Posredovanje osebnih podatkov delavcev naročniku v okviru pogodbeno predvidenega mehanizma reševanja sporov

Datum

24.10.2023

Številka

07121-1/2023/1345

Kategorije

Delovna razmerja, Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali lahko izvajalec del po (FIDIC) gradbeni pogodbi naročniku (in inženirju kot njegovemu pooblaščencu) posreduje kopije izdanih delovnih dovoljenj tujih delavcev, zaposlenih pri njem in pri podizvajalcih, ter drugo z upravnim postopkom povezano dokumentacijo, in sicer na podlagi zahteve naročnika (oziroma inženirja kot njegovega pooblaščenca) v okviru pogodbeno predvidenega mehanizma reševanja sporov po (FIDIC) gradbeni pogodbi. Menite, da so zahteve inženirja oziroma naročnika pretirane in nesorazmerne, saj obseg osebnih podatkov, ki jih kopije zahtevanih dokumentov vsebujejo, močno presega krog osebnih podatkov, ki jih inženir oziroma naročnik potrebuje za odločitev o zahtevku, ter ker se ista dejstva lahko dokazujejo s posredovanjem dokumentov, ki so manj invazivni v informacijsko zasebnost posameznika.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov morajo biti vsi osebni podatki, ki jih zahteva naročnik oziroma njegov pooblaščenec, primerni in potrebni za uresničevanje namenov obdelave, kar med drugim pomeni, da se namena z milejšimi sredstvi ne da doseči. IP v mnenju ne more presojati, kakšen je ustrezen obseg zahtevanih osebnih podatkov v primeru reševanja zahtevka za podaljšanje roka za izvedbo del po gradbeni pogodbi.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje zahtevane dokumentacije. Zato vam na vaše vprašanje ne more dokončno odgovoriti, temveč vam v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča.

Vsak upravljavec mora imeti za obdelavo osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. V konkretnem primeru bi to lahko bila podlaga po točki b) ali f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe.

Ne glede na pravno podlago pa morajo biti osebni podatki vedno ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe). Ali je konkretna zahteva za posredovanje dokumentacije inženirja oziroma naročnika pretirana oziroma nesorazmerna, IP v okviru mnenja ne more presojati. Nedvomno pa mora biti obseg zahtevanih osebnih podatkov omejen na nujno potrebne podatke za odločitev o zahtevku za podaljšanje roka za izvedbo del po gradbeni pogodbi. Če se lahko določena dejstva dokazujejo s posredovanjem dokumentov, ki so, kot navajate, manj invazivni za informacijsko zasebnost posameznika, je vsekakor treba izbrati takšno možnost.

IP ob tem še pojasnjuje, da ZVOP-2 ureja postopek posredovanja osebnih podatkov nekoliko drugače, kot je to veljalo po ZVOP-1. Vsebina zahteve za posredovanje osebnih podatkov je predpisana v prvem odstavku 41. člen ZVOP-2, med drugim mora vlagatelj opredeliti tudi namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve. Če upravljavec zavrne zahtevo za posredovanje osebnih podatkov, so vlagatelju na voljo pravna sredstva, ki so urejena v četrtem odstavku 41. člena ZVOP-2 različno glede na to, ali gre za osebne podatke iz zbirk, ki so uradne evidence ali javne knjige, ali ne.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka