Ustreznost rešitve

Datum

10.11.2023

Številka

07121-1/2023/1400

Kategorije

Informiranje posameznika, Ocene učinkov v zvezi z varstvom podatkov, Privolitev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede ustreznosti uporabe določene rešitve za zaznavanje padcev oskrbovancev v domovih za ostarele.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi.

Upravljavec mora pred uvedbo posamezne rešitve presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki bodo obdelovani v njenem okviru.

Preveriti je treba, ali za upravljavca velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov, v vsakem primeru pa je izdelava takšne ocene priporočljiva.

Posamezniku je treba v skladu s 13. in 14. členom Splošne uredbe zagotoviti določene informacije o obdelavi osebnih podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru neobvezujočega mnenja tako ne more presojati skladnosti rešitve, ki ste jo na kratko opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP pojasnjuje, da mora upravljavec pred uvedbo posamezne rešitve presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki bodo obdelovani v njenem okviru. Vsaka obdelava osebnih podatkov mora potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru zagotavljanje varnosti oskrbovanca).

V kolikor ocenjujete, da bi bila v konkretnem primeru pravna podlaga privolitev oskrbovancev v smislu točke (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, mora biti privolitev posameznika v obdelavo njegovih osebnih podatkov podana v skladu z določili 7. člena Splošne uredbe. Privolitev posameznika mora biti konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Privolitev mora biti dana z jasnim pritrdilnim dejanjem, kar pomeni, da posameznik prostovoljno, specifično, ozaveščeno in nedvoumno izrazi privolitev v obdelavo osebnih podatkov v zvezi z njim. Molk, vnaprej označena okenca ali kakršnakoli nedejavnost tako ne pomenijo privolitve. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Posameznik ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče. IP ob tem posebej opozarja, da je potreben premislek glede zmožnosti posameznika, da privoli v tovrstno obdelavo osebnih podatkov.

IP splošno vsem subjektom, ki razmišljajo o uvedbi podobnih rešitev, kot jo navajate v vašem zaprosilu za mnenje, priporoča, da v skladu s 35. členom Splošne uredbe izvedejo oceno učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov. IP je na temo ocene učinkov izdelal Smernice o ocenah učinkov na varstvo podatkov, ki so dostopne na spletni strani:

https://www.ip-rs.si/prirocniki_smernice/Smernice_o_ocenah_ucinka.pdf

Gre za vnaprejšnjo presojo, ali oziroma pod kakšnimi pogoji bi bila predlagana uvedba projekta zakonita, sorazmerna, transparentna, varna itd. Zelo pomembno je izhajati iz težav, ki naj bi jih reševali z uvedbo rešitve, pri čemer je treba realno oceniti, ali se bo na tak način dejansko doseglo zasledovane cilje in ali teh ciljev ni mogoče doseči na drug način (npr. z uporabo drugih sredstev za dosego cilja), ki bi manj posegal v pravice posameznika.

IP nadalje pojasnjuje, da je v skladu s prvim odstavkom 35. člena Splošne uredbe temeljni kriterij za vprašanje, kdaj je ocena učinkov obvezna, zlasti ocena, ali bo obdelava povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Dodatni kriteriji so opredeljeni v tretjem odstavku istega člena.

Ob tem je treba preveriti tudi, ali gre morda za obliko obdelave iz Seznama dejanj obdelav osebnih podatkov, za katere velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov po 4. odstavku 35. člena Splošne uredbe in ko je torej predhodna izvedba ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov obvezna. IP je pripravil tak seznam in ga objavil na spletni strani:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Ocene_ucinkov/Seznam_dejanj_obdelav_osebnih_podatkov__za_katere_velja_zahteva_po_izvedbi_ocene_ucinka_v_zvezi_z_varstvom_osebnih_podatkov.pdf

IP pojasnjuje, da se navedeni kriteriji lahko uporabljajo prepleteno in ne predstavljajo izključnega seznama. Glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje IP meni, da je vsekakor verjetno, da bi ob uvedbi konkretne rešitve lahko bili izpolnjeni najmanj kriteriji iz točk 4 (obdelava posebnih vrst osebnih podatkov), 7 (nesorazmerje moči) in 8 (inovativna uporaba obstoječih in novih tehnologij) navedenega seznama. IP tako meni, da bi v konkretnem primeru najverjetneje šlo za projekt, ki ima pomembne posledice na varstvo osebnih podatkov posameznikov, zato je glede na določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov potrebno, da se pred implementacijo rešitve opravi ustrezna ocena učinka na varstvo osebnih podatkov. IP močno odsvetuje implementacijo podobnih rešitev brez ustrezno izvedenih predhodnih ocen učinkov na varstvo osebnih podatkov.

Več informacij o sami izdelavi ocene učinka je na voljo v smernicah, ki jih je pripravil IP in so dostopne na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Ocene_ucinkov/Smernice_o_ocenah_ucinka__DPIA__julij2018.pdf

IP posebej opozarja na sodbo Upravnega sodišča RS št. II U 195/2014, kjer je sodišče poudarilo, da so ustanove, ki izvajajo varstvo starejših, dolžne zagotavljati varovanje s stalno prisotnostjo ustrezno usposobljenih oseb 24 ur dnevno ter to, da tega ni mogoče nadomestiti z videonadzorom. Ob tem IP podaja mnenje, da bi vaša konkretna predlagana rešitev morda lahko pomenila še večji poseg v zasebnost konkretnega posameznika kot izvajanje videonadzora.

V kolikor bi presodili, da je uvedba rešitve skladna z navedenimi zahtevami, IP posebej opozarja, da pomemben in pogosto zapostavljen vidik predstavlja tudi obveščanje posameznikov o obdelavi osebnih podatkov. IP poudarja, da je upravljavec dolžan posameznike (v konkretnem primeru oskrbovance) seznaniti z rešitvijo, načinom njenega delovanja, nameni, za katere bodo pridobljeni podatki uporabljeni, ter o ostalih pomembnih vidikih obdelave osebnih podatkov, ki so določeni v 13. in 14. členu Splošne uredbe. Navedene informacije morajo biti čim bolj jasne, pregledne in posameznikom razumljive ter lahko dostopne. IP je za pomoč upravljavcem pri obveščanju posameznikov glede obdelave osebnih podatkov pripravil posebno rubriko, ki je dostopna na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov

Na tej podstrani lahko najdete tudi vzorca obvestila posameznikom po 13. oziroma 14. členu Splošne uredbe.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih obrazcev, drugih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov. Upravljavec je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka