Seznanitev z osebnimi podatki najemnika

Datum

16.03.2023

Številka

07121-1/2023/363

Kategorije

Informiranje posameznika, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Sprašujete, ali ima najemodajalec pravico do seznanitve s stalnim oz. začasnim naslovom najemnika oz. uporabnika stanovanja, preden se ta stalno prijavi na naslovu najemodajalca? Menite, da bi morali vedeti, od kod prihaja, še posebej zato, ker menite, da ima dvojno oz. trojno državljanstvo.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov najemnikov bi lahko bila najemna pogodba ali zakonska obveznost (npr. v zvezi s posredovanjem podatkov Finančni upravi RS zaradi obračuna dohodnine). Stranke najemne pogodbe v namen identifikacije običajno poleg imena in priimka opredelijo še druge podatke (npr. naslov in datum rojstva). Upravljavec lahko za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogleda v njegove uradne identifikacijske dokumente. Osebnih podatkov pa za druge namene ne sme uporabiti.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr.:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Če gre v vašem primeru za najemnika, pojasnjujemo, da bi lahko bila pravna podlaga za obdelavo njegovih osebnih podatkov najemna pogodba, skladno z zgoraj citirano (b) točko prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ali zakon po točki (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (v zvezi z obveznostjo plačila dohodnine iz dohodka iz oddajanja premoženja v najem). Ob tem opozarjamo, da se lahko zaradi sklenitve najemne pogodbe obdelujejo zgolj podatki, ki so za izvajanje te pogodbe nujno potrebni. Tako npr. 91. člen Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO, 90/21 in 18/23 – ZDU-1O, SZ-1) določa minimalne sestavine najemne pogodbe, med drugim ime in priimek najemnika in oseb, ki bodo skupaj z najemnikom uporabljale stanovanje. Pri sklepanju najemne pogodbe se običajno poleg imena in priimka strank najemne pogodbe zaradi identifikacije posameznika opredeli še kakšen osebni podatek, npr. njegov naslov in datum rojstva. Poleg tega sme upravljavec osebnih podatkov skladno s prvim odstavkom 94. člena ZVOP-2 za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Osebnih podatkov seveda za druge namene upravljavec ne sme uporabiti.

Prav tako opozarjamo, da je zaradi obračuna dohodnine skladno z Zakonom o dohodnini (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 9/12 – odl. US, 24/12, 30/12, 40/12 – ZUJF, 75/12, 94/12, 52/13 – odl. US, 96/13, 29/14 – odl. US, 50/14, 23/15, 55/15, 63/16, 69/17, 21/19, 28/19, 66/19, 39/22, 132/22 – odl. US in 158/22, ZDoh-2) ob vložitvi vloge za napoved za odmero dohodnine iz dohodka iz oddajanja premoženja v najem treba na predpisanem obrazcu na Prilogi 11, ki ga določa Pravilnik o obrazcih za napovedi za odmero akontacije dohodnine ter obrazcih za napovedi za odmero dohodnine od dohodka iz kapitala in dohodka iz oddajanja premoženja v najem (Uradni list RS, št. 80/19, 195/20, 43/22, 54/22 in 166/22), vpisati ime, priimek, naslov, državljanstvo in davčno številko najemnika oz. izplačevalca najemnine. Za navedene osebne podatke je tako zakonsko predpisano, da jih lahko najemodajalec kot upravljavec zbira oz. vodi zaradi izpolnitve navedene zakonske obveznosti.

V primeru da najemne pogodbe niste sklenili, oziroma je sin vaših najemnikov dejansko v najemni pogodbi naveden zgolj uporabnik in ste zaradi prijave stalnega prebivališča pri upravni enoti podpisali soglasje, pa IP prav tako meni, da je poleg imena in priimka treba opredeliti še vsaj kakšen osebni podatek, na podlagi katerega je mogoče posameznika nedvomno opredeliti, kar bi eventualno lahko bil tudi naslov prebivanja. Vsekakor je treba v vsakem primeru zbirati zgolj tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni in ne na zalogo (načelo najmanjšega obsega podatkov). Osebnih podatkov za druge namene seveda ni dovoljeno uporabiti (jih npr. brez pravne podlage posredovati tretjim osebam).

Kot upravljavec osebnih podatkov morate posameznikom med drugim pojasniti, v katere namene obdelujete njihove osebne podatke, o pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov, uporabnikih osebnih podatkov, obdobju hrambe osebnih podatkov, pravicah posameznika, itd. Več informacij glede obveščanja posameznikov je dostopnih na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov. Posameznik na podlagi informacij sam odloči, ali vam bo osebne podatke posredoval, vi pa se lahko v primeru neposredovanja seveda tudi odločite, da z osebo ne stopite v najemno razmerje.

V upanju, da ste prejeli odgovor na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo