Soglasje za obdelavo osebnih podatkov za namen izvedbe javnega razpisa za podelitev občinskih priznanj

Datum

29.08.2024

Številka

07121-1/2024/995

Kategorije

Občine, Privolitev, Uradni postopki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali je zaradi obdelave osebnih podatkov potrebno pisno soglasje kandidatov, ki so predlagani za občinsko priznanje.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina ima lahko pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov kandidatov za občinska priznanja v četrtem odstavku 6. člena ZVOP-2 v zvezi z 21. in 21.a členom ZLS ter Odlokom o priznanjih. Privolitev kandidatov za obdelavo osebnih podatkov načeloma ni potrebna, saj gre pri podeljevanju občinskih priznanj za izvajanje javnih nalog. Vendar pa imajo kandidati pravico do ugovora zoper obdelavo.

Občina mora skladno s 14. členom Splošne uredbe zagotoviti, da so kandidati pravočasno in jasno obveščeni o obdelavi osebnih podatkov, ki se nanašajo nanje, vključno s pravno podlago, namenom obdelave ter njihovimi pravicami.

IP ni pristojen presojati, ali so kandidati dolžni podati soglasje za kandidaturo.

Obrazložitev

IP uvodoma opozarja, da lahko presoja zakonitost obdelave osebnih podatkov le v okviru konkretnega nadzornega postopka. Občina je dolžna sama zagotoviti, da je obdelava osebnih podatkov skladna z vsemi načeli iz 5. člena Splošne uredbe, vključno z načelom zakonitosti, omejitve namena in najmanjšega obsega podatkov.

Prav tako izpostavlja, da je na zelo podobno vprašanje odgovoril že v mnenju št. 07120-1/2024/297 z dne 26. 8. 2024. V tem mnenju so najprej pojasnjene pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, ki jih morate kot občina upoštevati. V skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju in v zasebnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave. Tretji odstavek 6. člena ZVOP-2 pa določa, da se v javnem sektorju lahko v skladu s prvim odstavkom tega člena obdelujejo osebni podatki posameznika, ki je dal privolitev za obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov, če tako možnost določa zakon, sicer pa na podlagi privolitve, če ne gre za izvrševanje zakonskih pristojnosti, nalog ali oblastnih obveznosti javnega sektorja. V četrtem odstavku istega člena pa je določeno, da se ne glede na določbe drugega odstavka tega člena za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list. RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF,14/15 - ZUUJFO, 11/18 - ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A, 80/20 – ZIUOOPE; v nadaljevanju ZLS) opredeljuje pooblastila občine glede obdelave osebnih podatkov v 21.a členu v povezavi z 21. členom tega zakona. Občina v skladu z 21. členom ZLS samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. V skladu z drugim odstavkom istega člena občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja določene naloge, med drugim pospešuje kulturnoumetniško ustvarjalnost, vzgojno izobraževalno, informacijsko, dokumentacijsko, društveno in drugo, dejavnost na svojem območju, podeljuje denarne pomoči in simbolične nagrade ob posebnih priložnostih ali obletnicah občanov ter ureja druge lokalne zadeve javnega pomena.

V skladu z 21.a členom ZLS občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva oziroma datum smrti, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah ter druge osebne podatke v skladu z zakonom. Občina pridobiva te osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti.

IP meni, da bi občina za namen podeljevanja občinskih priznanj, kar lahko štejemo za eno izmed njenih izvirnih nalog v skladu z 21. členom ZLS, lahko imela pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov kandidatov za občinsko priznanje četrtem odstavku 6. člena ZVOP-2 v zvezi z 21. in 21.a členom ZLS ter Odlokom o priznanjih Občine …. Ker gre za izvrševanje zakonskih pristojnosti, nalog oziroma oblastnih obveznosti javnega sektorja, privolitev za konkretno obdelavo osebnih podatkov najverjetneje ni ustrezna pravna podlaga. Glede na vsebino priloženega obrazca za soglasje pa IP poudarja, da se to mnenje nanaša zgolj na »soglasje za obdelavo osebnih podatkov za namen izvedbe javnega razpisa za podelitev občinskih priznanj«, ne pa tudi za samo soglasje kandidata za občinsko priznanje k nominaciji, saj v tem delu ni pristojen.

V primeru pravne podlage po četrtem odstavku 6. člena ZVOP-2 je treba opraviti tehtanje in ugotoviti stopnjo posega v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Tehtanje interesov mora biti ustrezno dokumentirano in mora upoštevati naravo priznanja, pričakovanja kandidata ter vpliv obdelave osebnih podatkov nanj. Posebej je treba paziti, če gre za občutljive osebne podatke, saj bi v tem primeru lahko poseg v zasebnost posameznika zahteval večjo previdnost pri obdelavi in izpolnjevanje dodatnih pogojev po drugem odstavku 9. člena Splošne uredbe.

Prav tako IP opozarja, da ima v takem primeru kandidat skladno s prvim odstavkom 21. člena Splošne uredbe tudi pravico do ugovora. Skladno s to določbo upravljavec preneha obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Občina mora zagotoviti, da so postopki za uveljavljanje pravice do ugovora jasni in posameznikom enostavno dostopni.

Da lahko kandidat uresniči to pravico, pa mora biti o obdelavi osebnih podatkov obveščen. V obravnavanem primeru, ko osebne podatke kandidata občini v predlogu za podelitev priznanja posredujejo posamezniki, skupina ljudi, gospodarske družbe, zavodi, društva, organi lokalne skupnosti ali druge organizacije, bi moral biti kandidat skladno s 14. členim Splošne uredbe obveščen v razumnem roku, vendar najpozneje v enem mesecu po pridobitvi podatkov oziroma najpozneje ob prvem komuniciranju s kandidatom. V obvestilu mora biti med drugim jasno navedena pravna podlaga, namen obdelave, vrsta obdelovanih osebnih podatkov in pravice posameznika.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka