Obdelava osebnih podatkov v sklepu o dodelitvi (oz. nedodelitvi) službenih stanovanj na razpisu za oddajo službenih stanovanj

Datum

24.10.2023

Številka

07120-1/2023/468

Kategorije

Delovna razmerja, Uradni postopki

Na podlagi vašega zaprosila podajamo mnenje Informacijskega pooblaščenca (IP) glede ustreznosti predlagane oblike in vsebine sklepa o dodelitvi oz. nedodelitvi službenih stanovanj, ki bodo dodeljena s strani državnega organa v okviru razpisa za oddajo službenih stanovanj za določen čas. Kot navajate, bo ta sklep enoten in bodo v njem opredeljeni tako osebni podatki tistih, ki so jim bila službena stanovanja dodeljena, kot tudi osebni podatki prosilcev, ki na razpisu niso bili uspešni, pri čemer bo za slednje poleg imena in priimka v izreku navedeno, da na razpisu niso bili uspešni (brez konkretnega števila doseženih točk na razpisu). Navajate še, da bo v obrazložitvi za vsakega prosilca posebej pojasnjena odločitev, pri čemer podatki o vrednotenju po posameznih kriterijih ne bodo navedeni, saj bi bile s tem razkrite stanovanjske in druge okoliščine posameznega prosilca.

IP ne more in ne sme presojati konkretne vsebine posameznih posamičnih aktov delodajalca. Pravna podlaga za navedbo osebnih podatkov, ki so potrebni za izdajo sklepa ali odločbe v okviru postopka razpisa za oddajo službenih stanovanj, ki ga izvede državni organ, načeloma izhaja iz pravne podlage za vodenje samega postopka (v povezavi s točko c ali e prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Prav je, da državni organ pri tem spoštuje načelo sorazmernosti.

Zakonito se s takim sklepom lahko seznanijo vsi, ki jim mora državni organ tak sklep vročiti v skladu s postopkovnimi predpisi. Te osebe oz. subjekti pa morajo vsebino takega sklepa ustrezno varovati in osebnih podatkov iz dokumenta ne smejo razkrivati tretjim osebam brez ustrezne pravne podlage za konkreten namen.

IP na podlagi 5. točke prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/23, ZVOP-2), 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, ZInfP) uvodoma poudarja, da ne more v mnenju presojati o ustreznosti in dopustnosti konkretnih obdelav osebnih podatkov, prav tako IP tudi ni pristojen za komentiranje ustreznosti in pravilnosti vodenja posameznih delovnopravnih in drugih podobnih postopkov (kot je postopek dodeljevanja službenih stanovanj).

V zvezi s tem izpostavljamo, da pravna podlaga za navedbo osebnih podatkov, ki so potrebni za izdajo sklepa ali odločbe v okviru postopka razpisa za oddajo službenih stanovanj, ki ga izvede državni organ, načeloma izhaja iz pravne podlage za vodenje samega postopka (v povezavi s točko c ali e prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), s katero IP v tem primeru ni podrobneje seznanjen. Pri tem je vsekakor treba spoštovati načelo sorazmernosti, vendar pa IP v mnenju ne more posegati v vodenje postopka na način, da bi ugotavljal, katere konkretne osebne podatke mora ali lahko državni organ navede v izreku ali obrazložitvi sklepa ali odločbe, ki ga državni organ zakonito izda v okviru posameznega postopka. Prav je, da državni organ ne navaja nesorazmerno podatkov, ki za zakonitost sklepa in njegovo ustrezno obrazložitev niso potrebni, vendar pa o tem, kateri konkretni podatki morajo biti navedeni, da je sklep zakonit in ustrezno obrazložen, presoja sam državni organ.

V praksi se pogosto dogaja, da vsebuje tak posamični akt osebne podatke vseh oseb, ki sodelujejo v postopku. V zvezi s tem izpostavljamo, da navedba osebnih podatkov v takem posamičnem aktu, ne pomeni, da so vse informacije, ki jih posamični akt vsebuje tudi prosto dostopne informacije javnega značaja ali da lahko zakoniti prejemniki takega posamičnega akta z njimi prosto razpolagajo. Zakonito se s takim sklepom namreč lahko seznanijo vsi, ki jim mora državni organ tak sklep vročiti v skladu s postopkovnimi predpisi. Te osebe oz. subjekti pa morajo vsebino takega dokumenta (v tem primeru sklepa) ustrezno varovati in osebnih podatkov iz dokumenta ne smejo razkrivati tretjim osebam brez ustrezne pravne podlage za konkreten namen.

Informativno vas zato seznanjamo tudi s tem, da je IP že odločal o tem, ali je seznam javnih uslužbencev, ki jim je bilo dodeljeno službeno stanovanje (ne pa vseh prosilcev iz razpisa), prosto dostopna informacija javnega značaja. V teh postopkih smo zavzeli stališče, da je to prosto dostopna informacija javnega značaja (torej, komu je dodeljeno stanovanje brez dodatnih osebnih podatkov). Identiteta tistih, ki jim službeno stanovanje ni bilo dodeljeno (torej na razpisu niso bili uspešni), pa po ZDIJZ načeloma ni prosto dostopna informacija javnega značaja. To pa ne vpliva na obdelavo teh podatkov v konkretnem postopku in navedbo v sklepu izdanem v takem postopku dodeljevanja, s katerim se odloča o neki pravici zaposlenega in ki ga stranke oz. zakoniti prejemniki brez ustrezne pravne podlage, kot rečeno, ne smejo naprej obdelovati.

Posredujemo vam tudi povezavo na odločbe IP s področja dostopa do informacij javnega značaja, ki se nanašajo na te primere:

-https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/iskalnik-po-odlo%C4%8Dbah/prosilec-ministrstvo-za-notranje-zadeve-1648207678

-https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/iskalnik-po-odlo%C4%8Dbah/prosilec-ministrstvo-za-notranje-zadeve-1643029531

-https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/iskalnik-po-odlo%C4%8Dbah/6050673b4532a

Več primerov odločb s področja javnosti podatkov v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencev ali podatkov o porabi javnih sredstev je na voljo na spletnih straneh IP, kjer so objavljene odločbe IP s področja dostopa do informacij javnega značaja (https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/iskalnik-po-odlo%C4%8Dbah/).

Lepo vas pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Alenka Jerše, univ. dipl. prav., namestnica informacijske pooblaščenke