). V konkretnem primeru niti ne gre za pravo neskladnost, saj določbe etičnih kodeksov sploh nimajo pravnih učinkov v razmerju do pravic iz Splošne uredbe in ZPacP.

Ustvarjanje osebnih zapiskov (lahko tudi pomožnih zapiskov, postranskih zabeležk, osnutkov, osebnih pripomb ipd.) pri profesionalnem delu na področju medicine, klinične psihologije, psihologije in podobno, ni prepovedano in je realni pojav v praksi. Če ti zapiski niso del zbirke osebnih podatkov ali vanjo niso namenjeni, so ti zapiski izključeni iz pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Ker je pravica iz 41. člena ZPacP posebna različica pravice iz 15. člena Splošne uredbe, tudi za to pravico velja smiselno enako. Osebni zapiski praviloma ne predstavljajo sistematično urejenega zbira podatkov v smislu definicije zbirke iz (6) točke 4. člena Splošne uredbe, ki določa, da zbirka pomeni vsak strukturiran niz osebnih podatkov, ki so dostopni v skladu s posebnimi merili, niz pa je lahko centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi.

Toda treba je opozoriti, da možnost izdelave in vodenja osebnih zapiskov nikakor ne sme voditi v nestrokovno zmanjševanje obsega in kakovosti formalne zdravstvene ali psihološke dokumentacije ali celo v prikrivanje dejstev. Meja med upravičeno rabo osebnih zapiskov ter njihovo zlorabo na račun pravilnega vodenja formalne (uradne) dokumentacije je tanka. Poleg tega osebni zapiski predstavljajo poseben varnostni problem, saj niso podvrženi ustreznim postopkom in ukrepom upravljavca za zagotavljanje varnosti podatkov.

Ali ima nek konkretni dokument naravo osebnega zapiska in ali v konkretnem primeru res ne gre za zbirko osebnih podatkov po Splošni uredbi, je odvisno od vrste okoliščin konkretnega primera, zato generalizirano vnaprejšnje uvrščanje vseh osebnih zapiskov psihologa ali kliničnega psihologa pod izjemo ni vedno možno; nujna je presoja teh okoliščin v vsakem konkretnem primeru posebej. Pri presoji, ali gre pri zahtevanem zapisku za osebni zapisek in za osebne podatke, ki se vodijo izven zbirke osebnih podatkov in ki tudi niso namenjeni vključitvi v zbirko, je treba kombinirano upoštevati na primer:

-vsebino presojanega zapiska, vključno z notranjo strukturo, obsegom, možnosti in način identifikacije pacienta v dokumentu,

-vsebino siceršnjega nosilca zapiskov (npr. beležke), na katere osebe se zapiski nanašajo, ali in kako je možno iskanje osebnih podatkov izbranega posameznika, način razvrščanja vsebine, notranja sistematika vsebine, strukturiranost podatkov ipd.,

-vsebino končnega dokumenta (npr. izvida), ki je nastal na podlagi presojanega zapiska,

-dejansko rabo in siceršnji namen zapiska,

-kdo ima fizično oblast nad dokumentom in kdo je zanj odgovoren,

-obliko zapiska ter lokacija in način hrambe zapiska,

-odnos med dokumentom in siceršnjo zdravstveno dokumentacijo ter primerljivost z zdravstveno dokumentacijo,

-ali je izdelava in vodenje zapiskov morda določeno s pravili izvajalca zdravstvene dejavnosti ali s predpisi,

-kakšna je običajna strokovna praksa glede tovrstnih zapiskov na specifičnem področju in

-ali obstajajo metodološka navodila za izdelavo takih zapiskov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka