Ustreznost dokazil za dodelitev dodatnih dni dopusta za otroka s posebnimi potrebami

Datum

17.02.2023

Številka

07121-1/2023/204

Kategorije

Delovna razmerja

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da ste oče šoloobveznega otroka s posebnimi potrebami, zato imate po tretjem odstavku 159. člena ZDR-1 pravico do treh dodatnih dni dopusta. Vlogo za nego vsako leto odda vaša partnerica, oz. otrokova mati, zato je na odločbi za nego zapisano njeno ime in naslov. Vaš delodajalec za odmero dodatnih dni dopusta zahteva od vas poleg odločbe in podpisane izjave o varovanju in negi otroka s posebnimi potrebami, tudi potrdilo prijavljenih na naslovu, s čimer bi se naj izkazovalo, da delavci prebivajo z otrokom (torej ga varujejo in negujejo). Menite, da je na odločbi zapisan tudi vaš naslov stalnega prebivanja, kar pomeni, da prebivate z negovanim otrokom in njegovo materjo. S tem potrdilo o prijavljenih na naslovu nič ne doprinese k dokazovanju varovanja in nege. Na potrdilu sta še imena vaših drugih dveh otrok. Na CSD menijo, da bi imeli pravico do dodatnih dni dopusta tudi, če bi s partnerico živela ločeno.

Prosite nas za mnenje, ali sta že vaš naslov in naslov na odločbi dovolj za dokazovanje varovanja in nege?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec lahko po mnenju IP od zaposlenega zahteva ustrezna dokazila, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem in ob upoštevanju načela najmanjšega obsega podatkov, po katerem morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

IP sicer meni, da za prejem dodatnih dni dopusta po tretjem odstavku 159. člena ZDR-1 ni relevantna okoliščina, da prebivate z otrokom, ampak skladno s svojimi pristojnostmi IP te razlage ni pristojen podati. Pojasnjujemo, da delodajalec v evidenci o zaposlenih delavcih vodi naslov vašega stalnega oz. začasnega prebivališča, ki ga lahko tudi ažurira, npr. z vpogledom v osebni dokument ali potrdilo o začasnem prebivališču.

Obrazložitev

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov, kamor štejemo tako zbiranje osebnih podatkov, kot tudi npr. vpogled v njih, obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd.

V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Tretji odstavek 159. člena ZDR-1 določa, da ima starejši delavec, invalid, delavec z najmanj 60-odstotno telesno okvaro in delavec, ki neguje in varuje otroka, ki potrebuje posebno nego in varstvo v skladu s predpisi, ki urejajo družinske prejemke, pravico do najmanj treh dodatnih dni letnega dopusta.

Zakon o starševskem varstvu in družinskih prejemkih (Uradni list RS, št. 26/14, 90/15, 75/17 – ZUPJS-G, 14/18, 81/19, 158/20, 92/21 in 153/22; ZSDP-1) v 8. točki 5. člena določa, da je otrok, ki potrebuje posebno nego in varstvo, otrok z motnjami v duševnem razvoju, slep in slaboviden otrok, gluh in naglušen otrok, otrok z odpovedjo funkcije vitalnih organov, gibalno oviran otrok, dolgotrajno hudo bolan otrok, ki zaradi svojega zdravstvenega stanja potrebuje skrbnejšo nego in varstvo, kar ugotavlja zdravniška komisija. Dodatek za nego otroka je denarni dodatek za otroka, ki potrebuje posebno nego in varstvo in je namenjen kritju povečanih življenjskih stroškov, ki jih ima družina pri preživljanju in negi takega otroka (prvi odstavek 79. člena ZSDP-1). Pravico do dodatka za nego otroka ima eden od staršev ali druga oseba, če ima otrok stalno ali začasno prebivališče v Republiki Sloveniji in dejansko živi v Republiki Sloveniji (prvi odstavek 80. člena ZSDP-1).

Delodajalec lahko po mnenju IP obdeluje osebne podatke, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Ob tem mora upoštevati načela najmanjšega obsega podatkov, po katerem morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Tako lahko od delavca zahteva ustrezna dokazila za dokazovanje izpolnjevanja pogojev za pridobitev pravic, konkretno do dodatnih treh dni dopusta zaradi posebne nege otroka - kot navajate tudi sami, npr. odločbo o dodelitvi dodatka za nego otroka, iz katere sicer tudi izhaja naslov otroka skladno z zgoraj citiranim prvim odstavkom 80. člena ZSDP-1 in v kateri lahko prekrijete tiste osebne podatke matere in otroka, ki za delodajalca niso relevantni.

V primeru, da bi bila dejansko relevantna okoliščina, da bivate na naslovu kot vaš otrok, kar bi naj pomenilo, da otroka varujete in negujete, potem bi delodajalec lahko to okoliščino preverjal na ustrezen način. Po razumevanju IP sicer iz citirane določbe tretjega odstavka 159. člena ZDR-1 to ne izhaja, prav tako Družinski zakonik (Uradni list RS, št. 15/17, 21/18 – ZNOrg, 22/19, 67/19 – ZMatR-C, 200/20 – ZOOMTVI, 94/22 – odl. US, 94/22 – odl. US in 5/23, DZ) varstvo in nego otroka povezuje z izvajanjem starševske skrbi, ne pa s skupnim prebivanjem starša z otrokom (136. člen DZ in naslednji). Ob tem pa opozarjamo, da IP skladno s svojimi pristojnostmi ni pristojen podati razlage navedenih določb in vam predlagamo, da se za razlago obrnete na Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.

Ob tem opozarjamo, da delodajalec že po zakonu vodi podatek o vašem (stalnem in začasnem) naslovu prebivanja v evidenci o zaposlenih delavcih, skladno s 13. členom Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06) in lahko točnost podatka nenazadnje preveri z vpogledom v vaše uradne identifikacijske dokumente (prvi odstavek 94. člena ZVOP-2) ali npr. v potrdilo o začasnem prebivališču. Potrdilo o prijavljenih osebah na določenem naslovu pa tudi dejansko ni informacija, ki bi dodatno izpričevala o skupnem bivanju družine, kot je bila v preteklosti podobno npr. informacija o osebah, ki so bivale v skupnem gospodinjstvu (evidenca gospodinjstev se skladno z Zakonom o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 52/16, 36/21 in 3/22 – ZDeb) namreč več ne vodi), zato bi šlo po mnenju IP za prekomerno zbiranje osebnih podatkov, še posebej, če bi se na takem potrdilu nahajala imena drugih oseb, glede katerih delodajalec nima pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov.

Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih lahko preberete v smernicah IP, ki so dosegljive na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.

Lep pozdrav,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo