Obdelava davčne številke s strani gasilskega društva

Datum

19.02.2024

Številka

07121-1/2024/183

Kategorije

Društva, EMŠO in davčna, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaše vprašanje, ali imajo Gasilska zveza Slovenije in lokalna gasilska društva pravno podlago, da zbirajo in obdelujejo davčno številko vašega otroka?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Gasilska zveza Slovenije kot tudi lokalna gasilska društva morajo za obdelavo osebnih podatkov (npr. davčne številke) izkazati ustrezno pravno podlago. Obdelava osebnih podatkov v društvih (tudi gasilskih) praviloma šteje za zakonito, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitega delovanja društva in je torej odvisna od nalog in dejavnosti, ki jih določajo pravila za delovanje društva.

Tudi določbe 22.a člena ZGas štejejo kot ustrezna pravna (zakonska) podlaga, ki prostovoljna gasilska društva ter Gasilsko zvezo Slovenije pooblašča, da osebne podatke, določene v tem členu, vnesejo in vodijo v elektronski zbirki osebnih podatkov (v informacijskem sistemu Vulkan). Te osebne podatke lahko obdelujejo le za namene, določene v 22.č členu ZGas, za obdelavo drugih vrst osebnih podatkov ali za uporabo osebnih podatkov iz 22.a člena ZGas za kakšen drug namen, pa morajo imeti drugo ustrezno pravno podlago iz 6. člena Splošne uredbe.

S pregleda zakonskih določb ZGas ni videti, da bi obstajala zakonska podlaga po vodenju davčne številke v evidenci iz 22.a člena ZGas o podpornih in častnih članih ter članih, ki so mlajši od 18 let.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

V zvezi z obdelavo osebnih podatkov v društvih (kamor spadajo tudi gasilska društva) je IP že izdal smernice »Društva in varstvo osebnih podatkov«, ki so objavljene na spletnih straneh IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/. Poleg smernic je IP v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v društvih izdal tudi več mnenj, ki so skupaj z ostalimi mnenji IP objavljena na spletnih straneh IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-mnenjih. Predlagamo vam, da si preberete zlasti mnenje št. 07121-1/2023/471 z dne 7. 4. 2023.

Vsako obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Pravne podlage so določene v 6. členu Splošne uredbe in so podrobneje opisane na naslednji povezavi: https://upravljavec.si/kako-uporabljate-te-podatke/kratko-o-pravnih-podlagah/

Kot izhaja iz prej navedenih smernic in mnenj IP, se obdelava osebnih podatkov v društvih praviloma šteje za zakonito, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitega delovanja društva in je torej odvisna od nalog in dejavnosti, ki jih določajo pravila za delovanje društva.

Potencialne pravne podlage glede na pogoje iz 6. člena Splošne uredbe za obdelavo osebnih podatkov članov društva tako praviloma predstavljajo:

-osebna privolitev člana društva ali drugega posameznika, v primeru, da gre za osebo, mlajšo od 15 let, pa njegovega zakonitega zastopnika (6(1)(a) člen Splošne uredbe);

-pogodba, če je obdelava podatkov nujna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se podatki nanašajo (6(1)(b) člen Splošne uredbe);

-zakon, ki določa obveznost društva glede zbiranja in nadaljnje obdelave določenih osebnih podatkov (6(1)(c) člen Splošne uredbe);

-obstoj zakonitega interesa, ki prevlada nad interesom ali temeljnimi pravicami in svoboščinami posameznika (6(1)(f) člen Splošne uredbe).

Gasilstvo je dejavnost posebnega družbenega pomena, ki je definirana kot obvezna lokalna javna služba, katere trajno in nemoteno opravljanje zagotavljajo občine in država, zato je zakonodajalec naloge, organizacijo in status gasilstva uredil v Zakonu o gasilstvu (ZGas; Uradni list RS, št. 113/05-UPB1, s sprem.). Zakonodajalec je v ZGas določil tudi obdelavo osebnih podatkov, ki jih za namene opravljanje svojih s predpisi določenih nalog, o poklicnih in prostovoljnih gasilcih zbirajo pristojno ministrstvo, Gasilska zveza Slovenije, prostovoljne gasilske organizacije ter Združenje slovenskih poklicnih gasilcev.

Evidenco Gasilske zveze Slovenije in prostovoljnih gasilskih organizacij in vrste osebnih podatkov, ki se o prostovoljnih gasilcih, podpornih in častnih članih ter članih, ki so mlajši od 18 let, zbirajo in vodijo v tej evidenci, ureja 22.a člen ZGas.

Način zbiranja in hrambo osebnih podatkov v evidencah določa 22.c člen ZGas, ki določa, da ministrstvo in upravljavci iz 22.a in 22.b člena tega zakona podatke, ki jih vodijo v zbirkah, pridobijo neposredno od osebe, na katero se nanašajo. Podatki se hranijo in uporabljajo toliko časa, kot je potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani.

V 22.č členu ZGas je določen namen obdelave osebnih podatkov, in sicer je določeno, da osebne podatke, določene v 22., 22.a in 22.b členu tega zakona, smejo obdelovati upravljavci, določeni v tem zakonu, za opravljanje svojih nalog v skladu s predpisi, na podlagi katerih delujejo gasilske organizacije, Uprava RS za zaščito in reševanje za opravljanje nalog v skladu s tem zakonom, zakonom, ki ureja varstvo pred naravnimi in drugimi nesrečami, in zakonom, ki ureja varstvo pred požarom, ter občinski organi, pristojni za organiziranje javne gasilske službe občin, za organiziranje in opravljanje javne gasilske službe.

Zgoraj citirane določbe 22.a, 22.c in 22.č člena ZGas se z vidika določb drugega odstavka 6. člena ZVOP-2 štejejo kot neposredna zakonska podlaga, ki prostovoljnim gasilskim društvom nalaga zbiranje in nadaljnjo obdelavo določenih osebnih podatkov o prostovoljnih gasilcih, podpornih in častnih članih ter članih, ki so mlajši od 18 let. S citiranimi določbami ZGas je izpolnjen pogoj za zakonito obdelavo osebnih podatkov iz točke (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, zaradi česar prostovoljna gasilska društva ter Gasilska zveza Slovenije za zbiranje osebnih podatkov, določenih v 22.a členu ZGas, ter za uporabo teh podatkov za namene, določene v 22.č členu ZGas, ne potrebujejo dodatne pravne podlage (npr. privolitve posameznike).

Glede na določbe tretjega odstavka 22.a člena ZGas v povezavi s prvim odstavkom istega člena se o podpornih in častnih članih ter članih, ki so mlajši od 18 let vodi zgolj naslednje podatke:

1.ime in priimek,

2.spol,

3.datum in kraj rojstva,

4.ulica, kraj, pošta, občina bivališča, upravna enota bivališča, država,

5.stopnja izobrazbe,

6.poklic,

7.naziv delodajalca,

8.telefonska številka ali številka mobilnega telefona,

9.elektronski naslov,

10.leto vstopa v gasilsko društvo in funkcije v gasilstvu,

11.čin,

12.vrsta, način in periodičnost usposabljanja ali preizkusa na področju gasilstva,

13.vrsta gasilskih odlikovanj.

Za ostale člane pa se glede na omenjene določbe dodatno lahko vodi tudi naslednje osebne podatke:

14.davčna številka,

15.enotna matična številka občana,

16.kategorija, številka in veljavnost vozniškega dovoljenja,

17.datum zdravniškega pregleda in pregleda psihofizičnih sposobnosti.

Za podporne in častne člane ter člane, ki so mlajši od 18 let tako tako ni videti zakonske podlage po vodenju davčne številke v omenjeni evidenci. To pa ne pomeni, da pravne podlage za takšno obdelavo ni mogoče izkazati. Upravljavec je namreč za obdelavo osebnih podatkov dolžan zagotoviti eno izmed pravnih podlag izmed teh, ki jih določa 6. člen Splošne uredbe. Izpolnjevanje zakonske obveznosti pa predstavlja zgolj eno izmed možnih pravnih podlag. V tem kontekstu velja tako poudariti, da pravne podlage iz 6. člena Splošne uredbe med seboj niso v hierarhičnem razmerju, torej so med seboj enakovredne; se ne izključujejo in medsebojno niso pogojene. Z drugimi besedami to pomeni, da v primeru, ko upravljavec za konkretno obdelavo osebnih podatkov izkaže ustrezno pravno podlago (npr. zakoniti interes po točki (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), ni dolžan za isto obdelavo osebnih podatkov iskati pravne podlage še drugje (npr. v zakonu kot pravni podlagi po točki (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe).

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil:

Grega Rudolf, asistent svetovalca pri IP

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka