Obdelava osebnih podatkov umrlih

Datum

24.01.2025

Številka

07120-1/2024/471

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, OP umrlih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste prejeli prošnjo študentke, ki pripravlja zaključno delo o osebi, ki je umrla leta 1943. Želela bi vpogledati vpis o rojstvu osebe v matični knjigi in ta zapis tudi fotografirati, da bi fotografijo vključila v svojo nalogo. Prosite nas za mnenje, ali lahko prosilki opisano dovolite.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo, da se v konkretnem primeru določbe ZVOP-2, ki urejajo obdelavo osebnih podatkov umrlih posameznikov ne uporabljajo za osebne podatke umrlih posameznikov 20 let po njihovi smrti.

Glede obdelave osebnih podatkov v matičnem registru vas napotujemo na relevantne določbe Zakona o matičnem registru oziroma v kolikor gre v konkretnem primeru za arhivsko gradivo, na določbe Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Za razlago omenjenih zakonov IP ni pristojni organ.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Poudarjamo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana pravna podlaga po prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe (npr. utemeljena na določbah zakona po točki (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Obdelava osebnih podatkov umrlih posameznikov je urejena v 9. členu ZVOP-2, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki umrlih posameznikov obdelujejo v skladu z zakonom. Ob tem pojasnjujemo, da je lahko posebna procesna ureditev določena tudi z drugim (področnim) zakonom. 9. člen ZVOP-2 tudi opredeljuje, komu se lahko posredujejo osebni podatki umrlih posameznikov. Šesti odstavek nadalje določa, da se določbe tega člena uporabljajo za osebne podatke umrlih posameznikov 20 let po njihovi smrti, če drug zakon ne določa drugače. Navedeno pomeni, da je z enaindvajsetim letom po smrti posameznika (če drug zakon ne določa drugače) omogočena prosta raba njegovih osebnih podatkov.

Izpostavljamo tudi Zakon o matičnem registru (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo in 67/19, ZMatR), ki določa posebno ureditev obdelave osebnih podatkov v matičnem registru in sicer tretji odstavek 29. člena ZMatR določa, da v primeru, ko vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo pravico do pridobitve njegovih osebnih podatkov osebe, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo teh osebnih podatkov, osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega in drugega dednega reda, pa niso vnaprej pisno prepovedale posredovanja, skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. V četrtem odstavku je nadalje določeno, da če je od smrti vpisanega poteklo najmanj 20 let in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo pravico do pridobitve njegovih osebnih podatkov tudi osebe, ki izkažejo, da bodo te podatke uporabljale v zgodovinske, statistične ali v znanstvenoraziskovalne namene, osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega in drugega dednega reda, pa niso vnaprej pisno prepovedale posredovanja, skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. IP ni pristojen za razlago določb tega zakona, zato vam predlagamo, da se za podrobnejša pojasnila obrnete na Ministrstvo za notranje zadeve.

Predlagamo vam tudi, da v konkretnem primeru preučite, ali gre za arhivsko gradivo. Pojasnjujemo, da se presoja o tem, kaj je arhivsko gradivo, opravlja na podlagi Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14, ZVDAGA) in ustreznih podzakonskih izvedbenih aktov glede odbiranja arhivskega gradiva. IP za tolmačenje omenjenih predpisov ni pristojen, zato vam v zvezi s tem ne moremo svetovati.

Zgolj na splošno pojasnjujemo, da prvi odstavek 63. člena ZVDAGA tako npr. določa, da je javno arhivsko gradivo v arhivih in v lastni hrambi na podlagi pisne zahteve za uporabo ali preko objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur. Zahteva za uporabo mora vsebovati osebno ime oziroma naziv osebe in njeno uradno dodeljeno identifikacijsko oznako, namen uporabe gradiva ter druge podatke, potrebne za dostop do gradiva. 65. člen ZVDAGA nadalje eksplicitno določa roke nedostopnosti posameznega gradiva. V tretjem odstavku je določeno, da je javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije 17. maja 1990, dostopno brez omejitev, razen z omejitvami iz prejšnjega odstavka (te se nanašajo npr. na zdravstveno stanje, spolno življenje, versko prepričanje, itd.).

Predlagamo vam, da se v zvezi s tolmačenjem ZVDAGA in podzakonskih izvedbenih predpisov obrnete na Ministrstvo za kulturo oz. Arhiv RS.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravil

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo