Pridobitev podatka o dokončanju študija

Datum

13.05.2024

Številka

07121-1/2024/555

Kategorije

Informiranje posameznika, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pridobivanje OP iz zbirk

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Opisujete, da ste prejemnica državne štipendije in zaradi zdravstvenih težav niste pravočasno zaključili študija, zato je prišlo do mirovanja. CSD je brez predhodnega obvestila oz. ne da bi podatek pridobil z vaše strani, poslal povpraševanje na vašo fakulteto, kjer je pridobil podatke o vašem nedokončanju študija. Zanima vas, ali je bil postopek pravilen ter ali je prišlo do zlorabe pooblastil uradne osebe ter kaj lahko storite glede tega.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP poudarja, da ni pristojen za komentiranje vodenja konkretnih postopkov drugih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Na splošno pojasnjujemo, da mora za vsako obdelavo osebnih podatkov obstajati ustrezna pravna podlaga. Tako Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ki se uporablja med drugim glede postopka uveljavljanja državne štipendije, pravil o neupravičeno priznani pravici do državne štipendije ter zbirk podatkov) izrecno določa, da lahko centri za socialno delo od izvajalcev vzgojno-izobraževalne ali študijske dejavnosti med drugim pridobijo tudi podatke o vključenosti oseb v vzgojni oziroma izobraževalni oziroma višješolski zavod oz. o datumu zaključka izobraževanja.

Posameznik lahko skladno s Splošno uredbo sam uveljavlja pravico do seznanitve (dostopa) pri upravljavcih, za katere meni, da obdelujejo njegove osebne podatke in pridobi informacije, kot so npr. razpoložljive informacije v zvezi z virom podatkov (če osebni podatki niso pridobljeni od posameznika).

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

IP uvodoma pojasnjuje tudi, da ni pristojen za komentiranje vodenja konkretnih postopkov drugih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

V nadaljevanju vam podajamo splošen odgovor glede obdelave osebnih podatkov. Pojasnjujemo, da mora za obdelavo osebnih podatkov (kamor uvrščamo npr. seznanitev in posredovanje podatkov) obstajati ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Zgolj na splošno nadalje pojasnjujemo, da je postopek glede dodelitve oz. prejemanja državnih štipendij urejen v Zakonu o štipendiranju (Uradni list RS, št. 56/13, 99/13 – ZUPJS-C, 8/16, 61/17 – ZUPŠ, 31/18, 54/22 – ZUPŠ-1 in 122/23, ZŠtip-1), ki v 16. členu med drugim glede postopka uveljavljanja državne štipendije, pravil o neupravičeno priznani pravici do državne štipendije ter zbirk podatkov določa, da se uporabljajo določbe zakona, ki ureja uveljavljanje pravic iz javnih sredstev. Prvi odstavek 51. člena Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (Uradni list RS, št. 62/10, 40/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 14/13, 56/13 – ZŠtip-1, 99/13, 14/15 – ZUUJFO, 57/15, 90/15, 38/16 – odl. US, 51/16 – odl. US, 88/16, 61/17 – ZUPŠ, 75/17, 77/18, 47/19, 189/20 – ZFRO, 54/22 – ZUPŠ-1, 76/23 – ZŠolPre-1B in 122/23 – ZŠtip-1C, v nadaljevanju: ZUPJS) določa, da se podatki za osebe po tem zakonu, tudi podatki, ki štejejo za davčno tajnost, zbirajo neposredno od osebe oziroma njenega zakonitega zastopnika ter, po uradni dolžnosti, iz zbirk podatkov, ki jih v Republiki Sloveniji vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije. Oseba oziroma njen zakoniti zastopnik je centru za socialno delo dolžan dati vse podatke, o katerih pooblaščeni organi in organizacije ne vodijo zbirke podatkov. V drugem odstavku je nadalje določeno, da lahko Ministrstvo in centri za socialno delo brezplačno pridobivajo podatke za osebe po tem zakonu iz obstoječih zbirk podatkov naštetih upravljavcev, med njimi je predvideno tudi Ministrstvo za šolstvo in šport oziroma izvajalci vzgojno-izobraževalne ali študijske dejavnosti. Pridobita pa lahko naslednje podatke: podatke o vključenosti oseb v vzgojni oziroma izobraževalni oziroma višješolski zavod (ime vrtca ali osnovne šole ali srednje šole ali višje strokovne šole ter obdobje vključenosti), identifikacijska številka izobraževalnega zavoda (šifra PRS), datum izpisa iz izobraževalnega zavoda, datum zaključka izobraževalnega programa, identifikacijska številka vzgojno-izobraževalnega oziroma višješolskega programa, podatke o prijavljenih in sprejetih dijakih v dijaških domovih (osebno ime dijaka, naziv in naslov dijaškega doma, identifikacijska številka dijaškega doma (šifra PRS), podatek o letniku izobraževanja, datum prvega vpisa v izobraževalni program, podatek o opravljenih izpitih po letnikih in po študijskih letih, podatek o nazivu izobraževalnega programa in smeri, vrsta izobraževanja po KLASIUS, področje izobraževanja po KLASIUS, podatek o statusu (dijak, študent, udeleženec izobraževanja odraslih), podatek o načinu izobraževanja (redno oziroma izredno).

V zvezi z obveščenostjo posameznikov nadalje pojasnjujemo, da vam mora vsak upravljavec, še preden mu posredujete svoje podatke, podati informacije o obdelavi osebnih podatkov po 13. členu Splošne uredbe (npr. glede namena in pravne podlage za obdelavo), oz. lahko pri njemu uveljavljate pravico dostopa skladno s Splošno uredbo, ki je opredeljena v 15. členu Splošne uredbe. Pravico dostopa lahko uveljavljate pri upravljavcih, za katere menite, da obdelujejo vaše osebne podatke (npr. CSD ali vaša fakulteta). Namreč, prvi odstavek 15. člena Splošne uredbe določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter informacije, med drugim uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah ter kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom.

Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki.

Predlagamo vam, da v konkretnem postopku izkoristite morebitna pravna sredstva, če menite, da postopek ni bil voden skladno z zakonodajo, ki ureja dodeljevanje državnih štipendij. V zvezi z obdelavo osebnih podatkov pa lahko pri upravljavcih prejmete npr. informacije v zvezi z virom podatkov ter uporabnikih, oz. kategorijah uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti podatki.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka