Način vodenja matrike usposobljenosti delavcev v podjetju

Datum

08.05.2023

Številka

07121-1/2023/598

Kategorije

Delovna razmerja, Varnost osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 4. 5. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali je dovoljeno, da so v matriki usposobljenosti delavcev navedena imena in priimki delavcev ali pa bi bilo potrebno delavce v matriki zavesti s številkami delavcev. Zanima vas, ali se lahko vodi imenska matrika le, če delavci za to podajo soglasje. Proizvodno podjetje za vse delavce vodi matriko usposobljenosti, iz katere je razvidno ime in priimek delavca, delovne operacije za katere je usposobljen oz. kako ima razvito določeno kompetenco, ki je pomembna za njegovo delovno mesto. Do podatkov lahko dostopa nadrejeni oddelka, planer proizvodnje, administrator za proizvodnjo, ki matriko ažurira, vodje izmen, ki razporejajo delavce, kontrolorji kakovosti v procesu zaradi odobritve procesa in vodja kakovosti. Ob presojah sistema se matrika pokaže tudi zunanjim presojevalcem na njihovo zahtevo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pri tem še pojasnjujemo, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

Matrika usposobljenosti delavcev kot jo opisujete se znotraj podjetja lahko vodi in uporablja kot imenska matrika, vendar le, če do nje dostopajo osebe v podjetju, ki osebne podatke potrebujejo v zvezi s svojimi ter delavčevimi pravicami in obveznostmi iz delovnega razmerja. V tem primeru privolitev delavcev ni potrebna.

Za seznanitev z imensko matriko s strani »zunanjih presojevalcev« mora biti na voljo ustrezna pravna podlaga, ki pa IP v tem trenutku ni poznana, saj ni jasno, za kakšno vrsto presoje gre, kdo jo izvaja, kako in na kateri podlagi.

Obrazložitev

Vodenje raznih internih evidenc delavcev, ki so namenjene organizaciji, usmerjanju, izvajanju in kontroliranju delovnih nalog je dopustno na podlagi prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Če to narekujejo notranje delovne potrebe, s take evidence po odločitvi upravljavca – delodajalca lahko tudi imenske.

Dostopne oziroma uporabniške pravice glede internih evidenc določa upravljavec sam glede na notranje potrebe po nujnem dostopu do osebnih podatkov zaradi opravljanja različnih funkcij v procesu proizvodnje in širše. Zato načeloma ni ovir, če do imenske matrike dostopajo zaposleni, ki podatke potrebujejo zaradi opravljanja svojih delovnih nalog, če so podatki, do katerih se dostopa, povezani z delovnimi nalogami, omejitvami, pogoji itd. delavcev, na katere se podatki nanašajo.

Za doseganje večje ravni zasebnosti ali če tako izhaja iz ocene učinka ali za uporabo podatkov v drugotne zakonite namene se priporoča psevdonimizacija podatkov (npr. zamenjava osebnih imen z internimi številkami delavcev).

Seznanitev s tovrstnimi evidencami s strani zunanjih uporabnikov je zakonita le, če je za to na voljo privolitev ali posebna zakonska podlaga. Če take podlage ni, je seznanitev dopustna le na način popolne anonimizacije. Možno je tudi, da se seznanitve s strani zunanjih presojevalcev izvajajo na podlagi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov (28. člen Splošne uredbe).

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka