Odpiranje navadne pošte na delovnem mestu

Datum

07.04.2023

Številka

07121-1/2023/473

Kategorije

Telekomunikacije in pošta

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 4. 4. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede odpiranja navadne pošte na delovnem mestu. Razlagate, da se je pod novim vodstvom izoblikovala praksa, da vso navadno pošto na delovno mesto dobite odprto, ne glede na to, da je v naslovu najprej navedeno ime in šele nato ime firme. Zanima vas, ali je takšno ravnanje pravilno.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uvodoma IP razlaga, da po 35. členu Uredbe o upravnem poslovanju pošto, naslovljeno na organ, glavna pisarna prevzame, odpre, pregleda in evidentira v evidenco dokumentarnega gradiva. Odpre se vsa pošta, razen izjem, ki jih določa 37. člen Uredbe o upravnem poslovanju.

IP na vaše vprašanje žal ne more podati dokončnega odgovora, saj se nanaša na odpiranje službene pošte (ne pa na osebno pošto z osebnimi podatki, ki bi se obravnavala drugače). Za to področje je pristojen Inšpektorat za javni sektor, zato vam svetujemo, da se z vprašanjem obrnete na njih.

Obrazložitev

IP uvodoma razlaga, da po 35. členu Uredbe o upravnem poslovanju pošto, naslovljeno na organ, glavna pisarna prevzame, odpre, pregleda in evidentira v evidenco dokumentarnega gradiva. Iz 37. člena Uredbe o upravnem poslovanju, ki ureja omejitve odpiranja pošte, izhaja, da se odpre vsa pošta, razen:

·če obstaja sum, da je pošta nevarna za zdravje ali življenje ljudi ali za premoženje organa;

·pošte, ki je dostavljena pomotoma;

·če se pri odpiranju pošte ugotovi, da je v pisemski ovojnici ali elektronskem sporočilu dokument, ki je naslovljen na drug organ ali javnega uslužbenca drugega organa;

·pošte, ki je naslovljena na organ in javnega uslužbenca tega organa z navedbo, iz katere izhaja, da se vroči osebno naslovniku (»osebno«, »v roke«, »naslovniku« in podobno);

·pošte, za katero iz označb na ovojnici izhaja, da se ne odpira.

IP pojasnjuje, da na vaše vprašanje ne more dokončno odgovoriti, saj se nanaša na odpiranje službene pošte (in ne na osebno pošto z osebnimi podatki, ki bi se obravnavala drugače), glede česar pa IP ne more podati splošnega odgovora, saj za to področje ni pristojen. Zato vam svetujemo, da se z vprašanji obrnete na Inšpektorat za javni sektor, ki je med drugim pristojen tudi za nadzor nad izvajanjem predpisov, ki urejajo upravni postopek in upravno poslovanje.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka