Obdelava OP staršev

Datum

14.11.2023

Številka

07120-1/2023/490

Kategorije

Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa do osebnih podatkov staršev otrok v zvezi z urejanjem šolskega prevoza.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za obdelavo osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito.

Osebni podatki o učencih in njihovih starših smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni.

Šola na podlagi pisnega soglasja staršev lahko zbira tudi osebne podatke, ki niso vsebovani v ZOsn, so pa potrebni za uveljavljanje oziroma priznavanje posameznih pravic učencu.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da sme v skladu z načelom zakonitosti ravnati samo v okviru svojih pooblastil, za katera ima neposredno podlago v 2. členu ZInfP, na podlagi katerega je pristojen za:

– odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov;

– inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi;

– odločanje o pritožbi posameznika, kadar upravljavec osebnih podatkov ne ugodi zahtevi posameznika glede pravice posameznika do seznanitve z zahtevanimi podatki, do izpisov, seznamov, vpogledov, potrdil, informacij, pojasnil, prepisovanja ali kopiranja po določbah zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

IP tako ni pristojen in se ne more opredeljevati do vašega vprašanja oziroma vprašanj, ki se nanašajo na financiranje prevoza učencev, ampak se v okviru neobvezujočega mnenja lahko opredeli le glede obdelave osebnih podatkov otrok in njihovih staršev. Ob tem IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage, namenov in obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem nadzornem ali drugem upravnem postopku

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

ZVOP-2 v četrtem odstavku 6. člena določa tudi, da se Ne glede na določbe drugega odstavka tega člena se za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Zakon, ki ureja tako pravico do brezplačnega prevoza učencev v šolo in iz nje kot tudi obdelavo osebnih podatkov učencev in njihovih staršev, je Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – UPB, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 76/23; v nadaljevanju: ZOsn). Ta v 56. členu ureja brezplačen prevoz učencev ( v petem in šestem odstavku to ureja posebej za otroke s posebnimi potrebami), v 94. členu pa določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno. ZOsn nadalje v 95. členu določa, katere zbirke osebnih podatkov vodi osnovna šola. Med temi zbirkami je tudi zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših. Ta vsebuje podatke o učencu (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem) in o starših (ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli). Osebni podatki iz teh zbirk se pridobivajo iz obstoječih zbirk pristojnih upravljavcev. Če se teh podatkov ne da pridobiti iz obstoječih zbirk, se podatki pridobijo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od staršev učenca. Osebni podatki iz teh zbirk se lahko zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe obveznega izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, za izvajanje z zakonom določenih nalog ter Državnemu izpitnemu centru za izvajanje nacionalnega preverjanja znanja (97. člen ZOsn).

Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04, 76/08; v nadaljevanju: Pravilnik) v 5. členu določa, da se osebni podatki o učencih in njihovih starših smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni. Zbiranje osebnih podatkov na podlagi soglasja (privolitve) staršev ureja 6. člen pravilnika. Ta v prvem odstavku določa, da šola na podlagi pisnega soglasja staršev lahko zbira tudi osebne podatke, ki niso vsebovani v ZOsn, so pa potrebni za uveljavljanje oziroma priznavanje posameznih pravic učencu (pravica do subvencionirane šolske prehrane, pravica do brezplačnih učbenikov, pravica do subvencioniranja šole v naravi, pridobitev različnih statusov v skladu z drugimi predpisi itd.). Podatki iz dokumentacije, ki jo v ta namen predložijo starši, so zaupne narave. S temi podatki so lahko seznanjeni ravnatelj, razrednik in šolski svetovalni delavec oziroma organi, pristojni za odločanje o posameznih pravicah. Soglasje staršev obsega sestavine, ki jih določa prvi odstavek 17. člena pravilnika.

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru ureditev prevoza učencev). V kolikor bi torej ocenili, da je obdelava osebnih podatkov staršev, ki jih navajate v vašem zaprosilu, nujna za dosego zakonitega namena obdelave, je treba upoštevati zgoraj navedene zahteve iz posameznih predpisov, poleg tega pa bi moralo soglasje (privolitev) staršev zadostiti tudi zahtevam iz 7. člena Splošne uredbe. Več informacij o privolitvi lahko najdete lahko najdete tudi na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/?id=102

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za obdelavo osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava osebnih podatkov zakonita. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov (v konkretnem primeru vaša ustanova), ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka