Pravilnost upravnikovega posredovanja dokumentov in obveščanja etažnih lastnikov

Datum

16.01.2024

Številka

07121-1/2023/1631

Kategorije

Pravne podlage, Razno, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 13. 12. 2023 prejel vaše zaprosilo za mnenje glede pravilnosti upravnikovega posredovanja dokumentov in obveščanja etažnih lastnikov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, v nadaljevanju ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim zgoraj navedenim zaprosilom.

IP pojasnjuje, da so način obveščanja in opominjanja etažnih lastnikov ter s tem povezane pravice in dolžnosti upravnika in etažnih lastnikov stvar dogovora med etažnimi lastniki in upravnikom, zaradi česar podajanje mnenj glede upravnikove dolžnosti ter načina obveščanja in opominjanja etažnih lastnikov ne sodi v pristojnost IP.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da sme v skladu z načelom zakonitosti ravnati samo v okviru svojih pooblastil, za katera ima neposredno podlago v 2. členu ZInfP, na podlagi katerega je pristojen za:

–– odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov;

–– inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi;

–– odločanje o pritožbi posameznika, kadar upravljavec osebnih podatkov ne ugodi zahtevi posameznika glede pravice posameznika do seznanitve z zahtevanimi podatki, do izpisov, seznamov, vpogledov, potrdil, informacij, pojasnil, prepisovanja ali kopiranja po določbah zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

IP še poudarja, da tudi v zvezi z vprašanji, ki sodijo v njegovo pristojnost, izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov in podajati konkretnih stališč v zvezi s posameznimi vprašanji s področja varstva osebnih podatkov, pač pa lahko v okviru mnenja poda zgolj splošna pojasnila, priporočila in usmeritve v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov pa je vedno na upravljavcu osebnih podatkov.

V zvezi z vašim zgoraj povzetim zaprosilom za mnenje je treba še pojasniti, da se s Splošno uredbo in ZVOP-2 ne varuje zasebnost posameznika v širšem smislu, kot le to zagotavlja npr. 35. člen Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I in naslednji; v nadaljevanju Ustava RS), pač pa se varuje le tisti del t.i. informacijske zasebnost, ki jo zagotavlja 38. člen Ustave, torej se varujejo le tisti osebni podatki, ki so v celoti ali delno obdelani z avtomatiziranimi sredstvi ter tisti osebni podatki, ki izvirajo iz zbirk osebnih podatkov ali pa so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov.

****

Kot izhaja iz vašega zgoraj povzetega zaprosila in priloženih prilog, se vaša vprašanja nanašajo na ravnanje upravnika v zvezi z naročilom etažnih lastnikov upravniku, da njihov Sklep o opominu grobega kršenja hišnega reda lastnika in uporabnika stanovanja posreduje lastniku in uporabniku stanovanja. IP pojasnjuje, da so način obveščanja in opominjanja etažnih lastnikov ter s tem povezane pravice in dolžnosti upravnika in etažnih lastnikov stvar dogovora med etažnimi lastniki in upravnikom, podajanje mnenj in presoja upravnikove dolžnosti ter načina obveščanja in opominjanja etažnih lastnikov pa zato ne sodi v pristojnost IP. IP se zaradi tega do samega načina obveščanja in opominjanja etažnih lastnikov v zvezi s kršitvami hišnega reda in s tem povezanimi pravicami in dolžnostmi upravnika in etažnih lastnikov ne more in sme opredeliti, saj bi s tem prekoračil svoje pristojnosti.

IP bi bil v zvezi z obveščanjem in opominjanjem etažnih lastnikov lahko pristojen v primeru, če bi pri takšnem obveščanju in opominjanju šlo za uporabo, razkrivanje oz. obdelavo osebnih podatkov, ki izhajajo iz varovanih zbirk osebnih podatkov. IP pojasnjuje, da bi lahko upravnik pri takšnem obveščanju osebne podatke, ki izvirajo iz varovanih zbirk osebnih podatkov, etažnim lastnikom razkril v primeru, če bi za takšno razkritje obstajala katera od pravnih podlag iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, kjer je določeno, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

V primeru obdelave osebnih podatkov za namene komuniciranja med upravniki in etažnimi lastniki v okviru upravljanja večstanovanjskih stavb bi se kot pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov etažnih lastnikov, ki izvirajo iz varovanih zbirk, lahko štela zlasti podlaga iz točke (b), torej če bi bila takšna obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvajanje pogodbe o medsebojnih razmerjih ali pogodbe o opravljanju upravniških storitev. Poleg tega bi lahko prišle v poštev tudi pravne podlage iz točke (a) – osebna privolitev posameznika, iz točke (c) – izpolnitev zakonske obveznosti ter iz točke (f) – izvajanje zakonitih interesov, nad katerimi ne prevladajo interesi in temeljne svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Obveščanje etažnih lastnikov v zvezi z upravljanjem večstanovanjske stavbe in urejanjem medsebojnih razmerij tako v primeru, če se pri tem uporablja najmanjši obseg osebnih podatkov, praviloma ne pomeni nezakonite obdelave osebnih podatkov etažnih lastnikov.

Več o zbiranju, uporabi in posredovanju osebnih podatkov pri upravljanju večstanovanjskih stavb si lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so objavljene na spletnih straneh IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-za-upravnike-večstanovanjskih-stavb.

Iz vašega zaprosila za mnenje in poslanih prilog sicer ne izhaja, da bi šlo pri opisanem ravnanju za osebne podatke, ki izhajajo iz upravnikovih zbirk osebnih podatkov, pač pa za ravnanje z osebnimi podatki, ki so zapisani v Sklepu o opominu grobega kršenja hišnega reda, katerega sestavni del so tudi podpisi etažnih lastnikov, ki so sprejeli takšen sklep. Posredovanje takšnih sklepov upravniku in etažnim lastnikom pa je, kot že rečeno, stvar dogovora o med etažnimi lastniki in upravniki in ne sodi v pristojnost IP.

Kar zadeva vaše navedbe v zvezi s pošiljanjem elektronskih obvesti v skriti ali razkriti kopiji vam pojasnjujemo, da bi takšno ravnanje pošiljatelja lahko pomenilo kršitev predpisov s področja varstva osebnih podatkov in s tem povezano pristojnost IP zlasti v primeru, ko bi se osebni podatki iz varovanih zbirk v skriti ali razkriti kopiji posredovali osebam, ki do takšnih podatkov niso upravičene, ali če bi pošiljatelj z navedbo elektronskih naslovov prejemnikov sporočila v odkriti kopiji le te razkril osebam, ki jim elektronski naslovi prejemnikov niso poznani in se z njimi ne bi smeli seznaniti. Vendar pa IP v mnenju ne more presojati, ali bi pri pošiljanju elektronskih obvestil s strani upravnika lahko šlo za takšno kršitev.

Lep pozdrav,

Pripravil

Jože Bogataj, namestnik informacijske pooblaščenke

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka