Obdelava osebnih podatkov s strani občine v okviru javnega razpisa

Datum

28.11.2023

Številka

07121-1/2023/1489

Kategorije

Občine, Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da občina objavlja razpise za sofinanciranje društev, pri čemer od društev zahteva, da pri prijavi predložijo poimenski spisek članov z naslovi stalnih prebivališč. Zanima vas, ali za ta spisek in podatke potrebujete soglasje članov?

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP meni, da ima občina za namen odločanja o sofinanciranju in za namen nadzora nad zagotavljanjem namenskosti porabe programov, ki jih na podlagi javnega razpisa sofinancira, pravno podlago v točki c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ter drugem odstavku 6. člena ZVOP-2 v zvezi z 21. in 21.a členom Zakona o lokalni samoupravi (ZLS) za pridobitev in obdelavo tistih osebnih podatkov članov društva, ki so pomembni in potrebni za izvedbo razpisa.

Predlagamo vam, da se pri upravljavcu (občini) prepričate o pravni podlagi in nujnosti obdelave zahtevanih osebnih podatkov. Če opisana pravna podlaga obstaja, vam posebnih privolitev s strani svojih članov ni treba pridobivati.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da mora imeti upravljavec za obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Pravne podlage v zasebnem sektorju so npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd.. V skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju (kamor sodijo tudi občine) zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon.

Na podobno vprašanje, kot je vaše, je IP že odgovarjal v nezavezujočih mnenjih, ki so dostopna s pomočjo iskalnikov na www.ip-rs.si/vop, npr. z mnenjem št. 07120-1/2023/201 z dne 11. 4. 2023.

Pristojnosti občine so določene v Zakonu o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A in 80/20 – ZIUOOPE, ZLS), predvsem v 21. in 21.a členu ZLS. 21. člen ZLS določa, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena “(izvirne naloge)“, ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. V skladu z drugim odstavkom istega člena tako občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja določene naloge, med drugim npr. pospešuje vzgojno izobraževalno, informacijsko, dokumentacijsko, društveno, in drugo, dejavnost na svojem območju. 21. a člen ZLS pa določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe.

IP je v citiranem mnenju poudaril, da ima občina za namen odločanja o sofinanciranju in za namen nadzora nad zagotavljanjem namenskosti porabe programov, ki jih na podlagi javnega razpisa sofinancira, pravno podlago v točki c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ter drugem odstavku 6. člena ZVOP-2 v zvezi s citiranima 21. in 21.a členom ZLS za pridobitev in obdelavo tistih osebnih podatkov članov društva, ki so pomembni in potrebni za izvedbo razpisa. Namen obdelave osebnih podatkov v okviru izvedbe javnega razpisa je odločanje o upravičenosti do sofinanciranja in nadzor nad zagotavljanjem namenskosti porabe sredstev pri izvedbi programov, ki jih na podlagi javnega razpisa sofinancira občina. Navedeno pomeni, da sme občina v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov obdelovati zgolj podatke, ki so pomembni in potrebni za izvedbo in uspeh razpisa (sprejem odločitve o financiranju) ter nadalje tudi potrebni za izvedbo nadzora (preverjanje namenskosti porabe).

Predlagamo vam, da se pri upravljavcu (občini) prepričate o pravni podlagi in nujnosti obdelave zahtevanih osebnih podatkov. Če opisana pravna podlaga obstaja, vam posebnih privolitev s strani svojih članov ni treba pridobivati.

Več koristnih informacij glede obdelave osebnih podatkov v društvih lahko preberete v smernicah Društva in varstvo osebnih podatkov, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/društva-in-varstvo-osebnih-podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo