Izvajanje videonadzora vhoda v službene prostore

Datum

13.05.2024

Številka

07121-1/2024/556

Kategorije

Video in avdio nadzor

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z videonadzorom po 77. in 78. členu ZVOP-2. Zanima vas, ali je potrebno na obvestilu ob vstopu v prostor omeniti 78. člen, v kolikor bodo kamere postavljene v podjetju, vendar usmerjene le na vhodna, izhodna ali požarna vrata. Videonadzor bi se izvajal le z namenom varovanja ljudi, premoženja in zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa iz prostorov. Sprašujete tudi, ali je potrebno poslati obvestilo zaposlenim, da se izvaja videonadzor in kdaj ga je treba poslati.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za izvajanje videonadzora mora upravljavec zagotoviti primerno pravno podlago skladno z ZVOP-2 oz. Splošno uredbo. Videonadzor v uradne službene oz. poslovne prostore se lahko izvaja le za namene in pod pogoji, ki so opredeljeni v 77. členu ZVOP-2. Ali so v konkretnem primeru izpolnjeni pogoji za izvajanje videonadzora, ki jih določa ZVOP-2, mora upravljavec presoditi sam.

Upravljavec mora o izvajanju videonadzora zaposlene pisno obvestiti pred začetkom izvajanja videonadzora, z vsemi zahtevanimi vsebinami, ki so določene v četrtem odstavku 76. člena ZVOP-2 in 13. členu Splošne uredbe, med drugim z informacijo o pravni podlagi, pri čemer se navede samo relevantne določbe (npr. 77. člen ZVOP-2, če gre za snemanje vhoda v službene prostore).

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

ZVOP-2 poleg splošnih določb o videonadzoru (76. člen) ureja tudi videonadzor dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore (77. člen), videonadzor znotraj delovnih prostorov (78. člen), videonadzor v prevoznih sredstvih, namenjenih javnemu potniškemu prometu (79. člen) in videonadzor na javnih površinah (80. člen). V vseh drugih primerih mora obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe in sicer:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Predlagamo vam, da natančno preučite, ali gre v vašem primeru za izvajanje videonadzora dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore. Pojasnjujemo, da lahko skladno z 77. členom ZVOP-2 upravljavci videonadzornega sistema v javnem in zasebnem sektorju izvajajo videonadzor dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore, če je to potrebno za varnost ljudi ali premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa v te prostore ali izstopa iz njih ali če zaradi narave dela obstaja možnost ogrožanja zaposlenih. O izvajanju videonadzora in o vsebinah iz četrtega odstavka prejšnjega člena so pisno obveščeni vsi zaposleni, ki opravljajo delo v nadzorovanem prostoru. Pojasnjujemo tudi, da lahko upravljavec pri tem snema zgolj npr. vhod in mora pri konkretni določitvi področja, ki se snema, upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Po mnenju IP je torej dopustno snemati sam vhod v takšni širini, kot je to nujno potrebno, da se doseže namene, ki se lahko zasledujejo z videonadzorom po 77. členu ZVOP-2. Zgolj če gre dejansko tudi za snemanje delovnih prostorov, je treba v tem delu upoštevati pogoje, ki so določeni v 78. členu ZVOP-2, oz. zagotoviti drugo ustrezno pravno podlago če se snemajo drugi prostori ali npr. okolica objekta. Več o izvajanju videonadzora v delovnih prostorih lahko preberete v že izdanem mnenju IP št. 07121-1/2023/1259 z dne 6. 10. 2023. Že izdana mnenja IP po ZVOP-2 so dostopna z iskalnikom na povezavi https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/.

V skladu z drugim odstavkom 76. člena ZVOP-2 odločitev o uvedbi videonadzora sprejme predstojnik, direktor ali drug pooblaščen posameznik osebe javnega sektorja ali osebe zasebnega sektorja kot upravljavca. V pisni odločitvi morajo biti obrazloženi razlogi za uvedbo videonadzora. Prav tako mora upravljavec o pisni odločitvi o izvajanju videonadzora skladno s tretjim, četrtim in petim odstavkom 76. člena ZVOP-2 objaviti obvestilo in sicer se obvestilo vidno in razločno objavi na način, ki omogoča posamezniku, da se seznani z izvajanjem videonadzora in da se lahko vstopu v nadzorovano območje odpove. Četrti odstavek tako izrecno določa, da mora obvestilo o izvajanju videonadzora poleg informacij iz prvega odstavka 13. člena Splošne uredbe vsebovati naslednje informacije:

1. pisno ali nedvoumno grafično opisano dejstvo, da se izvaja videonadzor;

2. namene obdelave, navedbo upravljavca videonadzornega sistema, telefonsko številko ali naslov elektronske pošte ali spletni naslov za potrebe uveljavljanja pravic posameznika s področja varstva osebnih podatkov;

3. informacije o posebnih vplivih obdelave, zlasti nadaljnje obdelave;

4. kontaktne podatke pooblaščene osebe (telefonska številka ali naslov e-pošte);

5. neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo.

Namesto objave v obvestilu se lahko obveščanje posameznika izvede tudi na način, da upravljavec informacije iz prvega (in drugega odstavka) 13. člena Splošne uredbe in informacije iz 3. do 5. točke obvestila objavi na spletnih straneh. V tem primeru mora na obvestilu iz prejšnjega odstavka objaviti spletni naslov, kjer so te informacije dostopne (URL naslov spletne strani, poleg tega pa lahko tudi QR kodo). Šteje se, da je s takšnim obvestilom posameznik obveščen o obdelavi osebnih podatkov.

IP meni, da je glede na opisane določbe treba zaposlene o izvajanju videonadzora pisno obvestiti pred izvajanjem videonadzora in jim podati informacije, ki so določene v zgoraj navedenem četrtem odstavku 76. člena Splošne uredbe. Ustrezno obvestilo pa je treba ustrezno objaviti tudi za druge osebe, ki bi lahko bile videonadzorovane, npr. obiskovalci. Kot pravna podlaga (ki predstavlja eno od informacij, ki jih je treba zagotoviti po 13. členu Splošne uredbe) se navede samo relevantne določbe (npr. 77. člen ZVOP-2, če gre za snemanje vhoda v službene prostore).

Pri izvajanju videonadzora je treba zadostiti tudi drugim zahtevam iz ZVOP-2 oz. Splošne uredbe, npr. zahtevam iz 76. člena ZVOP-2 (npr. glede dnevnika obdelave), glede zavarovanja videonadzornega sistema zahtevam iz 24. in 32. člena Splošne uredbe, voditi je treba dnevnik evidence dejavnosti obdelave po 30. členu Splošne uredbe, po potrebi urediti razmerje s pogodbenim izvajalcem videonadzora po 28. členu Splošne uredbe, itd.

Več o izvajanju videonadzora lahko preberete v Smernicah glede izvajanja videonadzora, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-glede-izvajanja-videonadzora.

Nekaj informacij o vzpostavitvi videonadzora lahko preberete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/vzpostavitev-videonadzora/.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

Pripravil:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo