Videonadzor delovnih prostorov

Datum

2.12.2024

Številka

07121-1/2024/1479

Kategorije

Video in avdio nadzor

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede videonadzora delovnih prostorov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP izven nadzornega ali drugega upravnega postopka ne more podajati konkretnih ocen o tem, ali upravljavec izpolnjuje pogoje za uvedbo in izvajanje videonadzora oziroma ali se vzpostavljeni videonadzor izvaja skladno z zakonodajo.

Videonadzor delovnih prostorov se lahko izvaja zgolj, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali preprečevanje ali odkrivanje kršitev na področju iger na srečo ali varovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti, teh namenov pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi.

Za zakonito izvajanje videonadzora mora izvajalec videonadzora vse obveznosti iz Splošne uredbe in ZVOP-2.

Obrazložitev

IP uvodoma ponovno pojasnjuje, da je odgovornost za zakonito vzpostavitev in izvajanje videonadzora vedno na upravljavcu osebnih podatkov, ki mora biti to zmožen tudi dokazati. IP izven nadzornega ali drugega upravnega postopka ne more podajati konkretnih ocen o tem, ali upravljavec izpolnjuje pogoje za uvedbo in izvajanje videonadzora oziroma ali se vzpostavljeni videonadzor izvaja skladno z zakonodajo, niti se ne more opredeljevati glede konkretnih lokacij oziroma točk, kjer je sistem nameščen. Iz navedenih razlogov IP v okviru tega mnenja lahko podaja zgolj splošna pojasnila.

IP v zvezi z videonadzorom tako splošno pojasnjuje, da je odgovornost za zakonito vzpostavitev in izvajanje videonadzora vedno na upravljavcu osebnih podatkov (v konkretnem primeru torej na vašem podjetju kot delodajalcu), ki mora biti to zmožen tudi dokazati. IP nadalje splošno pojasnjuje, da je videonadzor sam po sebi ena hujših oblik posegov v zasebnost posameznika, zato je prav, da je ustrezno zakonsko reguliran in omejen na tisto, kar je nujno in sorazmerno za doseganje ciljev in namenov, ki naj bi jim videonadzor služil. V Sloveniji to ureja ZVOP-2. Glede videonadzora delovnih prostorov ZVOP-2 v 78. členu določa zelo stroga pravila glede njegove vzpostavitve in izvajanja. Tako se lahko izvaja zgolj, kadar je to nujno potrebno za:

a)varnost ljudi ali premoženja ali

b)preprečevanje ali odkrivanje kršitev na področju iger na srečo ali

c)varovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti,

teh namenov pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. To pomeni, da mora izvajalec videonadzora v vsakem primeru izrecno ugotoviti, ali obstaja milejši ukrep, ki bi omogočal, da zaposleni ne bi bili podvrženi snemanju, saj gre za invazivni poseg v zasebnost zaposlenega. Odločanje o nujnosti in potrebnosti uvedbe videonadzora mora torej slediti zgoraj navedenim namenom, upravičenost pa se mora vedno presojati od primera do primera, kar pomeni, da mora biti osnovno vodilo pri uvedbi videonadzora načelo, da se ta uvede takrat, kadar ni na razpolago drugega milejšega ukrepa za dosego teh namenov

ZVOP-2 v 78. členu nadalje določa, da se videonadzor lahko izvaja le glede tistih delov prostorov in v obsegu, kjer je treba varovati zgoraj izpostavljene interese, prepovedano pa je z videonadzorom snemati delovna mesta, kjer delavec po navadi dela, razen če je to nujno v skladu s prvim odstavkom 78. člena ZVOP-2. Videonadzora pa absolutno ni dovoljeno izvajati v dvigalih, sanitarijah, prostorih za preoblačenje in drugih podobnih prostorih, v katerih posameznik (v konkretnem primeru zaposleni) utemeljeno pričakuje višjo stopnjo zasebnosti. Neposredno spremljanje dogajanja pred kamerami (t.i. spremljanje žive slike) je dopustno zgolj pod pogoji iz prvega in drugega odstavka 78. člena in le če ga izvaja izrecno pooblaščeno osebje upravljavca. Da bi bilo izvajanje videonadzora znotraj delovnih prostorov zakonito, morajo biti zaposleni vnaprej pisno obveščeni o njegovem izvajanju. Pred uvedbo videonadzora se mora delodajalec posvetovati z reprezentativnimi sindikati pri delodajalcu in svetom delavcev oziroma delavskim zaupnikom. Posvetovanje se izvede v roku 30 dni ali v drugem daljšem roku, ki ga določi delodajalec. Kadar gre za uvedbo videonadzora nad delovnimi mesti, kjer delavec po navadi dela, pa se posvetovanje izvede v roku 60 dni ali v drugem daljšem roku, ki ga določi delodajalec.

IP pojasnjuje tudi, da so vpogled, uporaba ali posredovanje posnetkov videonadzornega sistema dopustni samo za namene, ki so zakonito obstajali ali bili navedeni na obvestilu v času zajema posnetka. Upravljavec zbirke posnetkov, ki nastaja ob izvajanju videonadzora, lahko videoposnetke pregleduje le v skladu z osnovnimi nameni njihovega zbiranja, na primer za zagotavljanje varnosti ljudi ali premoženja oziroma eventualno v primeru nekega izrednega, deviantnega dogodka, ko bi videoposnetek služil kot dodaten dokaz v pravnem postopku. Ob upoštevanju načela najmanjšega obsega osebnih podatkov se lahko v posnetke videonadzora vpogleda zgolj, kadar pride do "dogodka", ki ga opisujejo pogoji za uvedbo videonadzora.

Upoštevanju navedeno IP poudarja, da se videonadzor znotraj delovnih prostorov lahko izvaja le, kadar je to nujno potrebno za izrecne določene namene (navedeni zgoraj pod točkami a-c), taka obdelava pa ne sme biti zgolj "koristna", temveč nujno potrebna, v zvezi s čimer morajo biti razlogi za njegovo izvajanje ustrezno dokumentirani, utemeljeni in konkretizirani ter ne zgolj pavšalno navedeni. Videonadzor znotraj delovnih prostorov mora biti omejen zgolj na tiste dele prostora in v obsegu (časovnem, prostorskem itd.), ki so nujno potrebni, da se (še) doseže zasledovanje namenov pod točkami a-c. Vsekakor splošno in generalno snemanje celotnih delovnih prostorov, še manj pa konkretnih delovnih mest posameznikov, kadar to res ni nujno, ni dovoljeno.

Če bi v podjetju vaše stranke po opravljeni presoji ugotovili, da so izpolnjeni pogoji za izvajanje želenega videonadzora, je videonadzor treba izvajati v skladu s splošnimi načeli iz 5. člena Splošne uredbe. Zlasti je treba spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov ter poskrbeti, da bi bili osebni podatki, ki bi se pri tem obdelovali, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Pomembno je namreč, da tudi v primerih, ko se ugotovi, da je pred varstvom informacijske zasebnosti posameznika treba dati prednost varstvu drugih pravnih dobrin, ta prednost ni absolutna, ampak se v navedeno pravico poseže le tako in toliko, kolikor je to potrebno za zavarovanje te druge dobrine. Upravljavec mora, v kolikor bi se odločil za izvajanje videonadzora znotraj delovnih prostorov, poskrbeti poleg omenjenih obveznosti še za vse druge obveznosti, ki jih predpisujeta Splošna uredba in ZVOP-2, zlasti zahteve glede objave obvestila o videonadzoru (76. člen ZVOP-2); varnosti osebnih podatkov (24., 25. in 32. člen Splošne uredbe); obveščanja posameznikov o izvajanju videonadzora (12. in 13. člen Splošne uredbe), vodenja evidenc dejavnosti obdelave (30. člen Splošne uredbe) in dnevnika obdelave (22. člen ZVOP-2 v povezavi z dvanajstim odstavkom 76. člena ZVOP-2); zagotavljanje ustreznega roka hrambe videoposnetkov (največ eno leto od trenutka nastanka po devetem odstavku 76. člena ZVOP-2); pogodbene obdelave osebnih podatkov, če bi za izvajanje videonadzora najeli pogodbenega partnerja (28. člen Splošne uredbe) itd.

Za več informacij v zvezi z videonadzorom vas napotujemo še na smernice IP o videonadzoru: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-glede-izvajanja-videonadzora ter na smernice Evropskega odbora za varstvo osebnih podatkov (EDPB) glede obdelave osebnih podatkov z video napravami, ki so vam lahko v pomoč pri odločanju o vzpostavitvi videonadzora, ugotavljanju možnih pravnih podlag ter potrebnih varovalk pri izvajanju: https://edpb.europa.eu/sites/default/files/files/file1/edpb_guidelines_201903_video_devices_sl_0.pdf.

IP ponovno izpostavlja, da zgolj na podlagi razpoložljivih informacij iz vašega dopisa ter v okviru neobvezujočega mnenja ne more oceniti, ali je videonadzor v konkretnem primeru zakonit. Upoštevati je treba namreč namen vzpostavitve videonadzora, njegovo nujnost in potrebnost, lokacije potovanja kamer in njihov doseg ter druge relevantne okoliščine konkretnega primera, ki jih je mogoče v celoti proučiti le v okviru inšpekcijskega postopka. Upravljavec osebnih podatkov pa je tisti, ki mora na podlagi zgoraj opisanih pogojev sprejeti dokončno odločitev, ali bo videonadzor uvedel ali ne.

IP vas sklepno obvešča, da je glede videonadzora že izdal številna mnenja, ki so objavljena na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/?id=270&asId=as0&search=&tag%5B%5D=Video+in+avdio+nadzor&oseba=&pubfromdate=&pubtodate=&sub=Iskanje.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka