Zakonitost snemanja izrednega občnega zbora

Datum

25.04.2025

Številka

07121-1/2025/514

Kategorije

Društva, Snemanje sej in javnih dogodkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zakonitosti snemanja izredne seje občnega zbora lovske družine.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more podati dokončne presoje glede zakonitosti konkretne obdelave osebnih podatkov, temveč lahko opravi konkretno presojo šele v nadzornem ali drugem upravnem postopku.

Snemani posamezniki (v konkretnem primeru tisti, ki so se udeležili izrednega občnega zbora) morajo biti v vsakem primeru pred snemanjem seznanjeni z dejstvom, da se seja snema, namenom snemanja, kdo je naročnik snemanja in drugimi podatki, ki jih zahtevata 13. in 14. člen Splošne uredbe.

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je obveznost upravljavca, ki mora pri tem upoštevati konkretne okoliščine in namene obdelave. Sama obdelava osebnih podatkov mora potekati na eni od pravnih podlag, ki jih določa 6. člen Splošne uredbe. V skladu s tem je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

IP nadalje pojasnjuje, da je glede snemanja sej in dogodkov društev že izdal številna mnenja, ki so dostopna na spletni strani IP. Iz njih izhaja, da sta pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov (v konkretnem primeru snemanje seje), ki bi v vašem primeru najbolj lahko prišli v poštev, sta po mnenju IP:

(a)privolitev v obdelavo osebnih podatkov oz. (f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov.

Navedeno pomeni, da je treba snemanje sej, kadar se te ne snemajo zaradi zakonitih interesov društva, snemati vedno s privolitvijo vseh udeležencev na seji. Privolitev mora biti prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna. Društvo ima vselej možnost, da samo opredeli način organizacije svojega dela in to uredi s poslovnikom (ali drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje), pri čemer mora upoštevati relevantne predpise (npr. Splošno uredbo). V obeh primerih bi bilo torej primerno, da snemanje društvo uredi z ustreznim notranjim aktom. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitve dostopne javnosti, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja poslovnik (npr. za namen izdelave zapisnika), podana z udeležbo na seji.

IP ob tem poudarja, da morajo biti snemani posamezniki (v konkretnem primeru tisti, ki so se udeležili izrednega občnega zbora) v vsakem primeru pred snemanjem seznanjeni z dejstvom, da se seja snema, namenom snemanja, kdo je naročnik snemanja in drugimi podatki, ki jih zahtevata 13. in 14. člen Splošne uredbe.

IP sklepno dodaja, da lahko vsak posameznik, kadar meni, da gre v posameznem primeru za kršitev varstva osebnih podatkov, poda prijavo na IP po elektronski pošti na naslov gp.ip@ip-rs.si, oziroma po navadni pošti na naslov: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. To lahko stori tudi preko obrazca, ki je dostopen na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vlozitev-prijave

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

Matej Sironič,

Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.