Obdelava podatkov o določenem režimu gibanja v razmerju do delodajalca

Datum

06.02.2026

Številka

07120-1/2026/56

Kategorije

Zdravstveni osebni podatki, Delovna razmerja, Pridobivanje OP iz zbirk, Varnost osebnih podatkov

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 31. 1. 2026 prejeli vaša vprašanja v zvezi z obdelavo podatkov o režimu gibanja, ki ga v zvezi z bolniško odsotnostjo za pacienta določi zdravnik:

1.

Ali lahko delodajalec za informacije pokliče po telefonu;

2.

Ali lahko delodajalec zaprosi za informacije po običajni e-pošti;

3.

Kakšen zahtevek delodajalca ustreza vsem predpisom in varnosti;

4.

Ali mora biti zahtevek delodajalca podpisan s strani direktorja ali druge odgovorne osebe;

5.

Ali je podatek o režimu gibanja zaupen osebni podatek in mora izvajalec zdravstvene dejavnosti upoštevati vsa določila Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov in Zakona o pacientovih pravicah (ZPacP).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1; ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

1.

Dajanje informacij o določenem režima gibanja pacientovemu delodajalcu je dopustno tudi po telefonu, vendar le, če se izvajalec zdravstvene dejavnosti lahko prepriča o tem, da gre res za pacientovega delodajalca in za upravičeno osebo pri delodajalcu (npr. na podlagi klicev z vnaprej dogovorjene in preverjene številke, na podlagi vnaprej dogovorjenih gesel za identifikacijo, na podlagi povratnega klica na javno objavljeno številko delodajalca).

2.

Dajanje zgornjih informacij je dopustno tudi po e-pošti, vendar mora biti vsebina šifrirana, geslo za dešifriranje pa poslano po varni poti (npr. po SMS). To velja tako za delodajalca kot za izvajalca zdravstvene dejavnosti. Drug pogoj je, da je zanesljivo ugotovljeno, da je pošiljatelj pacientov delodajalec (npr. z varnim elektronskim podpisom).

3.

Zahteva delodajalca mora vsebovati elemente iz prvega odstavka 41. člena ZVOP-2 (gl. obrazložitev).

4.

Zahteva delodajalca mora biti poslana s strani osebe, ki zastopa delodajalca, kar vključuje zakonitega zastopnika, statutarnega zastopnika in zastopnika po pooblastilu, ali poslana s strani zaposlenega, ki je za obdelavo teh osebnih podatkov pooblaščen s strani delodajalca. 

5.

Podatki o določenem režimu gibanja (»bolniški red« ali »navodila o ravnanju zavarovanca«) za pacienta med bolniško odsotnostjo so podatki o zdravstvenem stanju in se zato uvrščajo med posebne vrste podatkov. Za te podatke veljajo vse določbe predpisov s področja varstva osebnih podatkov, ki pridejo v poštev pri neki konkretni obdelavi teh osebnih podatkov. Pravila varstva osebnih podatkov ne veljajo le, če gre za absolutno anonimizirane podatke.

Obrazložitev:

Glede klicev po telefonu predlagamo ogled naslednjega mnenja:

https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/sporo%C4%8Danje-informacij-o-pacientovem-zdravstvenem-stanju-svojcem-po-telefonu-1659596675.

Glede šifriranja e-sporočil predlagamo ogled naslednjega mnenja:

https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/na%C4%8Din-po%C5%A1iljanja-laboratorijskega-izvida-po-e-po%C5%A1ti-pacientu-1698230966.

Glede vsebine zahteve prvi odstavek 41. člena ZVOP-2 določa, da mora ta vsebovati:

-podatke o vlagatelju zahteve (za fizično osebo: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča; za samostojnega podjetnika posameznika, posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež in matično številko) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

-pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

-namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

-predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

-vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

-obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

Glede vprašanja, katera oseba mora podati zahtevo, pojasnjujemo, da predpisi tega izrecno ne določajo. Pomembno je, da zahteve ne poda tista oseba pri delodajalcu, ki po notranjih pravilih ni upravičena do vlaganja tovrstnih zahtev. Še bolj pomembno je, da informacij ne prejeme tista oseba pri delodajalcu, ki do prejema informacij po notranjih pravilih ni upravičena. Praviloma zahtevo poda zastopnik delodajalca ali od njega pooblaščena oseba (npr. pooblaščeni delavec v kadrovski službi, vodja kadrovske službe). Idealno je, če je ta oseba v zahtevi navedena tudi kot prejemnik. Vendar tudi, če je prejemnik drug predstavnik delodajalca, to še ne pomeni nujno, da je zahteva neustrezna, saj je tudi ta predstavnik lahko ustrezno notranje pooblaščen za prejem podatkov. Dodajamo še, da ambulanta družinske medicine ne more preverjati notranjih pravil in pooblastil pri delodajalcu. V primeru sumljivih okoliščin predlagamo, da se pred posredovanjem informacij pri delodajalcu preveri, kdo je upravičenec ali pa se informacije pošlje na javno objavljen »uradni« naslov.  

Glede narave podatkov o določenem režimu gibanja pojasnjujemo, da definicija podatkov o zdravstvenem stanju (tj. »zdravstvenih podatkov« ali podatkov o zdravju) izhaja iz prvega odstavka 45. člena ZPacP in 4. člena Splošne uredbe. Glede na širok pristop pri definiranju tega pojma, sem spada tudi določen režim gibanja za pacienta med bolniško odsotnostjo.

Pojasnjujemo še, da bo po novem, v skladu z Zakonom o dodatnih interventnih ukrepih na področju zdravstva ter predlogom Pravilnika o navodilih o ravnanju zavarovanca med začasno zadržanostjo od dela, delodajalec avtomatično obveščen o določenem režimu gibanja prek določene informacijske rešitve, vendar ta v tem trenutku še ni vpeljana.

Prijazen pozdrav.

Pripravil: dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav. samostojni svetovalec IP dr. Jelena Virant Burnik informacijska pooblaščenka