Obrazec za dostop do osebnih podatkov

Datum

29.05.2024

Številka

07120-1/2024/208

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede obrazca »Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki«, ki ste ga prilagodili glede na ZVOP-2. Zanima vas, če je skladen s predpisi.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; v nadaljevanju ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Če pooblaščenec v imenu posameznika zahteva njegove osebne podatke, gre za zahtevo za dostop do lastnih osebnih podatkov po 15. členu Splošne uredbe in ne za zahtevo za posredovanje osebnih podatkov po 41. členu ZVOP-2.

IP je na svoji spletni strani objavil obrazec »Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki«, s pomočjo katerega lahko posameznik zahteva osebne podatke, ki se nanašajo nanj (https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/).

Obrazložitev

Uvodoma IP poudarja, da v mnenju ne more potrjevati ustreznosti konkretnih obrazcev, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter poda splošna pojasnila in pravna izhodišča.

IP je na svoji spletni strani že objavil obrazec, s pomočjo katerega lahko posameznik zahteva osebne podatke, ki se nanašajo nanj, in je dostopen na povezavi https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ (»Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki«). Ta obrazec lahko uporabite kot vzorec za oblikovanje svojega obrazca, s katerim na podlagi pooblastila v imenu vaših članov zahtevate osebne podatke, ki se nanašajo nanje.

Iz prenovljenega obrazca, ki ga prilagate, izhaja, da zahtevo za pridobitev osebnih podatkov o plačah in evidencah delovnega časa vašega člana vlagate na podlagi 5. točke prvega odstavka 41. čl. ZVOP-2. Ta določba pa ureja postopek in vsebino zahteve za posredovanje osebnih podatkov, ki se nanašajo na tretje osebe in ne na lastne osebne podatke. Kot izhaja iz obrazca, zahtevo vlagate kot pooblaščenec v imenu vašega člana. Zato je treba šteti, da ne zahtevate osebnih podatkov tretjih oseb, temveč vlagate zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki.

Pravna podlaga za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki je podana v 15. členu Splošne uredbe (oziroma v 24. ZVOPOKD, če gre za osebe podatke na področju obravnavanja kaznivih dejanj). Ta ureja pravico dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, in določa, da ima posameznik pravico od upravljavca dobiti (1) potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, (2) dostop do osebnih podatkov, praviloma v obliki kopije, ter (3) določene informacije, ki jih našteva Splošna uredba. Postopkovna pravila pa so urejena v 11. in 12. členu te uredbe ter v 12. do 21. členu ZVOP-2. Glede na to predlagamo, da obrazec prilagodite pravni podlagi, ki ustreza vsebini vaše zahteve, ki jo vlagate v imenu posameznika.

Osnovne informacije o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki oziroma pravici dostopa po 15. členu Splošne uredbe so na voljo tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki in https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka