Posredovanje osebnih podatkov upravni enoti

Datum

03.06.2026

Številka

07120-1/2026/238

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Postopki na centrih za socialno delo

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaš dopis, v katerem zaprošate za tolmačenje podlage za posredovanje osebnih podatkov, ki jih CSD pridobi v svojih postopkih, upravni enoti v postopku ugotavljanja stalnega prebivališča. Pojasnjujete, da upravna enota v postopkih ugotavljanja stalnega prebivališča določene osebe na podlagi 18. člena Zakona o prijavi prebivališča ter 34.a in 139. člena Zakona o splošnem upravnem postopku CSD zaproša za posredovanje sledečih podatkov:

-ali iz razpoložljivih evidenc in drugih postopkov, ki jih CSD vodi, izhaja, da je imenovana oseba prejemnica socialno varstvenih pravic;

-na kateri naslov prejema pisanja CSD oz. kam ji morebitna pisanja CSD naslavlja;

-ali je CSD znano, da prebiva na njihovem območju oz. kje prebiva, na katerem naslovu in s kom prebiva (imena oseb, če so CSD poznana);

-ali je CSD imenovano osebo obravnaval pri kakršnem koli drugem postopku iz njegove pristojnosti, kje je pridobil podatek, da se nahaja na drugem naslovu, ki se razlikuje od naslova iz uradnih evidenc;

-ter ostale podatke, na podlagi katerih bodo po izvedenem ugotovitvenem postopku lahko uskladili podatke v registru z dejanskimi.

Pojasnjujete, da glede na navedeno zaprosilo upravni enoti posredujete podatek o tem, ali je navedena oseba prejemnica socialno varstvenih pravic, za ostala vprašanja pa menite, da upravna enota na podlagi 18. člena Zakona o prijavi prebivališča nima pravne podlage. Zaprošate za mnenje IP.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

18. in 19. člen ZPPreb-1 ne predstavljata neposredne pravne podlage v smislu določbe iz točke c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 za posredovanje osebnih podatkov, ki jih CSD pridobi v svojih postopkih, upravni enoti v postopku ugotavljanja stalnega prebivališča.

Po mnenju IP bi v konkretnem primeru CSD lahko osebne podatke iz svojih postopkov, na obrazloženo zahtevo upravne enote, posredoval na podlagi 34.a člena ZUP v povezavi z 18. in 19. členom ZPPreb-1, če so ti podatki nujno potrebni v postopku ugotavljanja stalnega prebivališča po ZPPreb-1 in če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (četrti odstavek 6. člena ZVOP-2). Pri tem se mora pri posredovanju podatkov vedno upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov. Kot pojasnjuje IP v nadaljevanju mnenja, se IP poraja dvom o sorazmernosti nabora zahtevanih podatkov.

IP še dodaja, da nima pristojnosti v nadzornem postopku ugotavljati, ali se v konkretnih upravnih postopkih (med katere sodi tudi postopek ugotavljanja stalnega prebivališča) ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da v okviru mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi za posredovanje) mora biti podana pravna podlaga. V konkretnem primeru je potrebno upoštevati tudi določbe 39. člena ZVOP-2 (posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja). Za posredovanje osebnih podatkov po tej določbi morata biti izpolnjena dva pogoja, in sicer pravna podlaga v skladu s 6. členom ZVOP 2, pri čemer je pomembno izpostaviti, da se točka (f) prvega pododstavka (zakoniti interesi) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog, ter podana zahteva v skladu z 41. členim ZVOP-2 (razen, če drug zakon določa drugače), ki med drugim določa, da mora zahteva za posredovanje vsebovati podatek o namenu obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve. Utemeljitev zahteve je obveznost vlagatelja zahteve.

Kot izhaja že iz vašega zaprosila, so za posredovanje podatkov v konkretni zadevi relevantne določbe Zakona o prijavi prebivališča (ZPPreb-1) in Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ZUPJS). Tretji odstavek 18. člena ZPPreb-1 določa, da upravna enota po uradni dolžnosti uvede postopek ugotavljanja stalnega prebivališča, če posameznik ne izpolni obveznosti iz prejšnjega odstavka ali če dvomi, da posameznik kljub njegovi izjavi na naslovu prijavljenega stalnega prebivališča stalno prebiva. Ta postopek uvede tudi, če ga predlaga občina, na naslovu katere ima posameznik prijavljeno stalno prebivališče, ali občina, na območju katere posameznik prebiva. Navedeni člen v petem odstavku nadalje določa, da Pošta Slovenije upravni enoti na njeno zahtevo posreduje podatke o preusmeritvah poštnih pošiljk posameznika, za katerega je uveden postopek. V sedmem odstavku isti člen določa še, da krajevno pristojna policijska postaja na podlagi pisne zahteve upravne enote, z namenom ugotovitve okoliščin dejanskega prebivanja v postopku ugotavljanja stalnega prebivališča, zbira informacije, ali stranka postopka na naslovu dejansko prebiva, ter o tem pisno obvesti upravno enoto, ki je dala zahtevo. Če upravna enota v postopku ugotavljanja stalnega prebivališča posamezniku po določbah tega zakona stalnega prebivališča ne more prijaviti, mu v skladu z določbami 19. člena ZPPreb-1 določi zakonsko prebivališče na naslov občine, na območju katere stalno prebiva. V skladu s šestim odstavkom 19. člena upravna enota obvesti občino oziroma center za socialno delo o določitvi zakonskega prebivališča posameznika. Občina oziroma center za socialno delo o novih dejstvih glede prebivanja posameznika obvesti upravno enoto. V skladu s prvim odstavkom 52. člena ZUPJS lahko centri za socialno delo osebne podatke, ki se vodijo v centralni zbirki podatkov iz 49. člena tega zakona, in podatke, ki jih pridobivajo od upravljavcev zbirk osebnih podatkov iz 51. člena tega zakona, obdelujejo samo za potrebe odločanja in vodenja zbirk po tem zakonu.

IP ugotavlja, da iz 18. in 19. člena ZPPreb-1 neposredno ne izhaja pravna podlaga v smislu določbe iz točke c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 za posredovanje osebnih podatkov, ki jih CSD pridobi v svojih postopkih, upravni enoti v postopku ugotavljanja stalnega prebivališča.

V zvezi s pridobivanjem osebnih podatkov na podlagi 139. in 34.a člena ZUP, pa IP pojasnjuje naslednje. ZUP v 139. členu navaja preiskovalna pooblastila organa oziroma uradne osebe, ki vodi postopek ter ureja obveznost pridobivanja podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc po uradni dolžnosti. Potrebno je pojasniti, da ni vsaka zbirka, ki jo upravni organ ustvari z zbiranjem in obdelavo osebnih podatkov, ki se izvaja na podlagi zakona (6(1)(c) Splošne uredbe), tudi uradna evidenca. Razlikovati je treba med uradnimi evidencami in zbirkami, ki jih upravni organi ustvarijo med vodenjem konkretnega upravnega postopka. ZUP v prvem odstavku 179. člena določa., da državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil izdajajo potrdila in druge listine (izpiske, certifikate itd.) o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidence. V skladu z drugim odstavkom 179. člena ZUP se za uradno evidenco šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil. Potrdila in druge listine o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, morajo biti v skladu s podatki uradne evidence. Taka potrdila oziroma druge listine veljajo za javne listine (tretji odstavek 179. člena ZUP). Uradna evidenca je tako zbirka osebnih podatkov, ki jo na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil, vodi državni organ, samoupravna lokalna skupnost ali nosilec javnega pooblastila, vodi pa se v zvezi z njihovimi oblastnimi nalogami. V kategorijo uradnih evidenc spadajo, na primer, centralni register prebivalstva, matični register, register davčnih zavezancev, register stalnega prebivalstva in druge evidence. Upravni spis pa ni uradna evidenca, temveč je zbirka dokumentov zadeve, ki jih je upravni organ ustvaril ali prejel med vodenjem konkretnega upravnega postopka (npr. vloge, dokazila, zapisniki, odločba). Dostop do upravnega spisa ureja ZUP v 82. členu, medtem ko vpogled v in pridobitev podatkov iz uradnih evidenc (poleg 139. člena ZUP) urejajo posamezni področni predpisi. 139. člen tako ni primerna pravna podlaga za pridobivanje podatkov od CSD, ki jih ta pridobi v okviru vodenja konkretnih upravnih podatkov (torej iz upravnih spisov).

Drugače kot 139. člen ZUP, ki se nanaša zgolj na uradne evidence, pa se 34.a člen nanaša na »katerekoli zbirke osebnih podatkov«. Določba 34.a člena ZUP tako določa, da so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa brezplačno in najpozneje v roku 15 dni posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve. Z vidika načela zakonitosti obdelave osebnih podatkov je posredovanje podatkov na podlagi določbe 34.a člena ZUP torej mogoče, v kolikor obstajajo posebni (materialni) predpisi, ki za posamezne upravne postopke določajo zakonsko podlago za vsakokratno pridobivanje osebnih podatkov s strani organov.[3] ZVOP-2 v drugem odstavku 6. člena vsebuje (stroge) zahteve glede vsebin, ki jih mora določati zakon v primerih, ko obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju [in v zasebnem sektorju] poteka zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter prvega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe[4]. Ne glede na te določbe, pa se v skladu s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebi za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Po mnenju IP bi torej konkretnem primeru CSD lahko osebne podatke iz svojih postopkov, na obrazloženo zahtevo upravne enote posredoval na podlagi 34.a člena ZUP, če so ti podatki nujno potrebni v postopku ugotavljanja stalnega prebivališča po ZPPreb-1 in če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (četrti odstavek 6. člena ZVOP-2). Pri tem se mora pri posredovanju podatkov vedno upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, torej točko (c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Pri presoji sorazmernosti posredovanja podatkov iz posameznih postopkov CSD je treba upoštevati tudi, da Zakon o socialnem varstvu (ZSV)[5] za določene socialno varstvene storitve in postopke vsebuje posebne določbe o zaupnosti podatkov (npr. 16.j člen in 93. člen ZSV). Navedene določbe kažejo na posebej varovano naravo teh podatkov, kar je treba upoštevati pri presoji njihove nujnosti za namen ugotavljanja stalnega prebivališča in pri določitvi obsega podatkov, ki se lahko posredujejo upravni enoti. Glede konkretne zahteve se IP, glede na pojasnila iz vašega zaprosila, poraja dvom npr. o sorazmernosti zahteve po posredovanju podatkov o osebah, s katerimi imenovana oseba biva in njihovih imenih, o vseh postopih iz pristojnosti CSD, ki jih je ta vodil glede imenovane osebe ter zahteve po posredovanju (vseh) ostalih podatkov, na podlagi katerih bi upravna enota lahko uskladila podatke v registru z dejanskimi. IP na koncu še dodaja, da nima pristojnosti v nadzornem postopku ugotavljati, ali se v konkretnih upravnih postopkih (med katere sodi tudi postopek ugotavljanja stalnega prebivališča) ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013, IP namreč ne sme izvajati nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi in državne institucije (osebe javnopravnega sektorja) ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijaska pooblaščenka

---

[1]Uradni list RS, št. 52/16, 36/21, 3/22 – ZDeb in 62/24 – ZUOPUE.

[2]Uradni list RS, št. 62/10, 40/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 14/13, 56/13 – ZŠtip-1, 99/13, 14/15 – ZUUJFO, 57/15, 90/15, 38/16 – odl. US, 51/16 – odl. US, 88/16, 61/17 – ZUPŠ, 75/17, 77/18, 47/19, 189/20 – ZFRO, 54/22 – ZUPŠ-1, 76/23 – ZŠolPre-1B, 122/23 – ZŠtip-1C, 22/25 – ZZZRO-1, 40/25 – ZINR, 90/25 – ZPIZ-2O in 12/26 – ZSDP-1H.

[3]Glej tudi Komentar Zakona o splošnem upravne postopku (ZUP), P. Kovač, E. Kerševan, 1. knjiga, maj 2020, str. 292.

[4]V skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 je obdelava osebnih podatkov (kar vključuje tudi njihovo posredovanje) v javnem sektorju [in v zasebnem sektorju] zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti (v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe) zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon.

[5]Uradni list RS, št. 3/07 – uradno prečiščeno besedilo, 23/07 – popr., 41/07 – popr., 61/10 – ZSVarPre, 62/10 – ZUPJS, 57/12, 39/16, 52/16 – ZPPreb-1, 15/17 – DZ, 29/17, 54/17, 21/18 – ZNOrg, 31/18 – ZOA-A, 28/19, 189/20 – ZFRO, 196/21 – ZDOsk, 82/23, 84/23 – ZDOsk-1, 24/25 in 112/25.