Posredovanje EMŠO delodajalcu

Datum

02.03.2023

Številka

07120-1/2023/95

Kategorije

Delovna razmerja, EMŠO in davčna, Pravne podlage, Upravne enote, Upravni postopki, Uradni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 14. 2. 2023 prejel vaše elektronsko sporočilo s prošnjo za stališče v zvezi z vprašanjem, ali je delodajalec, ki je v skladu s prvim odstavkom 37.a člena Zakona o tujcih sicer upravičen vložiti vlogo za izdajo ali podaljšanje enotnega dovoljenja za prebivanje tujca, upravičen tudi do pridobitve EMŠO tujca od upravne enote, ki ga ta dodeli tekom postopka. Glede na določbo 37.a člena Zakona o tujcih ste mnenja, da lahko upravni organ posreduje delodajalcu EMŠO le na podlagi tujčevega izrecnega pisnega pooblastila, kot to določa četrti stavek prvega odstavka 37.a člena Zakona o tujcih, in delodajalec v tem postopku nima lastnosti klasične stranke v postopku z vsemi pravicami po določbah Zakona o splošnem upravnem postopku. Delodajalec je pri upravni enoti podal vlogo za izdajo enotnega dovoljenja za prebivanje tujca in navedel, da EMŠO potrebuje za nadaljnje faze zaposlitvenega postopka tujca (za ureditev in prevzem davčne številke v RS).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju v skladu z 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem pojasnjujemo še, da je dokončno opredeljevanje do konkretnih primerov obdelav osebnih podatkov možno le v nadzornih postopkih IP.

IP ni seznanjen s pravno podlago, na kateri bi upravna enota podatek o EMŠO delavca lahko posredovala delodajalcu, če delodajalec v postopku, v katerem se v spisovni dokumentaciji obdeluje tudi podatek o EMŠO delavca, ne nastopa kot stranka postopka oziroma vpogleda v spis ne more utemeljiti s pravno koristjo v skladu z določbami ZUP. V takem primeru bi delodajalec po mnenju IP podatek o EMŠO v prvi vrsti moral pridobiti od delavca; če mu delavec podatka ne posreduje in delodajalec podatek potrebuje v uradnem postopku, pa delodajalec lahko predlaga, da ga za potrebe posameznega postopka po uradni dolžnosti pridobi organ, ki v tem postopku odloča.

Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, kadar je zakonita. ZVOP-2 se pri opredeljevanju zakonitosti obdelave osebnih podatkov sklicuje na 6. in 9. člen Splošne uredbe[1]. Splošna uredba v prvem odstavku 6. člena v točki (c) določa, da je obdelava zakonita, kadar je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti.

Po mnenju IP je potrebno zakonitost obdelave osebnih podatkov delavca s strani delodajalca ter posredovanje osebnih podatkov delavca delodajalcu s strani upravne enote v predstavljenem primeru utemeljiti v skladu s točko (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe.

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov na delovnopravnem področju urejata Zakon o delovnih razmerjih[2] in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti[3]. ZDR-1 kot primarni zakon, ki ureja razmerje med delodajalcem in delavcem, glede varstva osebnih podatkov delavca določa, da se ti lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. ZEPDSV določa osebne podatke, ki jih delodajalci vodijo o delavcih, in hkrati predstavlja pravno podlago za zakonito obdelavo osebnih podatkov delavcev in obveznost delodajalcev za vodenje točno določenih evidenc[4], ki zajemajo točno določene osebne podatke delavcev. Evidenca o zaposlenih delavcih za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi ali na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca, vsebuje tudi podatek o EMŠO delavca, razen, če delavec EMŠO nima (takrat delodajalec vpiše datum rojstva)[5], pri čemer se evidenca o zaposlenih delavcih začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, in preneha z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi, delavec pa mora delodajalcu prijaviti spremembe osebnih podatkov. Nadalje ZEPDSV določa, da delodajalec podatke pridobiva neposredno od podatkovnega vira[6], pri čemer je s podatkovnim virom mišljen tisti, ki ima v skladu z zakonom pristojnost, da zbira določene podatke, oziroma je pristojen za to, da podatke posreduje[7]. V tem primeru bi bila upravna enota podatkovni vir le, če bi bila za posredovanje podatkov pristojna po zakonu, torej, če bi nek zakon izrecno določal, da podatek o EMŠO lahko posreduje delodajalcu. Tak zakon IP ni poznan, zato je po našem mnenju podatkovni vir za delodajalca lahko le delavec sam.

Upravna enota v postopkih, ki jih vodi, postopa v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku[8]. V upravnem postopku imajo stranke pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki, enako pravico pa ima tudi vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist.[9] V skladu z Zakonom o tujcih[10] prošnjo za izdajo ali podaljšanje enotnega dovoljenja za prebivanje in delo pri pristojnem organu vloži tujec ali njegov delodajalec, pri čemer lahko delodajalec opravlja tudi druga dejanja v postopku v skladu s tujčevim pooblastilom, ne more pa se mu vročiti izdanega enotnega dovoljenja.[11] IP ni pristojen za presojo, ali delodajalec v postopku izdaje enotnega dovoljenja po ZTuj-2 predstavlja stranko ali osebo, ki ima pravico do vpogleda v spis zadeve po ZUP.

ZEPDSV sicer določa, da mora delodajalec v (obvezni) evidenci o zaposlenih delavcih za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi ali na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca, voditi tudi podatek o EMŠO delavca, kar bi lahko predstavljalo pravno podlago za to, da delodajalec EMŠO pridobi od podatkovnega vira, vendar pa IP ni seznanjen s pravno podlago, na kateri bi upravna enota ta podatek lahko posredovala oziroma morala posredovati delodajalcu, če delodajalec v postopku, v katerem se v spisovni dokumentaciji obdeluje tudi podatek o EMŠO delavca, ne nastopa kot stranka postopka oziroma vpogleda v spis ne more utemeljiti s pravno koristjo v skladu z določbami ZUP. Tudi določb ZTuj-2 IP ne razume kot podlago za to, da bi upravna enota delodajalcu posredovala osebne podatke delavca (tujca), ki so vsebovani v odločbi, ki jo upravna enota izda tujcu. Zato po mnenju IP delodajalec podatek o EMŠO v prvi vrsti pridobi od delavca; v primeru, da mu ga delavec ne posreduje in delodajalec podatek potrebuje v uradnem postopku, pa delodajalec lahko predlaga, da podatek za potrebe posameznega postopka po uradni dolžnosti pridobi organ, ki v postopku odloča.

Lep pozdrav,

Pripravila

Mojca Leitinger Okršlar

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

---

[1]prvi odstavek 6. člena ZVOP-2

[2]Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1 (ZDR-1)

[3]Uradni list RS, 40/06 (ZEPDSV)

[4]12. člen ZEPDSV

[5]točka a) 13. člena ZEPDSV

[6]prvi odstavek 4. člena ZEPDSV

[7]7. alineja 2. člena ZEPDSV

[8]Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb (ZUP)

[9]82. člen ZUP

[10]Uradni list RS, št. 91/21 – uradno prečiščeno besedilo, 95/21 – popr. in 105/22 – ZZNŠPP (ZTuj-2)

[11]prvi odstavek 37.a člena ZTuj-2