Neposredno trženje po klasični pošti

Datum

13.04.2023

Številka

07121-1/2023/497

Kategorije

Neposredno trženje, nagradne igre, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Telekomunikacije in pošta, Zakoniti interesi

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 27. 3. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede neposrednega trženja po klasični pošti. Zanima vas, ali lahko za namen nepremičninskega posredovanja ter iskanja potencialnih prodajalcev ali kupcev pošljete dopis stanovalcem določenega bloka, pri čemer pa informacije o imenih, priimkih in naslovih pridobite iz zemljiške knjige. Zanima vas še, kaj točno morajo ti dopisi vsebovati, da bodo skladni s Splošno uredbo o varstvu podatkov ter da v prihodnje ne boste imeli težav.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.1. Neposredno trženje po klasični pošti je dopustno zgolj kadar je podana ena izmed pravnih podlag, ki jih opredeljuje Splošna uredba o varstvu podatkov v 6. členu. V povezavi z neposrednim trženjem je to največkrat privolitev, pogodba ali zakoniti interesi upravljavca.

2.2. V kolikor upravljavec želi obdelovati osebne podatke na podlagi pravne podlage zakonitih interesov, mora z ustreznim testom tehtanja pretehtati, ali so zakoniti interesi upravljavca nujni in potrebni ter ali prevladajo nad pravicami in svoboščinami posameznikov.

3.3. Uporaba in nadaljnja obdelava osebnih podatkov iz javnih evidenc (npr. zemljiške knjige) ni neomejena.

4.4. Odgovornost za zakonito obdelavo osebnih podatkov je vedno na upravljavcu, kjer IP ne more namesto upravljavca določati vsebino dopisa oz. obsega obdelave, da bi bila ravnanja upravljavca skladna s predpisi o varstvu osebnih podatkov.

Obrazložitev

IP pojasnjuje, da je na vprašanje glede pridobivanja podatkov iz javnih evidenc (npr. zemljiške knjige) za namen neposrednega trženja (kot velja tudi v vašem primeru) že odgovoril in sicer z mnenjem št. 07121-1/2023/338 dne 9. 3. 2023, katerega predlagamo, da si preberete.

Pri tem pa IP sklepno poudarja, da s spremembo ZVOP-2 velja, da je neposredno trženje po klasični pošti dopustno zgolj kadar je podana ena izmed pravnih podlag, ki jih opredeljuje Splošna uredba v 6. členu (v povezavi z neposrednim trženjem največkrat privolitev; pogodba; zakoniti interesi upravljavca).

V zvezi z zagotavljanjem ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov na podlagi zakonitih interesov je še posebej pomembno, da še preden pride do obdelave OP posameznikov, upravljavec na podlagi okoliščin posameznega primera obdelave osebnih podatkov izvede t.i. predhodni test tehtanja, s katerim oceniti, ali so izpolnjeni pogoji za uporabo zakonitega interesa kot ustrezne pravne podlage. S takšnim testom, ki mora biti zaradi namenov dokazovanja v pisni obliki, upravljavec znotraj svojih procesov presoja, ali so nameni, za katere si prizadeva, zakoniti, ali je obdelava podatkov primerna in nujna za doseganje teh namenov ter ali obstaja ravnovesje med zasledovanim ciljem na eni strani in posegom v pravice in svoboščine posameznikov na drugi.

Da bi se upravljavec lahko zanašal na pravno podlago iz točke (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, morajo biti torej podani trije kumulativni (skupaj izpolnjeni) pogoji:

I.I. interes upravljavca mora biti zakonit oz. legitimen (torej upravičen, sprejemljiv, osnovan na zakonu), takšen interes pa mora biti jasno izražen, resničen in obstoječ ter utemeljen na nacionalnem pravu ali pravnih načelih;

II.II. obdelava mora biti nujna in potrebna za doseganje zakonitega interesa, za katerega si prizadeva upravljavec (ali omenjena obdelava v čim manjši meri vpliva na oz. ogroža pravico posameznikov do VOP. Taka obdelava je nujna, če ni nobenega drugega ukrepa, ki bi isti cilj dosegel z manjšim vplivom na pravico do VOP) .;

III.III. interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika ne prevladajo nad interesi upravljavca. Na tem mestu je potrebno izvesti test tehtanja med interesi upravljavca in interesi ali temeljnimi pravicami in svoboščinami posameznika (v tem kontekstu potrebno pretehtati tudi okvir razumnih pričakovanj posameznikov, predvsem v tistih kontekstih obdelave, ko posamezniki razumno ne pričakujejo nadaljnje obdelave. V vašem primeru bi bila na mestu potrebna torej presoja; ali stanovalci konkretne nepremičnine razumno lahko pričakujejo, da bodo podatki iz zemljiške knjige uporabljeni za obdelavo neposrednega trženja s strani nepremičninske agencije?)

Skladno z navedenim pa poudarjamo, da uporaba in nadaljnja obdelava osebnih podatkov iz javnih evidenc nikakor ne more biti neomejena, saj bi bilo to v nasprotju tako z načelom omejitve namena in načelom sorazmernosti (oz. najmanjšega obsega podatkov).

IP pri tem sklepno še pojasnjuje, da je odgovornost za zakonito obdelavo osebnih podatkov vedno na upravljavcu osebnih podatkov, ki mora biti zakonito obdelave OP tudi dokazati. IP izven postopka inšpekcijskega nadzora ali drugega upravnega postopka ne more podajati konkretnih stališč v zvezi s posameznimi vprašanji s področja varstva osebnih podatkov in zato tudi ne more podajati konkretnih navodil o tem, kaj točno naj vaši dopisi stanovalcem vsebujejo, da bodo skladni s Splošno uredbo o varstvu podatkov in ZVOP-2.

V upanju, da so vam naši odgovori v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil

Grega Rudolf, asistent svetovalca pri IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka