Rok za ukinitev elektronskega predala po prenehanju delovnega razmerja

Datum

10.09.2025

Številka

07121-1/2025/1082

Kategorije

Elektronska pošta, Delovna razmerja

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 20. 8. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede roka deaktivacije elektronskega naslova delavca ob prekinitvi delovnega razmerja.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca. Konkreten rok v zakonodaji ni izrecno določen, zato je presoja na strani delodajalca, ki mora postopek ravnanja z elektronsko pošto ob prenehanju zaposlitve delavca urediti v internih aktih.

Delavec, ki odhaja, mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na tem elektronskem naslovu ne bo več dostopen.

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more in ne sme potrjevati primernosti posameznih rešitev oziroma pravilnikov ali njihovih določb, temveč lahko zakonitost ravnanja presoja le v okviru konkretnega nadzornega postopka, ko so znane vse okoliščine primera.

Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 – ZIUZDS; v nadaljevanju: ZDR-1) v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost. Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme obdelovati.

Delodajalec mora torej ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (48. člen ZDR-1). IP dodaja, da mora imeti delavec, ki odhaja, možnost, da iz službenega predala elektronske pošte bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (npr. na USB ključ) ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na tem elektronskem naslovu ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. IP pojasnjuje tudi, da mora delodajalec pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna tistemu delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah.

Konkreten rok, kot je na primer enoletno obdobje, v zakonodaji ni izrecno določen, zato je presoja na strani delodajalca, ki je odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Pomembno je, da delodajalec v internih aktih vnaprej predpiše pravila in pogoje, ki veljajo v takšnem primeru, torej tudi postopek ravnanja z elektronsko pošto in njeno vsebino ter možnosti posameznika ob prenehanju zaposlitve.

O vprašanjih, ki se nanašajo na uporabo službenih sredstev in obdelavo podatkov v povezavi z njimi, je IP podrobneje pisal v smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, kjer so na straneh 21–26 predstavljena tudi priporočila glede elektronske pošte. Smernice so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/go?u=https%3A%2F%2Fwww.ip-rs.si%2Ffileadmin%2Fuser_upload%2FPdf%2Fsmernice%2FSmernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka