Sistem varstva osebnih podatkov

Datum

14.11.2023

Številka

07121-1/2023/1420

Kategorije

Razno

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, ki ste ga naslovili na različne institucije, glede digitalizacije in dostopa do notarskih storitev preko spleta.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP vam podaja določene odgovore na vaša vprašanja, in sicer, kako je z obdelavo osebnih podatkov umrlih posameznikov; kateri predpisi urejajo (brezpapirno) poslovanje IP; ter kako je z uporabo modernih komunikacijskih platform pri uporabi naših storitev.

Obrazložitev

Iz vašega e-sporočila sicer ne izhaja povsem jasno, katera vprašanja so namenjena IP-ju, zato vam bomo poskusili po najboljših močeh podati nekatera pojasnila, ki se nanašajo na varstvo osebnih podatkov. To je namreč področje delovanja IP, na katerem tudi lahko podamo stališče. Ostala področja ne sodijo v pristojnost IP in se do njih ne moremo opredeljevati. Prav tako vam ne moremo odgovoriti na vprašanja, ki nimajo povsem jasne vsebine.

Vaše vprašanje št. 2: Kako se zagotavlja varstvo osebnih podatkov posameznika po njegovi smrti, še posebej v povezavi s prenosom intelektualne lastnine in poročanjem davčnim organom?

Pojasnjujemo vam, da varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov ureja 9. člen ZVOP-2, in sicer drugi odstavek omenjenega člena določa, da upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje le tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom, in tistim uporabnikom, ki izkažejo pravni interes za uveljavljanje pravic pred subjekti javnega sektorja. Nadalje pa tretji odstavek 9. člena ZVOP-2 določa, da ne glede na te določbe drugega odstavka upravljavec osebne podatke o umrlem posamezniku na njihovo zahtevo posreduje zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače.

Zakon torej naštetim osebam (zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem) dovoljuje dostop do osebnih podatkov umrlega posameznika, če seveda slednji ni prepovedal posredovanja. Omenjenim osebam ni treba izkazati nobenega drugega elementa razen tega, da so z umrlim posameznikom v razmerju, ki jim dovoljuje dostop do osebnih podatkov (torej da so bodisi zakonec, zunajzakonski partner, otrok, starš ali dedič). Upravljavec pa mora ugotoviti tudi neobstoj prepovedi posredovanja osebnih podatkov s strani umrlega posameznika.

Več o tem si lahko preberete v mnogih mnenjih IP, ki so dostopna prek povezave: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ - pod kategorijo "OP umrlih"

Vaše vprašanje št. 6: Kako je brezpapirno poslovanje integrirano v vaše storitve v skladu z GDPR

direktivo, ki ureja varstvo posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov?

Iz vašega dopisa ni jasno, na koga ste usmerili to vprašanje. Če sprašujete konkretno za IP, ureja naše poslovanje v tem smislu predvsem Uredba o upravnem poslovanju ter arhivska zakonodaja (na primer Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih).

Zgolj za zanimivost vam sporočamo, da je t.i. GDPR uredba, ne direktiva, kar je pomembna razlika v smislu neposredne uporabljivosti predpisa. Uredbo EU namreč države članice uporabljajo neposredno (kot lastne nacionalne predpise), direktivo pa je treba šele "prenesti" v nacionalni pravni red, in sicer v prvi vrsti z zakonom.

Vaše vprašanje št. 8: Ali so vaše storitve dostopne prek modernih komunikacijskih platform kot so Viber, Facebook, Messenger, in ali lahko preko teh platform naročamo vaše storitve brez ovir?

Pri tem prav tako ni povsem jasno, ali ste vprašanje naslovili (med drugim) tudi na IP. Če je temu tako, vam odgovarjamo, da je IP prisoten tudi prek platforme facebook, vendar so uradni komunikacijski kanali navedeni na spletni strani: https://www.ip-rs.si/o-poobla%C5%A1%C4%8Dencu/osebna-izkaznica.

Obenem vam pojasnjujemo, da mora biti obdelava osebnih podatkov (tudi oziroma še posebej) prek modernih komunikacijskih platform zakonita in varna, za kar je odgovoren vsak upravljavec osebnih podatkov posebej. Uporaba katerega koli komunikacijskega orodja, posebej pa spletnih orodij in aplikacij, mora biti ustrezno premišljena in mora upoštevati pravilo, da zgolj zato, ker je neko orodje na voljo, še ne pomeni, da je tudi varno. IP zato poudarja premišljenost pri uporabi komunikacijskih orodij, posebej kadar gre za obdelavo osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov