Zakonitost zahteve za posredovanje originalne dokumentacije med izvajanjem postopka rednega nadzora

Datum

04.08.2026

Številka

07121-1/2026/765

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zakonitosti zahteve za posredovanje originalne dokumentacije med izvajanjem postopka rednega nadzora nad namensko porabo sredstev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1, 10/26 – ZP-1L; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Izvajalec nadzora bi moral izkazati, zakaj je za dosego namena obdelave (izvedbo nadzora) nujno posredovanje originalne dokumentacije oziroma zakaj tega namena ni mogoče doseči s posredovanjem kopij.

Ob morebitnem posredovanju originalne dokumentacije je treba poskrbeti za varnost njenega posredovanja in hrambe ter jo po izpolnitvi namena obdelave pridobiti nazaj in nadalje varno hraniti.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za zakonito obdelavo osebnih podatkov. To presojo lahko opravi IP le v okviru konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov. Presojo, ali v posameznem primeru obstojijo pogoji za zakonito obdelavo (v konkretnem primeru posredovanje) osebnih podatkov, mora opraviti upravljavec sam (v konkretnem primeru vaše društvo), IP pa sme glede na razpoložljive informacije zgolj opozoriti na relevantne pravne podlage, na podlagi katerih lahko upravljavci izvedejo to presojo.

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba v 6. členu določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP pojasnjuje, da je odločitev o tem, katera dokumentacija bo predmet nadzora, v pristojnosti izvajalca nadzora (v konkretnem primeru zveze društev), vaše društvo kot subjekt nadzora nanjo nima nikakršnega vpliva. Izvajalcem nadzora mora biti zagotovljena samostojnost in neodvisnost pri njihovem delu, predvsem pa jim mora biti omogočen dostop do dokumentov in s tem tudi osebnih podatkov (tako zaposlenih kot drugih oseb), povezanih z nadzorom, to je do vseh tistih podatkov, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Obdelovati je torej treba samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev posamičnega zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru ustrezno izvedbo postopka rednega nadzora nad namensko porabo sredstev).

IP nadalje pojasnjuje, da iz pogodbene in druge dokumentacije, ki ste jo priložili, po mnenju IP najverjetneje ne izhaja, da bi moralo vaše društvo posredovati originalno dokumentacijo (ob tem IP ponovno poudarja, da tega izven nadzornega ali drugega upravnega postopka ne more presojati). Izvajalec nadzora bi tako moral izkazati, zakaj je za dosego namena obdelave (izvedbo nadzora) nujno posredovanje originalne dokumentacije oziroma zakaj tega namena ni mogoče doseči s posredovanjem kopij. IP vam zato svetuje, da se obrnete na izvajalca nadzora za podajo ustreznih pojasnil s tem v zvezi. V kolikor bi to izkazal, IP opozarja, da vas k varovanju in hrambi izvirne dokumentacije zavezujejo določeni predpisi, zato je treba ob njenem morebitnem posredovanju poskrbeti za varnost njenega posredovanja in hrambe ter jo po izpolnitvi namena obdelave pridobiti nazaj in nadalje varno hraniti. Tudi izvajalec nadzora mora upoštevati vse obveznosti, h katerim je zavezan na podlagi zakonodaje, pogodbene dokumentacije in internih aktov.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov in kako naj to posredovanje poteka, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov, ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo. IP se v mnenju ne more in ne sme postaviti v vlogo odločevalca (razsojevalca) v posameznih primerih in odločiti o upravičenosti posredovanja podatkov ali celo odrediti/prepovedati določenemu zavezancu posredovanje določenih podatkov in način, na katerega naj to izvede.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka