Skladnost obrazca

Datum

03.12.2024

Številka

07121-1/2024/1495

Kategorije

Davčni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede skladnosti določenega obrazca s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi.

ZMVN-1 v 35. členu določa, kateri podatki se vodijo in vzdržujejo v evidenci trga nepremičnin.

Podatki evidence trga nepremičnin, razen osebnih podatkov iz prve in druge alineje drugega odstavka 35. člena tega zakona in podatkov, ki jih pogodbene stranke kupoprodajnih in najemnih pravnih poslov opredelijo kot poslovno skrivnost v skladu z zakonom, ki ureja gospodarske družbe, so javni ne glede na določbe o varovanju davčne tajnosti, kot jo določa ZDavP-2.

Nadzor nad izvajanjem 28., 36., 37., 40. in 41. člena ZMVN-1 opravlja ministrstvo, pristojno za izvajanje množičnega vrednotenja.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru neobvezujočega mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnega obrazca, ki ste ga priložili vašemu zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP uvodoma pojasnjuje tudi, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

IP splošno pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Zakon o množičnem vrednotenju nepremičnin (Uradni list RS, št. 77/17, 33/19, 66/19, 54/23 – odl. US; v nadaljevanju: ZMVN-1) v 35. členu določa, da je evidenca trga nepremičnin večnamenska zbirka podatkov o kupoprodajnih pravnih poslih z nepremičninami in o najemnih pravnih poslih za stavbe in dele stavb. V evidenci trga nepremičnin se vodijo in vzdržujejo naslednji podatki:

-osebno ime, naslov in enotna matična številka pogodbene stranke, ki je fizična oseba, ali ime oziroma firma, sedež in matična številka pogodbene stranke, ki je pravna oseba, ter državljanstvo ali država sedeža ter pravnoorganizacijska oblika pogodbenih strank,

-osebno ime, enotna matična številka, naslov elektronske pošte in telefonska številka osebe, ki v imenu osebe, zavezane za poročanje v evidenco trga nepremičnin v skladu s 36. in 37. členom tega zakona, sporoči podatke v evidenco trga nepremičnin,

-datum sklenitve pravnega posla, za najemne pravne posle pa tudi datum začetka in prenehanja najema,

-vrsta pravnega posla,

-vrsta nepremičnine, za najemne posle pa tudi vrsta in velikost oddane površine,

-identifikacijska oznaka parcel, stavb in delov stavb,

-podatki o nepremičninah, ki so predmet pravnih poslov,

-cena ali najemnina in

-drugi podatki, ki vplivajo na ceno ali najemnino.

V četrtem odstavku 35. člena je določano, da se organu vrednotenja zaradi enolične identifikacije fizičnih oseb, ki so pogodbene stranke v poslih z nepremičninami in za katere je treba sporočati podatke v evidenco trga nepremičnin, omogočita prevzemanje podatkov o osebnem imenu, naslovu in EMŠO teh oseb s samodejnim povezovanjem s centralnim registrom prebivalstva ter prevzemanje osebnih podatkov o družbenikih in poslovnih deležih, osebah, pooblaščenih za zastopanje, in nadzornikih iz Poslovnega registra Slovenije, ki ga vodi Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve.

IP nadalje pojasnjuje, da Pravilnik o evidenci trga nepremičnin (Uradni list RS, št. 35/18) v prvem odstavku 3. člena podrobneje opredeljuje najemne pravne posle, ki se vodijo v evidenci trga nepremičnin, in sicer določa, da se kot vrsta odplačnega najemnega pravnega posla za stavbe in dele stavb vodijo:

-oddajanje v najem na prostem trgu,

-oddajanje v najem povezanemu najemojemalcu,

-oddajanje stanovanjskih stavb in delov stavb v najem za najemnino, določeno na podlagi zakona,

-oddajanje denacionaliziranih stanovanjskih stavb in delov stavb v najem na podlagi upravne ali sodne odločbe in

-drugo odplačno oddajanje v najem.

V prvem odstavku 44. člena ZMVN-1 nadalje določa, da so podatki evidence trga nepremičnin, razen osebnih podatkov iz prve in druge alineje drugega odstavka 35. člena tega zakona in podatkov, ki jih pogodbene stranke kupoprodajnih in najemnih pravnih poslov opredelijo kot poslovno skrivnost v skladu z zakonom, ki ureja gospodarske družbe, javni ne glede na določbe o varovanju davčne tajnosti, kot jo določa zakon, ki ureja davčni postopek (ZDavP-2).

ZMVN-1 v 37. členu nadalje določa, da se za namene tega zakona za najemne pravne posle štejejo posli oddajanja stavb in delov stavb v odplačni najem, ki so za najmanj šest mesecev sklenjeni na podlagi najemne ali podnajemne pogodbe ali dodatka k najemni ali podnajemni pogodbi, ki je sklenjen zaradi spremembe najemnine ali trajanja najema. Podatke o najemnih pravnih poslih morajo v evidenco trga nepremičnin poslati:

-Finančna uprava Republike Slovenije iz podatkov napovedi za odmero dohodnine od dohodka iz oddajanja premoženja v najem,

-najemojemalci, ki se v skladu s predpisi, ki urejajo davčni postopek, štejejo kot plačniki davka v obračunu davčnega odtegljaja dohodnine od dohodka iz oddajanja premoženja v najem,

-najemodajalci pravne osebe ali samostojni podjetniki posamezniki,

-najemodajalci, ki so upravljavci stavb ali delov stavb v lasti Republike Slovenije,

-najemodajalci, ki so upravljavci stavb ali delov stavb v lasti lokalnih samoupravnih skupnosti, in

-upravniki večstanovanjskih ali poslovnih stavb za dele stavb v solastnini lastnikov delov stavb v večstanovanjski ali poslovni stavbi.

ZMVN-1 v 45. členu določa, da nadzor nad izvajanjem 28., 36., 37., 40. in 41. člena tega zakona opravlja ministrstvo, pristojno za izvajanje množičnega vrednotenja.

V skladu z 11. členom Zakona o finančni upravi (Uradni list RS, št. 25/14, 39/22, 14/23, 47/24 – odl. US; v nadaljevanju: ZFU) ima FURS različne naloge, med njimi tudi odmera in obračun obveznih dajatev. V skladu s prvim odstavkom 16. člena ZFU uradna oseba pridobiva obvestila in podatke od oseb, ki bi lahko dale koristne podatke za opravljanje nalog finančne uprave, določene z zakonom. Nadalje prvi odstavek 17. člena ZFU določa, da lahko uradna oseba zahteva od zavezanca in osebe, ki je dolžna sporočiti podatke in predložiti listine, dokumente in druge zapise, da ji v določenem roku in na določenem kraju sporoči kateri koli podatek ali predloži dokument, potreben za opravljanje nalog finančne uprave, ne glede na obliko, v kateri se nahaja. Oseba na zahtevo uradne osebe sporoči tudi podatke o osebi, pooblaščeni za opravljanje poslov, pri opravljanju katerih naj bi bila storjena kršitev predpisov. Uradna oseba pa lahko na podlagi drugega odstavka istega člena zahteva podatke, listine, dokumente in druge zapise tudi od vsake druge osebe, ki ni zavezanec, je pa posredno ali neposredno udeležena v poslu, ali vsake druge osebe, ki z zahtevanimi listinami in dokumenti razpolaga ali bi te listine in dokumente morala imeti.

Glede zbiranja podatkov 46. člen ZFU nadalje splošno določa, da finančna uprava zbira osebne in druge podatke pri opravljanju z zakoni in drugimi predpisi določenih nalog neposredno od oseb, na katere se ti podatki nanašajo, od drugih oseb, ki razpolagajo s podatki, in iz obstoječih zbirk podatkov.

FURS je v skladu z 11. členom Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 13/11 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZDavP-2) tudi davčni organ in lahko v skladu z 2. členom ZDavP-2 postopa po tem zakonu, kadar odloča o obveznostih in pravicah posameznikov v postopku pobiranja davka. V prvem odstavku 10. člena ZDavP-2, v katerem je urejeno načelo dolžnosti dajanja podatkov, je določeno, da morajo zavezanci za davek davčnemu organu dajati resnične, pravilne in popolne podatke, ki jih davčni organ potrebuje za pobiranje davka.

Iz navedenega izhaja, da ima FURS dokaj široka pooblastila, da tako od zavezancev kot tudi organov in drugih oseb zahteva podatke in vso dokumentacijo, ki jo ti vodijo in je pomembna za opravljanje nalog FURS. Ob tem pa IP poudarja, da mora FURS izkazati, da so zahtevani podatki potrebni za odločanje v konkretni zadevi iz njegove pristojnosti. IP namreč opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev posamičnega zakonitega namena obdelave. To pomeni, da osebnih podatkov ni dopustno zbirati »na zalogo«, ampak je pridobivanje posameznih vrst osebnih podatkov in njihova uporaba dopustna v primeru jasno izkazane pravne podlage, torej če so ti osebni podatki (v konkretnem primeru davčna ali identifikacijska številka) potrebni za konkreten davčni postopek ali za druge zakonite namene. Ob tem IP izpostavlja, da gre v primeru zahtevanih osebnih podatkov za identifikacijske podatke posameznika in bi bilo verjetno (ob predpostavki jasno izkazane pravne podlage) težko izkazati, zakaj sta za dosego konkretnega namena obdelave potrebna oba kontaktna podatka oziroma zakaj ne zadostuje zgolj en identifikacijski podatek. IP je sicer že večkrat poudaril, da zbiranje dveh enoličnih identifikatorjev (EMŠO in davčne številke) načeloma ni potrebno in ni v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru odmere in obračuna dohodnine).

IP vam svetuje, da se v zvezi z vsebino konkretnega obrazca obrnete neposredno na upravljavca (FURS). IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih obrazcev, drugih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov. Upravljavec (v konkretnem primeru FURS) je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka