Navedba razloga koriščenja dopusta

Datum

27.09.2024

Številka

07121-1/2024/1138

Kategorije

Delovna razmerja

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Zanima vas, ali ste delodajalcu dolžni povedati, zakaj potrebujete dopust. Navajate, da želi vaš delodajalec vedeti, kako razpolagate z dopustom in vam na podlagi tega odobri letni dopust.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec lahko obdeluje osebne podatke zaposlenega, med drugim iz razloga, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic iz obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. IP tako meni, da načeloma pravna podlaga za obdelavo podatka o razlogu koriščenja dopusta ne obstaja, lahko pa delavec če želi, prostovoljno delodajalcu razkrije razlog koriščenja letnega dopusta. V izjemnih primerih, ko gre za koriščenje dodatnih dni dopusta, ki so glede na določbe zakonodaje oz. relevantne kolektivne pogodbe vezani na osebne dogodke oz. okoliščine, kot so rojstvo, poroka, prvi dan šole itd., pa bi lahko delodajalec izjemoma tudi zahteval dodatna pojasnila, da bi lahko preveril upravičenost koriščenja dopusta.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Pojasnjujemo, da IP ni pristojen presojati razmerja med delavcem in delodajalcem in lahko poda zgolj splošna pojasnila oz. napotila s področja varstva osebnih podatkov.

Uvodoma poudarjamo, da mora imeti delodajalec za zakonito obdelavo osebnih podatkov delavcev ustrezno pravno podlago. Pravne podlage so navedene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so npr. točka (a) - privolitev, točka (b) - izvajanje pogodbe ali npr. točka (c) - izpolnitev zakonske obveznosti. Prav tako se lahko osebni podatki skladno z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23 in 136/23 – ZIUZDS, ZDR-1) zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec je torej upravičen (na podlagi točke (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi s citirano določbo 48. člena ZDR-1) obdelovati tiste osebne podatke delavca, ki so potrebni zaradi uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (npr. v zvezi z organizacijo dela).

Kot smo poudarili v smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih, ZDR-1 v 162. in 163. členu določa le način izrabe letnega dopusta, in sicer ga delavec izrablja v skladu z dogovorom z delodajalcem. Delavec v dogovoru z delodajalcem sicer lahko navede vzroke, zakaj bi rad letni dopust koristil v točno določenem času (npr. družinske obveznosti, šolske počitnice otrok) in ne v času, ki ga je določil delodajalec. Tako se bosta lažje dogovorila za koriščenje letnega dopusta v času, ki ustreza obema. Delavec torej lahko razkrije vzrok (razlog) koriščenja letnega dopusta, če tako želi, ni pa tega podatka delodajalcu dolžan posredovati oz. ga delodajalec nima pravice zahtevati.

IP dodatno poudarja, da načeloma pravna podlaga za obdelavo podatka o razlogu koriščenja dopusta ne obstaja, razen npr. v izjemnih primerih, ko gre za koriščenje dodatnih dni dopusta, ki so glede na določbe zakonodaje oz. relevantne kolektivne pogodbe vezani na osebne dogodke oz. okoliščine, kot so rojstvo, poroka, prvi dan šole itd. V takšnih primerih bi delodajalec izjemoma lahko zahteval tudi dodatna pojasnila, da bi lahko preveril upravičenost koriščenja dopusta.

Več o obdelavi osebnih podatkov v delovnih razmerjih lahko preberete v citiranih smernicah in v priročniku Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju?, ki je dostopen na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura_delovna_populacija.pdf.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo