Pridobivanje osebnih podatkov za namen brezplačne pravne pomoči

Datum

10.11.2023

Številka

07120-1/2023/482

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Postopki na centrih za socialno delo, Pridobivanje OP iz zbirk, Upravni postopki, Uradni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaše vprašanje, ali lahko Služba za brezplačno pravno pomoč na podlagi prvega odstavka 20. člena v povezavi z drugim odstavkom 33. člena Zakona o brezplačni pravni pomoči od centra za socialno delo zahteva kopije odločb za otroški dodatek in dodatek za nego otroka zaradi ugotavljanja materialnega položaja prosilca za brezplačno pravno pomoč?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.Za namene ugotavljanja upravičenja do brezplačne pravne pomoči, strokovna služba za brezplačno pravno pomoč ugotavlja materialni položaj prosilca in njegove družine. Ta služba po uradni dolžnosti pridobi za to potrebne osebne podatke, tudi podatke, ki štejejo za davčno tajnost, iz obstoječih zbirk podatkov, določenih v zakonu, ki ureja uveljavljanje pravic iz javnih sredstev.

2.Vsekakor se lahko (ob pogoju zagotovitve ustrezne pravne podlage) obdeluje zgolj tiste osebne podatke, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

3.IP bi ustreznost pravne podlage, namena ali obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru presojal zgolj v okviru inšpekcijskega oz. drugega upravnega postopka.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

V zvezi s tem pa pojasnjujemo, da za vsako obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Pravne podlage so določene v 6. členu Splošne uredbe in so sledeče:

-privolitev (točka (a)),

-sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

-zakon (točka (c)),

-zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),

-izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),

-zakoniti interesi upravljavca, ki ne prevladajo nad interesi in pravicami posameznika (točka (f)).

Zakonska podlaga v smislu točke (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ki bi službi za brezplačno pravno pomoč praviloma dala zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov prosilca za brezplačno pravno pomoč predstavlja prvi odstavek 20. člena v povezavi z 33. členom Zakona o brezplačni pravni pomoči (Uradni list RS, št. 96/04 – uradno prečiščeno besedilo, 23/08, 15/14 – odl. US in 19/15, v nadaljevanju ZBPP).

Prvi odstavek 20. člena ZBPP določa, da za namene ugotavljanja upravičenja do brezplačne pravne pomoči, strokovna služba za brezplačno pravno pomoč ugotavlja materialni položaj prosilca in njegove družine. Ta služba po uradni dolžnosti pridobi za to potrebne osebne podatke, tudi podatke, ki štejejo za davčno tajnost, iz obstoječih zbirk podatkov, določenih v zakonu, ki ureja uveljavljanje pravic iz javnih sredstev. Do navedenih zbirk podatkov dostopa strokovna služba za brezplačno pravno pomoč brezplačno preko neposredne elektronske povezave ali posredno preko sistema za standardizirano izvajanje elektronskih poizvedb.

Zbirke osebnih podatkov na katere napotuje 20. člen ZBPP so podrobneje opredeljene v 49. členu Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (Uradni list RS, št. 62/10, 40/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 14/13, 56/13 – ZŠtip-1, 99/13, 14/15 – ZUUJFO, 57/15, 90/15, 38/16 – odl. US, 51/16 – odl. US, 88/16, 61/17 – ZUPŠ, 75/17, 77/18, 47/19, 189/20 – ZFRO, 54/22 – ZUPŠ-1 in 76/23 – ZŠolPre-1B, v nadaljevanju ZUPJS). V zvezi s tem drugi odstavek 49. člena ZUPJS določa, da centralna zbirka podatkov vsebuje naslednje zbirke podatkov o:

1.otroških dodatkih;

2.denarnih socialnih pomočeh in varstvenem dodatku;

3.državnih štipendijah;

4.znižanih plačilih vrtca;

5.subvencijah malice za učence in dijake;

6.subvencijah najemnine;

7.oprostitvah plačil socialnovarstvenih storitev in prispevkih k plačilom družinskega pomočnika;

8.pravicah do kritja razlike do polne vrednosti zdravstvenih storitev;

9.pravicah do plačila prispevka za obvezno zdravstveno zavarovanje.

Zbirke podatkov iz prejšnjega odstavka pa vsebujejo naslednje podatke osebe in njenega zakonitega zastopnika:

1.osebno ime;

2.EMŠO;

3.številko, datum izdaje in čas veljavnosti dovoljenja za prebivanje tujca;

4.stalno oziroma začasno prebivališče v Republiki Sloveniji;

5.podatke, ki se nanašajo na družinska razmerja (število družinskih članov, podatek, ali gre za enostarševsko družino ali dvostarševsko družino, razmerje do vlagatelja);

6.podatke, ki se nanašajo na vrsto življenjske skupnosti (zakonska zveza, zunajzakonska skupnost, registrirana istospolna partnerska skupnost);

7.podatke o statusu (podatek, ali se šola, podatek o zaposlitvi oziroma brezposelnosti, podatek o upokojitvi);

8.podatke, katere dohodke iz 12. člena tega zakona ima in v kateri višini;

9.podatke, katero premoženje iz 17. člena tega zakona ima in v kateri vrednosti;

10.podatke o višini prejemkov iz 5. člena tega zakona oziroma subvencij oziroma plačil iz 6. člena tega zakona;

11.podatek o številki odločbe.

Glede na četrti odstavek 49. člena ZUPJS vsebuje zbirka podatkov o otroških dodatkih tudi podatek o transakcijskem računu vlagatelja (številka TRR).

33. člen ZBPP nadalje določa, da za namen izvajanja tega zakona in na njegovi podlagi sprejetih predpisov lahko strokovna služba za brezplačno pravno pomoč zbere podatke o materialnem položaju prosilca oziroma upravičenca iz prvega odstavka 20. člena tega zakona ter druge podatke iz drugega odstavka prejšnjega člena oziroma podatke o nasprotni stranki iz drugega odstavka prejšnjega člena, kadar in če je to potrebno:

-da se dodeli brezplačna pravna pomoč;

-da se preverijo podatki v prošnji;

-da se preveri izpolnjevanje pogojev upravičenca do brezplačne pravne pomoči v času prejemanja brezplačne pravne pomoči in v obdobju iz prvega odstavka 49. člena tega zakona;

-da se zagotovi vrnitev plačanih sredstev zaradi neupravičeno prejete brezplačne pravne pomoči;

-da se v postopku izvršbe izterjajo dolgovani zneski po tem zakonu.

Glede na drugi odstavek istega člena morajo državni in drugi organi ter organizacije, ki razpolagajo s podatki iz prejšnjega odstavka, zahtevane podatke brezplačno posredovati pristojnemu organu za brezplačno pravno pomoč, ki je zahtevo podal.

IP upoštevaje zgoraj navedeno ponovno opozarja, da konkretnih obdelav osebnih podatkov izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnega postopka ne sme, niti ne more presojati (tj. ali je za pridobitev odločb o otroškem dodatku zagotovljena pravna podlaga in ali so ti podatki potrebni za ugotavljanje materialnega stanja prosilca), prav tako pa ne sme preverjati primernosti izbrane pravne podlage, niti namenov ali obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP namreč ne sme in ne more prevzeti odgovornosti posameznih subjektov za njihovo poslovanje, podobno kot to velja za druge inšpekcijske organe.

IP pa pri tem na splošno še pojasnjuje, da je bistveno, da vsak posamezen upravljavec jasno opredeli tako pravno podlago kot tudi namen in potreben obseg obdelave za določeno vrsto osebnih podatkov, pri čemer mora spoštovati vsa načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki so predpisana v 5. členu Splošne uredbe. Skladno s to določbo morajo biti osebni podatki obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način, zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Prav tako morajo biti točni in hranjeni le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, ter obdelani celovito in zaupno.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil

Grega Rudolf, asistent svetovalca pri IP

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka