Rok hrambe osebnih podatkov delavcev po prekinitvi delovnega razmerja

Datum

13.03.2024

Številka

07121-1/2024/286

Kategorije

Delovna razmerja, Rok hrambe OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, koliko časa je treba hraniti kadrovsko dokumentacijo delavca po prekinitvi delovnega razmerja ter ali mora podjetje arhivirati zaposlitveno mapo in vso pripadajočo dokumentacijo, ki je bila pridobljena za namen zaposlitve v času skupnega sodelovanja.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Ko delavcu preneha delovno razmerje, mora delodajalec iz svojih evidenc izbrisati vse tiste osebne podatke delavca, za katere zakon ne zahteva trajne hrambe ali za hrambo katerih ne obstaja druga pravna podlaga.

Zato IP priporoča, da delodajalec po prenehanju delovnega razmerja pregleda personalno mapo delavca ter izloči vse dokumente, ki predstavljajo listine trajne vrednosti (npr. pogodbe o zaposlitvi, M-obrazci) in jih shrani v arhivski zbirki. Ostale dokumente pa hrani le toliko časa, dokler je to potrebno glede na namen njihove obdelave.

Obrazložitev

O varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih je IP pripravil smernice, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih. Smernice podajajo odgovore na najpogosteje zastavljena vprašanja glede varstva osebnih podatkov, s katerimi se srečujejo delavci in delodajalci, tudi glede roka hrambe osebnih podatkov delavcev po prekinitvi delovnega razmerja (str. 32 in 33). Prav tako je IP na podobna vprašanja že odgovarjal in o tem izdal številna mnenja, s katerimi se lahko seznanite na povezavi https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ (kategorija »Delovna razmerja« ali »Rok hrambe OP«).

Iz teh mnenj in zgoraj navedenih smernic IP izhaja, da Splošna uredba rok hrambe osebnih podatkov ureja enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v točki e) prvega odstavka 5. člena. Ta določa, da so osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, dokler je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Osebni podatki se lahko hranijo daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz Splošne uredbe o varstvu podatkov, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Tretji odstavek 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1) določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23; v nadaljevanju ZEPDSV) pa določa, da se evidence, ki jih vodijo delodajalci, začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, se hranijo kot listine trajne vrednosti.

To pomeni, da delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja nujno razpolaga z določenimi zbirkami osebnih podatkov o bivših delavcih, in sicer z zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo dokumente in izvirne listine iz 14., 17. in 19. člena ZEPDSV (listine trajne vrednosti). Poleg tega pa lahko delodajalec po prenehanju delovnega razmerja obdeluje tudi druge osebne podatke delavca, ki so v skladu s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1 potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, vendar samo toliko časa, dokler stranki delovnega razmerja lahko uveljavljata svoje pravice. Ko so poravnane vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja, je namen, zaradi katerega so se delavčevi osebni podatki zbirali, dosežen. Zato mora delodajalec izbrisati in prenehati uporabljati vse delavčeve osebne podatke, razen tistih, za katere ZEPDSV ali drug zakon (če gre npr. za arhivsko gradivo) določa, da se hranijo trajno.

IP priporoča, da delodajalec po prenehanju delovnega razmerja pregleda personalno mapo delavca ter izloči dokumente, ki predstavljajo listine trajne vrednosti (npr. pogodbe o zaposlitvi, M-obrazci) in jih shrani v arhivski zbirki. Ostale dokumente hrani glede na namen njihove obdelave (npr. dokumente v zvezi s kršitvami pogodbenih ali drugih obveznosti iz delovnega razmerja lahko hrani do izteka zastaralnih rokov s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava (5 let), psihometrične teste, ki imajo glede na strokovno literaturo kratko dobo uporabnosti (približno 2 leti), pa lahko uniči takoj po prenehanju delovnega razmerja). Upoštevaje zgoraj navedene usmeritve mora torej delodajalec sam presoditi, koliko časa je ustrezno hraniti določene osebne podatke nekdanjega delavca, ki mu bodo omogočali kasnejše dokazovanje zakonitosti v morebitnih prihodnjih pravnih postopkih oziroma postopkih v teku.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka