Obdelava osebnih podatkov pri vpisu v osnovno šolo

Datum

10.03.2025

Številka

07121-1/2025/323

Kategorije

Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih, Šolstvo

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih s strani šole v sistemu eLopolis. Pojasnjuje, da je šola iz vašega matičnega okrožja na vaš elektronski naslov poslala vabilo na vpis, naslovljeno na vašega mladoletnega otroka. Nato ste prejeli še obvestilo, da so podatki vašega otroka in vaši osebni podatki že vpisani v spletni sistem eLopolis. Ker s šolo nimate sklenjene pogodbe, vas zanima, ali je ravnanje šole pravilno. Pojasnjujete še, da ste za vpis dogovorjeni s šolo v kraju začasnega prebivanja ter da boste matično šolo o tem tudi obvestili.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Seznam otrok iz šolskega okoliša, ki jih je šola dolžna vpisati v prvi razred, si šola pridobi iz evidence šoloobveznih otrok, ki jo vodi ministrstvo, pristojno za šolstvo, na podlagi člena 48(2) ZOsn. Gre za podatke o otroku (ime in priimek, EMŠO, naslov prebivališča) in podatke o starših (ime in priimek, naslov prebivališča) (95.a(3) člen ZOsn).

Za pošiljanje vabil na vpis bi, odvisno od okoliščin primera, lahko bila podana podlaga v četrtem odstavku 6. člena ZVOP-2.

Na upravljavca (šolo, ki je poslala vabilo) lahko naslovite zahtevo za posredovanje informacij glede obdelave osebnih podatkov iz 13. člena oziroma 14. člena Splošne uredbe, v kolikor teh informacij niste že prejeli z vabilom na vpis ali te morda niso že dostopne na spletni strani šole. Na podlagi 15. člena Splošne uredbe lahko pri upravljavcu uveljavljate tudi pravico dostopa do osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas in vašega mladoletnega otroka.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim zaprosilom.

Obdelava osebnih podatkov je skladno s Splošno uredbo dopustna tudi, ko je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (člen 6(1)(c) Splošne uredbe) in za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (člen 6(1)(e) Splošne uredbe). Države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo Splošne uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točko c), tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave (člen 6(2) Splošne uredbe). Podlaga za obdelavo iz točke c) in e) prvega odstavka je določena v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki velja za upravljavca.

Podrobnejša ureditev v slovenski zakonodaji v smislu drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe za javni sektor izhaja iz 6. člena ZVOP-2, po katerem je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti ali javnega interesa iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika (tretji odstavek).

Predpisi, ki urejajo obdelavo osebnih podatkov pri vpisu v OŠ

Področna zakonodajna ureditev v zvezi z obdelavo osebnih podatkov otrok pri vpisu v šolo je Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 76/23 in 16/24; ZOsn). Na podlagi 45. člena ZOsn morajo starši v prvi razred osnovne šole vpisati otroke, ki bodo v koledarskem letu, v katerem bodo začeli obiskovati šolo, dopolnili starost 6 let. Postopek vpisa otrok v prvi razred osnovne šole podrobneje ureja na podlagi 11. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA in 71/23; ZOFV) sprejeta Uredba o merilih za oblikovanje javne mreže osnovnih šol, javne mreže osnovnih šol in zavodov za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami ter javne mreže glasbenih šol (Uradni list RS, št. 16/98, 27/99, 134/03, 37/16 in 4/18; Uredba).

V skladu s prvim odstavkom 48. člena ZOsn imajo starši pravico vpisati otroka v javno osnovno šolo ali v zasebno osnovno šolo s koncesijo v šolskem okolišu, v katerem otrok stalno oziroma začasno prebiva, javna osnovna šola oziroma zasebna osnovna šola s koncesijo v tem okolišu, pa je dolžna na željo staršev otroka vpisati. V drugo osnovno šolo lahko starši vpišejo otroka, če ta šola s tem soglaša. Drugi odstavek istega člena določa, da si seznam otrok iz šolskega okoliša, ki jih je javna ali zasebna šola s koncesijo dolžna vpisati v prvi razred, šola pridobi iz evidence šoloobveznih otrok, ki jo vodi ministrstvo [pristojno za šolstvo]. Evidenca šoloobveznih otrok, ki jo vodi ministrstvo, obsega: podatke o otroku (ime in priimek, EMŠO, naslov prebivališča) in podatke o starših (ime in priimek, naslov prebivališča) (95.a(3) člen ZOsn).

Vpis otroka v prvi razred v šolo zunaj šolskega okoliša ureja Uredba v 6. členu. V skladu s prvim in drugim odstavkom 6. člena Uredbe lahko starši otroka vpišejo v prvi razred v šolo zunaj šolskega okoliša. Tretji odstavek istega člena določa, da se vpis v šolo zunaj šolskega okoliša, v katerem otrok prebiva, izvede tako, da starši vpišejo otroka v šolo v svojem šolskem okolišu, najkasneje v štirinajstih dneh po izteku roka za vpis pa vložijo pri šoli, v katero želijo vpisati otroka, vlogo za prepis. Šola lahko soglaša s prepisom otroka oziroma učenca, če: (i) s tem ni kršena, glede na zmogljivost šole, primarna pravica drugih staršev, da vpišejo otroka v šolo v svojem šolskem okolišu, (ii) to nima za posledico oblikovanja dodatnih oddelkov oziroma zagotavljanja novih prostorov, (iii) se s tem v šoli v šolskem okolišu, kjer učenci prebivajo, ne zmanjša število učencev oziroma oddelkov, kar bi imelo za posledico spremembo statusa šole ali njeno ukinitev (člen 6(5) Uredbe). Uredba nadalje določa, da se pred izdajo soglasja o prepisu šola, na katero starši želijo prepisati otroka, posvetuje s šolo, v katero je učenec vpisan. Šola odloči o vlogi za prepis najkasneje v tridesetih dneh od dneva, ko prejme vlogo za prepis (člen 6(6) Uredbe). Šola, ki izda soglasje za prepis, o tem obvesti šolo v šolskem okolišu, na območju katerega učenec prebiva (člen 6(8) Uredbe).

Zbirke podatkov, ki jih vodi osnovna šola, ureja 95. člen ZOsn. Osebni podatki učencev se obdelujejo za potrebe obveznega izobraževanja (97. člen ZOsn). Osnovna šola med drugim vodi zbirko podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo, in o učencih, vključenih v osnovno šolo, in njihovih starših. Njeno vsebino določa drugi odstavek 95. člena ZOsn, ki določa, da obsega: (i) podatke o otroku, učencu: ime in priimek, EMŠO, spol, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo, oddelek in razred, v katerega se razporedi učenec, podatek o izobraževanju na domu, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem (alergije, kronične bolezni ipd.), in (ii) podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli, e-naslov in davčna številka. Osebni podatki iz 95. člena ZOsn se pridobivajo iz obstoječih zbirk pristojnih upravljavcev. Če se teh podatkov ne da pridobiti iz obstoječih zbirk, se podatki pridobijo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od staršev učenca. V skladu s tretjim odstavkom 96. člena ZOsn imajo starši pravico do vpogleda v osebne podatke iz 95. člena tega zakona, ki se nanašajo na njihovega otroka. Staršem je treba omogočiti pregledovanje, prepisovanje in kopiranje teh podatkov. Nadalje 99. člen ZOsn določa, da podrobnejša navodila o načinu zbiranja podatkov, o delavcih šole, ki so pooblaščeni za uporabo podatkov, vsebovanih v posameznih zbirkah, o načinu evidentiranja uporabe in posredovanja osebnih podatkov, o načinu njihovega uničenja po poteku roka uporabe in druge postopke in ukrepe zavarovanja podatkov predpiše minister. Sprejet je bil Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04, 76/08; Pravilnik), ki v 7. členu določa, da se zbirka podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo, vzpostavi z vpisom v osnovno šolo; podlaga za oblikovanje te zbirke podatkov pa je evidenca šoloobveznih otrok.

Iz zgoraj navedenega izhaja, da ima matična šola zakonsko podlago za pridobitev podatkov od ministrstva, pristojnega za šolstvo, o šoloobveznih otrocih, ki jih je dolžna vpisati v prvi razred (člen 48(2) ZOsn). Gre za podatke o otroku (ime in priimek, EMŠO, naslov prebivališča) in podatke o starših (ime in priimek, naslov prebivališča) (95.a(3) člen ZOsn). Matična šola torej z določenim naborom osebnih podatkov otroka in staršev na podlagi zakona razpolaga še pred vpisom otroka v OŠ.

Nabor podatkov iz 95.a(3) člena ZOsn sicer ne vsebuje tudi elektronskega naslova staršev (v vašem zaprosilu pišete, da naj bi vabilo na vpis prejeli po elektronski pošti). Na kakšni pravni podlagi je šola obdelovala vaš elektronski naslov, IP v okviru tega mnenja ne more presojati. IP sklepa, da je v konkretnem primeru matična šola seznam šoloobveznih otrok od ministrstva najverjetneje prejela v elektronski obliki in ga uvozila v svoj informacijski sistem (Lopolis); kar pa bi IP lahko potrdil zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. IP ni znana posebna zakonska podlaga, ki bi urejala pošiljanje vabil na vpis v prvi razred OŠ, bi pa, odvisno od konkretnih okoliščin, za pošiljanje vabil lahko podana podlaga v četrtem odstavku 6. člena ZVOP-2, ki določa: "ne glede na določbe drugega odstavka tega člena se za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo."

Vaše pravice

IP pojasnjuje, da mora upravljavec (v konkretnem primeru matična šola) v skladu s 13. in 14. členom Splošne uredbe posameznikom zagotoviti določene informacije v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov. Posameznik se na podlagi takšnih informacij seznani s tem, kdo je upravljavec njegovih osebnih podatkov, za kakšne namene in na kakšni pravni podlagi se njegovi osebni podatki obdelujejo, kdo so uporabniki njegovih osebnih podatkov, koliko čase se hranijo, pa tudi s tem, ali je obdelava osebnih podatkov morebiti zakonska ali pogodbena obveznost. Skladno z navedenim, lahko torej na upravljavca naslovite zahtevo za posredovanje informacij iz 13. člena oziroma 14. člena Splošne uredbe, v kolikor vam te informacije niso bile posredovane že z vabilom na vpis ali morda niso že dostopne na spletni strani matične šole. Na podlagi 15. člena Splošne uredbe lahko pri upravljavcu (v konkretnem primeru matični šoli) uveljavljate tudi pravico dostopa do osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas in vašega mladoletnega otroka. Več informacij v zvezi z uveljavljanjem pravic posameznika lahko dobite na spletni strani IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki. Upravljavec se mora na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja, informacije oziroma zavrnilni odgovor pa mora posredovati najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Če upravljavec na zahtevo ne odgovori v enomesečnem roku oz. zahtevo zavrne, lahko zoper molk upravljavca ali zavrnitev zahteve vložite prijavo na IP. Prijava se lahko vloži na obrazcu, ki je dostopen na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ (Obrazec VOP prijava), ni pa uporaba obrazca obvezna.

IP sklepno ponavlja, da v okviru mnenja ne more presojati konkretne obdelave osebnih podatkov z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi. Presojo o ustreznosti lahko IP izvede le v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. V kolikor ste mnenja, da je šola kršila predpise s področja varstva osebnih podatkov, lahko prijavo pošljete po elektronski pošti na naslov gp.ip(at)ip-rs.si, pri čemer lahko pri prijavi uporabite enotni obrazec za naznanitev kršitev VOP, ki je objavljen na spletni strani IP oziroma prijavo pošljete po navadni pošti na naslov IP.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil:

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

[1] Uredba »šolski okoliš« opredeljuje kot območje, na katerem imajo starši pravico vpisati otroka v osnovno šolo, ki ima sedež na tem območju. Šolski okoliš se določi za vsako samostojno oziroma matično osnovno šolo (člen 5(1)(2) Uredbe).

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.