Obveščanje delodajalca o podanih kazenskih ovadbah

Datum

30.01.2024

Številka

07120-1/2024/27

Kategorije

Delovna razmerja, Zakon o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj - ZVOPOKD, Zbirke osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obveščanja delodajalca o podanih kazenskih ovadbah zoper zaposlene.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

OVS vodi zbirke osebnih podatkov v zvezi z opravljanjem obveščevalnih in protiobveščevalnih ter varnostnih nalog iz svoje pristojnosti pod pogoji ter na način in v obsegu, kot je predpisan za policijo in Slovensko obveščevalno-varnostno agencijo.

Osebni podatki, ki jih pristojni organi po ZVOPOKD zbirajo za namene iz prvega odstavka 1. člena ZVOPOKD, se ne obdelujejo za druge namene, kot so nameni iz prvega odstavka 1. člena ZVOPOKD, razen če to dovoljuje zakon.

Za dopustnost posredovanja oziroma obveščanja delodajalca bi morala obstajati jasna in izrecna zakonska podlaga, ki bi določila, da je obdelava konkretnih osebnih podatkov iz evidence za tak namen dopustna.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov in podajati konkretnih stališč v zvezi s posameznimi vprašanji s področja varstva osebnih podatkov, pač pa lahko v okviru mnenja poda zgolj splošna pojasnila, priporočila in usmeritve v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov pa je vedno na upravljavcu osebnih podatkov.

IP pojasnjuje, da Zakon o obrambi (Uradni list RS, št. 103/04 – UPB, 95/15, 139/20; v nadaljevanju: ZObr) v drugem odstavku 32. člena določa, katere so varnostne naloge na obrambnem področju. Ena izmed teh nalog je tudi preiskovanje kaznivih dejanj v skladu z zakonom. V tretjem odstavku istega člena ZObr določa, da obveščevalne in protiobveščevalne ter varnostne naloge na obrambnem področju opravlja obveščevalno varnostna služba (v nadaljevanju: OVS) ministrstva. V prvem odstavku 33. člena ZObr določa, da se OVS organizira kot organizacijska enota ministrstva, ki ima lahko svoje izpostave v Slovenski vojski. Nadalje ZObr v šestem odstavku 33. člena določa, da minister določi pravila za izvajanje nalog OVS po predhodnem soglasju vlade.

Uredba o obveščevalno varnostni službi Ministrstva za obrambo (Uradni list RS, št. 63/99, 90/00; v nadaljevanju: uredba) v prvem odstavku 2. člena določa, da OVS opravlja v skladu z zakonom strokovne obveščevalne, protiobveščevalne in varnostne naloge na obrambnem področju. V 5. členu uredba določa, da strokovne varnostne naloge na obrambnem področju obsegajo preprečevanje, odkrivanje in preiskovanje kaznivih dejanj v ministrstvu in Slovenski vojski, varnostno preverjanje oseb in opravljanje drugih varnostnih nalog. Druge varnostne naloge so zlasti: operativno varovanje določenih oseb, delovnih mest in objektov ter okolišev, ki so posebnega pomena za obrambo, vključno z delovnimi mesti, objekti ali prostori, ki jih ministrstvo ali Slovenska vojska uporablja izven države; proučevanje sistemov fizičnega in tehničnega varovanja ter po potrebi predlaganje izvajanja dodatnih ukrepov za fizično in tehnično varovanje; načrtovanje in usposabljanje pripadnikov vojne sestave službe; izvajanje splošnih in posebnih varnostnih ukrepov pri varovanju zaupnih podatkov v obrambnem sistemu. IP na podlagi navedenega poudarja, da izvajanje disciplinskih postopkov zoper zaposlene v Ministrstvu za obrambo in Slovenski vojski ni varnostna naloga OVS.

IP nadalje pojasnjuje, da 36. člen ZObr določa, da OVS vodi zbirke osebnih podatkov v zvezi z opravljanjem obveščevalnih in protiobveščevalnih ter varnostnih nalog iz svoje pristojnosti pod pogoji ter na način in v obsegu, kot je predpisan za policijo in Slovensko obveščevalno-varnostno agencijo. OVS vodi v skladu s svojimi pristojnostmi tudi druge evidence in zbirke podatkov pod pogoji ter na način in v obsegu, kot je predpisan za policijo in Slovensko obveščevalno-varnostno agencijo.

Za podatke iz evidenc tako velja režim, ki velja za policijske evidence in je predpisan z Zakonom o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, 23/15 – popr., 10/17, 46/19 – odl. US, 47/19, 153/21 – odl. US; v nadaljevanju: ZNPPol). Ta v 123. členu določa, da policija upravlja in vzdržuje evidence, v katerih zaradi opravljanja policijskih nalog uslužbenci policije zbirajo in obdelujejo osebne in druge podatke. V drugem odstavku istega člena so te evidence tudi naštete, med njimi pa je tudi evidenca kaznivih dejanj, v kateri se poleg skupnih osebnih podatkov iz 124. člena ZNPPol (osebno ime; rojstni podatki (dan, mesec, leto, kraj); EMŠO, za tujega državljana pa številka, vrsta in država izdajateljica osebnega dokumenta; spol; naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča; identifikacijska oznaka osebe, ki je v policijskih evidencah; državljanstvo) lahko obdelujejo tudi naslednji podatki: vzdevek ali lažno ime storilca, osebni opis, upravna enota kraja rojstva, njegove družinske in premoženjske razmere, šolska izobrazba, poklic in zaposlitev, skupni podatki oškodovancev, prijaviteljev in drugih oseb, ki so dale obvestila, skupni podatki fizične osebe, pravne osebe in državnega organa kot prejemnika premoženjske koristi, ki je bila pridobljena s kaznivim dejanjem ali zaradi njega oziroma drugih, na katere je bila premoženjska korist prenesena (fizične osebe, pravne osebe, državni organi), podatki o kaznivem dejanju (vrsta, kraj, čas, način, motiv, opis predmetov kaznivega dejanja, škoda, fotografije, avdio in videoposnetki ter druge okoliščine), podatki o vrsti in višini premoženjske koristi, pridobljene s kaznivim dejanjem ali zaradi njega, ter podatki o vrsti in vrednosti premoženja, ki ustreza premoženjski koristi in ga je mogoče odvzeti.

Podatki v evidenci kaznivih dejanj se v skladu s prvim odstavkom 128. člena ZNPPol hranijo do ustavitve policijske preiskave ali izdaje sklepa o zavrženju kazenske ovadbe ali do pravnomočne zavrnilne ali oprostilne sodbe, če tega ni, pa do zastaranja kazenskega pregona. V skladu s tretjim odstavkom istega člena je v času hrambe dostop do podatkov pristojnim državnim organom dovoljen le zaradi preiskovanja storitve kaznivega dejanja, katerega storilec se preganja po uradni dolžnosti, ali v drugih primerih, ki so povezani z zagotavljanjem nacionalne varnosti ali ustavne ureditve in so določeni z zakonom. Navedena določba ZNPPol tako pravzaprav določa namene, za katere je dovoljeno obdelovati osebne podatke iz policijskih evidenc.

Glede na to, da iz vašega zaprosila za mnenje izhaja, da gre za podatke iz kazenske ovadbe, je treba glede obdelave osebnih podatkov, ki so zbrani za ta namen, upoštevati tudi določbe Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; v nadaljevanju: ZVOPOKD), ki določa splošni okvir varstva osebnih podatkov, vključno s temeljnimi načeli in omejitvijo obdelave za drug namen, kot je namen njihovega zbiranja. Tako v prvem odstavku 8. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov s strani istega ali drugega pristojnega organa za druge namene obdelave od tistih, za katere so bili podatki pridobljeni, dovoljena, če ti nameni obdelave spadajo med namene iz prvega odstavka 1. člena tega zakona (gre za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij) in tako določa zakon. V skladu z drugim odstavkom istega člena se ne glede na prejšnji odstavek osebni podatki, ki jih pristojni organi zbirajo za namene iz prvega odstavka 1. člena tega zakona, ne obdelujejo za druge namene, kot so nameni iz prvega odstavka 1. člena tega zakona, razen če to dovoljuje zakon. Obstaja torej možnost izjeme od splošne prepovedi obdelave osebnih podatkov, zbranih za namene iz prvega odstavka 1. člena ZVOPOKD za drug namen, ki pa jo je treba (kot splošno vse izjeme) razlagati restriktivno.

Iz vašega zaprosila za mnenje izhaja, da bi se podatki obdelovali zaradi morebitne uvedbe disciplinskega postopka zoper delavca. IP meni, da v tem primeru vsekakor ne gre za namen iz prvega odstavka 1. člena ZVOPOKD. Prav tako pa IP ni znano, da bi bil za obdelavo osebnih podatkov (v konkretnem primeru o podani kazenski ovadbi) izpolnjen pogoj iz drugega odstavka 8. člena ZVOPOKD, torej, da bi zakon dovoljeval obdelavo osebnih podatkov za druge namene, kot so nameni iz prvega odstavka 1. člena ZVOPOKD. IP namreč ni znana zakonska podlaga, ki bi dovoljevala obdelavo (v konkretnem primeru posredovanje oziroma obveščanje) tovrstnih podatkov za namen (morebitne) uvedbe disciplinskega postopka. Obstajati bi namreč morala jasna in izrecna zakonska podlaga, ki bi določila, da je obdelava konkretnih osebnih podatkov iz evidence za tak namen dopustna.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more podajati konkretne presoje upravičenosti obdelave osebnih podatkov. Vsak upravljavec sam odgovarja za zakonitost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja, pri tem pa je vsekakor vezan na namene obdelave.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka