Udeležba na seji sveta zavoda in objava zapisnikov

Datum

27.09.2024

Številka

07121-1/2024/1140

Kategorije

Snemanje sej in javnih dogodkov, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali je šola dolžna javno objaviti zapisnike sej sveta zavoda na spletni strani šole ter ali imajo pravico na sejah sveta zavoda biti prisotne tudi tretje osebe.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Javni zavod lahko s svojim statutom sam določi, kdaj bo sejo zaprl oz. odprl za javnost. Javnost seje po vednosti IP ni zahteva, ki bi bila določena s specialnim zakonom za javne zavode in ne sodi v okvir pravice dostopa do informacij javnega značaja.

Šola lahko na podlagi določb Zakona o dostopu do informacij javnega značaja objavi zapisnik sveta zavoda v delu, ki vsebujejo prosto dostopne informacije javnega značaja. Glede obveznosti objave zapisnikov sej zavoda izpostavljamo, da ZDIJZ v 10. členu v nekaterih primerih določa proaktivno objavo teh informacij.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Na podobno vprašanje, kot je vaše, je IP že odgovarjal z nezavezujočimi mnenji, npr. z mnenjem št. 0712-1/2019/1326 z dne 28. 5. 2019 in št. 07120-1/2020/628 z dne 4. 12. 2020 ter v tam citiranih mnenjih. Mnenja IP so dostopna s pomočjo iskalnikov na www.ip-rs.si/vop.

Kot smo poudarili v citiranih mnenjih, lahko javni zavod s svojim statutom sam določi, kdaj bo sejo ali del seje odprl oziroma zaprl za javnost. Javnost seje po vednosti IP ni zahteva, ki bi bila določena s specialnim zakonom za javne zavode in ne sodi v okvir pravice dostopa do informacij javnega značaja, ki je zagotovljena z določbami Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18 in 141/22, ZDIJZ). Navedeno pa ne pomeni, da prosilec nima pravice dostopati do eventualne dokumentacije, ki je bila obravnavana na seji in je informacija javnega značaja, ob upoštevanju izjem, ki jih določa ZDIJZ.

V mnenju št. 0712-1/2019/1326 smo poudarili, da lahko zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov članov sveta staršev in zaposlenih v javnem zavodu predstavlja ZDIJZ, zato je (z upoštevanjem izjem od prostega dostopa) objava tistih delov zapisnikov sej sveta zavoda oz. sveta staršev, ki vsebujejo zgolj prosto dostopne informacije javnega značaja, dopustna. Če zapisniki sej sveta zavoda oz. sveta staršev vsebujejo varovane osebne podatke ali druge podatke, katerih razkritje ni dopustno (izjeme so določene v 5.a in prvem odstavku 6. člena ZDIJZ), je treba te dele zapisnikov pred objavo prekriti. Glede objave zapisnikov dodatno izpostavljamo, da ZDIJZ zaradi večje transparentnosti zavezancev v zvezi z informacijami javnega značaja v 10. členu določa celo proaktivno objavo teh informacij. Več o tem lahko preberete na povezavi: https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/odgovori-na-pogosta-vpra%C5%A1anja-s-podro%C4%8Dja-informacij-javnega-zna%C4%8Daja (predvsem vprašanje št. 6).

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo