Posredovanje podatkov v zapuščinski zadevi

Datum

17.06.2024

Številka

07120-1/2024/234

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Upravne enote, OP umrlih

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da vas družba iz Republike Hrvaške, ki po pooblastilu zastopa tujega odvetnika iz Republike Avstrije in pomaga pri iskanju neznanih dedičev v zapuščinskem postopku, prosi za podatek, kako bi lahko stopili v stik z družino pokojne osebe in njene še žive dedinje. V sami vlogi ne navajajo nobene zakonodaje, ki bi utemeljevala pridobitev podatkov. V zvezi s tem vas zanima:

-katera zakonodaja vzajemno velja med državami članicami (DČ) in Republiko Slovenijo pri izmenjavi osebnih podatkov za žive in mrtve osebe,

-ali lahko tuji odvetnik iz ene DČ pooblasti družbo z omejeno odgovornostjo (d.o.o.) za pridobivanje osebnih podatkov iz druge DČ, za pridobitev podatkov tretje DČ,

-ali mora odvetnik iz druge DČ dokazovati, da je vpisan v imenik odvetnikov,

-ali mora odvetnik iz druge DČ poleg navedbe zakonske podlage še z dokazili sodišča konkretizirati primer, katerega rešuje, oziroma dokazati, da mu sodišče nalaga pridobitev točno določenih osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Upravne enote, ki obdelujejo osebne podatke v okviru javnega sektorja Republike Slovenije, so zavezane uporabljati določbe Splošne uredbe in ZVOP-2.

Posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja, je urejeno v 39. členu ZVOP-2, postopek pa ureja 41. člen ZVOP-2. Za posredovanje osebnih podatkov po prvem in drugem odstavku 39. člena ZVOP-2 mora vlagatelj zahtevo praviloma vložiti v skladu z 41. členom ZVOP-2 ter izkazati pravno podlago po 6. členu ZVOP-2, v primeru zahteve za posredovanje osebnih podatkov iz registra stalnega prebivalstva, matičnega registra, evidence registriranih vozil ali centralnega registra prebivalstva pa skladno s četrtim odstavkom 39. člena ZVOP-2 pa zadostuje izkaz zakonitega interesa za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja.

Pogoji za opravljanje odvetniških storitev in odvetniškega poklica tujih odvetnikov v Republiki Sloveniji so določeni v ZOdv, glede zastopanja v upravnih postopkih pa veljajo pravila ZUP. Za razlago teh določb IP ni pristojen.

O b r a z l o ž i t e v:

Zahteva za posredovanje osebnih podatkov

Glede vašega vprašanja, katera zakonodaja vzajemno velja med državami članicami Evropske unije in Republiko Slovenijo pri izmenjavi osebnih podatkov, IP uvodoma poudarja, da ste kot upravna enota, ki obdeluje osebne podatke v okviru javnega sektorja Republike Slovenije, zavezani uporabljati določbe Splošne uredbe in ZVOP-2 (prvi odstavek 3. člena Splošne uredbe in prvi odstavek 4. člena ZVOP-2).

Vsak upravljavec mora imeti za obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za njihovo pridobivanje oziroma posredovanje, zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Po 6. členu Splošne uredbe so pravne podlage za obdelavo »običajnih« osebnih podatkov (tistih, ki niso posebne vrste ali v zvezi s kazenskimi obsodbami in prekrški), na kratko: privolitev, sklenitev ali izvajanje pogodbe, zakonska obveznost, zaščita življenjskih interesov, izvajanje naloge v javnem interesu ali javne oblasti in zakoniti interes.

Splošna uredba pa se ne uporablja za osebne podatke umrlih, vendar lahko države članice same določijo pravila za obdelavo teh osebnih podatkov. To področje je v Republiki Sloveniji urejeno v 9. členu ZVOP-2. Skladno s prvim odstavkom tega člena se osebni podatki umrlih posameznikov obdelujejo v skladu z zakonom. Skladno z drugim odstavkom tega člena upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom, in tistim uporabnikom, ki izkažejo pravni interes za uveljavljanje pravic pred subjekti javnega sektorja. Ne glede na to pa skladno s tretjim odstavkom tega člena upravljavec osebne podatke o umrlem posamezniku na njihovo zahtevo posreduje zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače. Določbe 9. člena ZVOP-2 se uporabljajo za osebne podatke umrlih posameznikov 20 let po njihovi smrti, če drug zakon ne določa drugače. To pomeni, da po preteku 20 let od smrti ti podatki niso več varovani kot osebni podatki po ZVOP-2 in zanje velja področna ureditev, npr. določbe Ustave RS in Obligacijskega zakonika.

Ob prejemu zahteve za posredovanje osebnih podatkov, četudi jo vloži tuj odvetnik ali tuja pravna oseba, morate upoštevati tudi določbe 39. člena (posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja) in 41. člena (postopek posredovanja osebnih podatkov) ZVOP-2. Skladno s prvim odstavkom 39. člena ZVOP-2 posredujejo osebe javnega sektorja osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana pravna podlaga v skladu s 6. členom tega zakona, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, razen če drug zakon določa drugače. Vsebina zahteve za posredovanje osebnih podatkov je predpisana v prvem odstavku 41. člen ZVOP-2, med drugim mora vlagatelj opredeliti tudi pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov.

V konkretnem primeru pa bi morda lahko odločali po četrtem odstavku 39. člena ZVOP-2, v katerem je določena posebna ureditev, ki velja za štiri zbirke osebnih podatkov: register stalnega prebivalstva, matični register, evidenco registriranih vozil in centralni register prebivalstva. Ker se za posredovanje taksativno naštetih podatkov iz teh zbirk ne uporabljata prvi in drugi odstavek 39. člena ZVOP-2, je po mnenju IP v takem primeru dovolj izkaz zakonitega interesa za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja. Ali je ta v konkretnem primeru podan, IP v mnenju ne more presojati, temveč morate kot upravljavec to presoditi sami upoštevaje okoliščine konkretnega primera. Glede na vaše vprašanje pa IP pojasnjuje, da praviloma ni nujno, da vlagatelj zahteve za izkaz takšnega interesa predloži dokazila sodišča. Bistveno je namreč, da izkaže, za uveljavljanje katerih pravic potrebuje zahtevane osebne podatke in pred katerimi organi javnega sektorja jih bo uveljavljal.

O posredovanju osebnih podatkov, ki ga izvedejo upravne enote, je IP izdal tudi mnenji št. 07120-1/2024/217 in št. 07120-1/2024/224, ki vam bosta lahko v pomoč pri obravnavanju tovrstnih zahtev. Dostopni sta na https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/, na tej spletni strani pa so objavljena tudi številna druga mnenja IP, ki so povezana z obdelavo osebnih podatkov na upravnih enotah.

Zastopanje v upravnih postopkih

Glede vaših vprašanj, ki se nanašajo na tujega odvetnika ter na zastopanje s strani tuje družbe, IP izpostavlja, da za to področje ni pristojen. Napotuje pa na Zakon o odvetništvu (ZOdv; Uradni list RS, št. 18/93, 24/96 – odl. US, 24/01, 54/08, 35/09, 97/14, 8/16 – odl. US, 46/16, 36/19 in 130/22), kjer so vprašanja opravljanja odvetniških storitev tujih odvetnikov v Republiki Sloveniji urejena različno za odvetnike iz držav, ki so države članice Evropske unije, Evropskega gospodarskega prostora ali Švicarske konfederacije, in za odvetnike iz drugih držav (glej 2.a člen ZOdv in 34.a do 34.f člen ZOdv). Na splošno pa glede zastopanja v upravnih postopkih veljajo določbe Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP; Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami). Skladno s 54.členom tega zakona je lahko pooblaščenec vsak, ki je poslovno popolnoma sposoben, tudi odvetniška družba ter fizična ali pravna oseba, ki je registrirana za opravljanje določene dejavnosti, ki je v neposredni zvezi s pravicami in obveznostmi, ki jih uveljavlja stranka. Če pa organ ugotovi, da pooblaščenec, ki ni odvetnik, očitno ni sposoben za zastopanje, opozori stranko na škodljive posledice, ki ji lahko nastanejo. Na podlagi teh določb pa ste dolžni sami presoditi, ali so v konkretnem primeru izpolnjeni vsi pogoji za veljavno zastopanje.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka