Varovanje OP v inšpekcijskem postopku

Datum

06.07.2023

Številka

07121-1/2023/910

Kategorije

Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede varovanja osebnih podatkov v inšpekcijskem postopku.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj.

Stranke imajo pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. To pravico ima tudi vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist.

Z vidika varstva osebnih podatkov ni sporno, če se stranka ali druga upravičena oseba seznani z osebnimi podatki kogarkoli na dokumentih, ki se nahajajo v upravni zadevi (»spisu«), če so za to izpolnjeni pogoji po prvem ali drugem odstavku 82. člena ZUP.

Nadzor nad izvajanjem ZUP in drugih zakonov, ki urejajo upravne postopke, opravlja Upravna inšpekcija.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage, namenov in obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP ob tem poudarja tudi, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi. IP tako nima pristojnosti dajati navodil glede ravnanja pristojnih upravnih organov v njihovih upravnih postopkih.

IP splošno pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo posredovanje, zakonito in ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - UPB2, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP) v prvem odstavek 82. člena določa, da imajo stranke pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. Pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki ima tudi vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist. Na podlagi navedenega člena ZUP se lahko praviloma pridobijo tudi osebni podatki drugih oseb, ki jih vsebujejo dokumenti v spisu, razen če zakon ne določa drugače. Ob tem pa mora inšpektor upoštevati Zakon o inšpekcijskem nadzoru (ZIN; Uradni list RS, št. 43/07 - UPB, 40/14) ki v drugem odstavku 16. člena določa, da je inšpektor dolžan varovati tajnost vira prijave, torej osebne podatke prijavitelja.

ZUP v prvem in drugem odstavku 82. člena torej določa posebno procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP. Te določbe so z vidika varstva osebnih podatkov tudi pravna podlaga za obdelavo oziroma razkritje sicer varovanih osebnih podatkov, če se nahajajo na zahtevanem dokumentu. Z vidika varstva osebnih podatkov zato ni sporno, če se stranka ali druga upravičena oseba seznani z osebnimi podatki kogarkoli na dokumentih, ki se nahajajo v upravni zadevi (»spisu«), če so za to izpolnjeni pogoji po prvem ali drugem odstavku 82. člena ZUP. IP ob tem poudarja, da o pravici do vpogleda v spis odloča inšpektor, ki vodi postopek. Ta pravica vsebinsko ne spada v pristojnost IP, zato se IP ni pristojen konkretno opredeljevati do primerov uveljavljanja te pravice. V skladu s prvim odstavkom 307. člena ZUP nadzor nad izvajanjem ZUP in drugih zakonov, ki urejajo upravne postopke, opravlja Upravna inšpekcija, zato vam svetujemo, da se obrnete nanjo, v kolikor menite, da je v konkretnem upravnem postopku prišlo do kršitev.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka