Pravica do kopij glasovalnih listin

Datum

17.11.2023

Številka

07121-1/2023/1439

Kategorije

Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Varnost osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da se je na nas obrnila vaša soseda v zvezi z upravičenostjo etažnih lastnikov do vpogledov v podpisno listino za ustanovitev nadzornega odbora. Na podlagi našega odgovora upravnik odgovarja, da lahko listino prepišete, kopije listine pa vam ne bo posredoval. Na naši spletni strani niste zasledili, da si ne bi smeli narediti kopije listine. Prosite nas za odgovor, ali ima upravnik prav, da vam dovoli le vpogled, ne pa tudi kopijo listine?

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravnik kot upravljavec mora v vsakem konkretnem primeru presoditi, ali obstaja ustrezna pravna podlaga za posredovanje osebnih podatkov in jih mora tudi ustrezno zavarovati. IP sicer meni, da so etažni lastniki upravičeni pridobiti vse podatke, ki jih potrebujejo, da lahko preverijo in nadzorujejo delo upravnika - tudi osebne podatke etažnih lastnikov na glasovnicah, da lahko preverijo izpeljavo glasovanja, vendar pri tem opozarjamo tudi na dolžnost upravnika, da osebne podatke primerno zavaruje. IP vam zunaj konkretnega inšpekcijskega postopka ne more podati konkretnega odgovora, ali bi vam moral upravnik posredovati kopijo, ali pa je glede na namen obdelave osebnih podatkov dovolj, da vam je omogočil zgolj vpogled v listino.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

IP je v že posredovanem mnenju (št. 07121-1/2023/1354 z dne 25. 10. 2023) pojasnil, da mora za vsako posredovanje osebnih podatkov obstajati primerna pravna podlaga skladno s citiranim prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Namen za posredovanje osebnih podatkov je lahko opredeljen v konkretnih pogodbah o medsebojnih razmerjih ali pogodbah o opravljanju upravniških storitev, ali pa gre npr. za pooblastila upravnika skladno z zakonodajo (npr. določene v SZ-1) ali zakonite interese po točki (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Pojasnili smo, da so člani nadzornega odbora ter etažni lastniki upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo in nadzorujejo delo upravnika, torej tudi osebne podatke etažnih lastnikov na glasovnicah, da lahko preverijo izpeljavo glasovanja. Ob tem smo poudarili, da mora upravnik upoštevati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave.

Če je torej vpogled oz. posredovanje določenih osebnih podatkov nujno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem je možno, da za to obstaja pravna podlaga. Dodatno pojasnjujemo (kot smo izpostavili tudi v mnenju št. 07121-1/2021/2480 z dne 14. 12. 2021, ki ga prilagate svojemu zaprosilu), da je pri tem upravnik kot upravljavec dolžan zagotoviti zakonito obdelavo osebnih podatkov, med drugim morajo biti osebni podatki obdelani na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi (načelo celovitosti in zaupnosti). Osebne podatke mora torej primerno zavarovati skladno s Splošno uredbo oz. ZVOP-2 in med drugim presoditi, ali je v konkretnem primeru dovolj, da se omogoči vpogled v osebne podatke, ali pa jih lahko tudi posreduje in v kakšni obliki. Na to vprašanje vam žal, v okviru nezavezujočega mnenja dokončno ne moremo odgovoriti, saj lahko o konkretnem primeru presojamo zgolj v okviru inšpekcijskega postopka.

Če na podlagi pojasnjenega menite, da gre v konkretnem primeru za kršitev varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo pri IP. Pomagate si lahko z obrazcem »Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

V upanju, da ste prejeli odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo