Ukinitev nekdanjega službenega e-naslova

Datum

18.04.2024

Številka

07121-1/2024/462

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta, Pravne podlage, Varnost osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z ukinitvijo nekdanjega službenega e-naslova. Zanima vas, ali mora vaš nekdanji delodajalec ukiniti vaš nekdanji službeni e-naslov, saj ste z njim prekinili delovno razmerje februarja 2024. Dobili ste namreč informacijo, da vam stranke pošiljajo e-sporočila in pri tem niso obveščene, da v podjetju niste več zaposleni.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati poštni predal nekdanjega delavca, saj nima pravne podlaga za njegov obstoj. Pri tem IP delodajalcem svetuje, da poleg ukinitve elektronskega naslova namesti tudi avtomatsko obvestilo o neobstoju tega naslova in pošiljatelje obvesti, na kateri elektronski naslov lahko naslovijo svoje sporočilo.

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov oziroma ustreznosti konkretnega ravnanja upravljavca ne more presojati. Zato vam v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila ter pravna izhodišča in pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov.

IP je v že objavljenem mnenju z naslovom „Po odhodu zaposlenega njegov e-naslov ne sme ostati aktiven“ med drugim zapisal, da mora delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (48. člen Zakona o delovnih razmerjih). Delodajalec bo namreč s tem zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju.

Delodajalec bi namreč lahko zagotovil kontinuiteto dela in poslovno komunikacijo s strankami, kupci in poslovnimi partnerji družbe na drug zakonit način, brez poseganja v komunikacijsko zasebnost, npr. z ukinitvijo elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega in hkratnim avtomatskim obvestilom o neobstoju tega naslova in podatkom, kam naj naslovijo svoje sporočilo. V kolikor bi elektronski poštni predal bivšega zaposlenega ostal aktiven, bi to pomenilo, da pri tem ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev, ki na ta naslov pošiljajo elektronska sporočila.

V objavljenem mnenju je IP tudi pojasnil, da mora delodajalec pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Delavec, ki odhaja, pa mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, idr.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen.

Glede na vaše navedbe vam IP predlaga, da pri nekdanjem delodajalcu preverite, kaj se je z vašim nekdanjim e-naslovom zgodilo oziroma vložite zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki (https://www.iprs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev_z_lastnimi_osebnimi_podatki.docx ). Delovanje vašega nekdanjega elektronskega naslova pa lahko preverite lahko tudi tako, da na svoj nekdanji e-naslov pošljete testno e-sporočilo in v primeru, da ne prejmete odgovora, da vaš elektronski naslov ne obstaja več, na IP naslovite prijavo kršitve varstva osebnih podatkov (https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Enotni%20obrazec.docx). Prijavi priložite tudi kopijo testnega e-sporočila, ki ste ga poslali nekdanjemu delodajalcu in nanj niste prejeli njegovega odgovora.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka