Vpogled v spis

Datum

03.08.2023

Številka

07120-1/2023/374

Kategorije

Upravne enote, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja podatkov odvetniku.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ne more voditi pritožbenega, inšpekcijskega ali drugega nadzornega postopka v zvezi s pravico iz 82. člena ZUP. Prav tako se IP ni pristojen konkretno opredeljevati do primerov uveljavljanja te pravice. IP bi bil pristojen za odločanje o pravici do vpogleda v upravno zadevo po 82. členu ZUP le v primeru, če bi sam nastopal  kot upravni organ.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage, namenov in obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo posredovanje, zakonito in ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku  6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP nadalje pojasnjuje, da Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZUP) v prvem in drugem odstavku 82. člena določa posebno procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP. Pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki imajo tako stranke in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. IP pa poudarja, da ta pravica vsebinsko ne spada v pristojnost IP, zaradi česar IP ne more voditi pritožbenega, inšpekcijskega ali drugega nadzornega postopka v zvezi s tem. Prav tako se IP ni pristojen konkretno opredeljevati do primerov uveljavljanja te pravice. IP bi bil pristojen za odločanje o pravici do vpogleda v upravno zadevo po 82. členu ZUP le v primeru, če bi sam nastopal  kot upravni organ (npr. če stranka pritožbenega postopka pri IP vloži zahtevo za vpogled v dokumente pritožbene zadeve).

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka