Posredovanje podatkov prebivalcev vaške skupnosti

Datum

14.02.2023

Številka

07120-1/2023/60

Kategorije

Občine, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje glede pridobivanja kontaktnih podatkov prebivalcev vaške skupnosti. Navajate, da se je predsednik vaške skupnosti obrnil na občino s prošnjo po pridobitvi naslovov oz. kontaktnih podatkov vseh prebivalcev vaške skupnosti v določenem volilnem okolišu. Namen pridobitve podatkov bi naj bil obveščanje, pošiljanje raznih dopisov, itd.

Menite, da tak splošen namen ni primerna utemeljitev za posredovanje podatkov, občina pa s temi podatki prav tako ne razpolaga, saj podatke o prebivalcih v določenem volilnem okolišu za namen izvedbe volitev pridobite od Ministrstva za notranje zadeve.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina lahko osebne podatke za konkreten posreduje svetu vaške skupnosti le v primeru, če je njihovo posredovanje nujno potrebno za izvajanje naloge vaške skupnosti, določene s statutom oz. odlokom občine. Občina lahko podatke posreduje seveda v primeru, če jih obdeluje skladno z določili Zakona o lokalni samoupravi.

Opozarjamo tudi na novo določbo 93. člena ZVOP-2, ki osebi javnega sektorja omogoča uporabo nekaterih kontaktnih podatkov posameznika, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za naslednje namene: organiziranja uradnih srečanj, izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja, dajanja izjav za javnost, razen izvajanja neposrednega trženja.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov (kamor uvrščamo tako npr. zbiranje, kot tudi posredovanje podatkov) obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr.:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

IP meni, da je v konkretnem primeru treba pretehtati, ali se osebni podatki posredujejo za namen oprave določene naloge sveta vaške skupnosti, pri čemer je treba izhajati iz določb Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A in 80/20 – ZIUOOPE, ZLS). Namreč, skladno z 18. in 19. členom ZLS se lahko kot ožji del občine med drugim ustanovi tudi vaška skupnost. Kot organ takega ožjega dela občine se izvoli svet – v tem primeru svet vaške skupnosti. 19.b člen ZLS nadalje določa, da se lahko naloge ožjih delov občine, ki imajo svet, določijo s statutom občine. Z odlokom pa se podrobneje določijo naloge in način izvajanja nalog, ki se prenesejo v izvajanje svetu ožjega dela občine. Statut občine lahko določi, da ožji del občine nima navedenega organa (sveta) – v tem primeru se lahko vaška skupnost ustanovi skladno s tretjim odstavkom 30. člena ZLS (kot posvetovalno telo, za katero se lahko s statutom ali odlokom občine določi, da ima pravico občinskemu svetu predlagati odločitve, ki se nanašajo na ožji del občine).

V primeru, da je torej nameravana obdelava osebnih podatkov nujno potrebna zaradi izvedbe naloge vaške skupnosti, ki je določena s statutom oz. konkretizirana v občinskem odloku, se podatki lahko posredujejo lokalni skupnosti kot sestavnem delu občine, v kolikor jih občina seveda ima (oz. jih obdeluje skladno z 21.a členom ZLS, ki določa način pridobivanja in vrsto podatkov, ki jih lahko občina pridobiva). Ob tem mora vaška skupnost upoštevati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Obdelujejo se naj torej zgolj podatki, ki so za dosego konkretnega cilja nujno potrebni.

Če je za vaš primer relevantno, pa izpostavljamo tudi določbo 93. člena ZVOP-2, ki na novo določa, da lahko oseba iz javnega ali zasebnega sektorja uporablja kontaktne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za namene organiziranja uradnih srečanj, izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja, dajanja izjav za javnost, razen izvajanja neposrednega trženja. Za navedene namene lahko oseba javnega sektorja uporablja le naslednje osebne podatke: osebno ime, telefonsko številko, naslov elektronske pošte ali drugo komunikacijsko številko oziroma oznako, podatke o delodajalcu ali organizaciji ter podatke o področju dela, položaju, funkciji, članstvu v klubu ali hobiju posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Na podlagi privolitve posameznika lahko oseba javnega sektorja za iste namene obdeluje tudi naslov stalnega ali začasnega prebivališča in druge osebne podatke, posebne vrste osebnih podatkov pa le izjemoma in če ima za to izrecno privolitev posameznika.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.

svetovalka pooblaščenca za preventivo