Posredovanje osebnih podatkov iz matičnega registra o pokojniku

Datum

15.03.2024

Številka

07120-1/2024/105

Kategorije

Definicija OP, Posredovanje osebnih podatkov, Upravne enote, OP umrlih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nam zastavljate dve vrsti vprašanj. Prvo vprašanje se nanaša na zahtevo za posredovanje osebnih podatkov o umrlem posamezniku iz matične knjige umrlih. Od tujega podjetja ste dobili zaprosilo za posredovanje osebnih podatkov umrlega posameznika; zaprosilo vsebuje vse potrebne podatke po 41. členu ZVOP-2, razen pravne podlage. Ste v dvomu, ali lahko najprej vpogledate v matične knjige, če s podatkom o pokojniku sploh razpolagate in če da, pozovete vložnika za pravno podlago, ali pa morate najprej ugotoviti, ali ima vložnik pravno podlago, šele nato lahko preverite, ali s podatkom razpolagate. Drugo vprašanje pa je, kako obravnavati zaprosilo komunalnega podjetja, ki vas je prosilo za podatek od kdaj do kdaj so imeli in koliko oseb prijavljeno stalno prebivališče na določenem naslovu. Sprašujete se, ali gre v takšnem primeru za posredovanje osebnih podatkov (po 41. členu ZVOP-2) ali gre za pridobitev informacij, ki so javnega značaja, saj bi komunalnemu podjetju posredovali le anonimiziran (številčni) podatek o številu prijavljenih oseb na določenem naslovu.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP meni, da vam podlago za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravnega postopka daje točka (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z ustreznimi in smiselnimi določbami Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZUP). IP ne more (in zaradi pravila neumešavanja v konkretne pravne postopke tudi ne sme) presojati, v kateri fazi upravnega postopka bi potrebovali katere osebne podatke, vendar na načelni ravni vsekakor smete obdelovati tiste osebne podatke, ki jih pri odločanju potrebujete.

Glede podatka o številu prijavljenih na določenem naslovu, pa je stališče IP, da pri tem načeloma ne gre za anonimizirane podatke, temveč za osebne podatke določljivih posameznikov, če ti podatki nastopajo skupaj z informacijami, ki omogočajo identifikacijo lastnika, najemnika ali stanovalcev.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

O prvem vprašanju

Vlagatelji zahteve za posredovanje osebnih podatkov morajo načeloma predložiti vse zahtevane informacije po 41. členu ZVOP-2, tudi pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov. Prvi odstavek omenjenega člena pa vseeno določa, da je treba upoštevati obvezno vsebino zahteve »če drug zakon ne določa drugače«. Če kateri od zakonov določa odstopanje od tega pravila, je takšno odstopanje treba upoštevati.

Vendar se po mnenju IP vaše vprašanje ne nanaša toliko na obvezno vsebino zahteve, kot na vprašanje, ali lahko že pred popolnostjo zahteve v matičnem registru preverite, če sploh razpolagate z zahtevanimi podatki. IP meni, da vam podlago za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravnega postopka daje točka (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z ustreznimi in smiselnimi določbami Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZUP). Seveda pa je treba izhajati iz načela, da tudi znotraj postopka obdelujete le tiste podatke, ki jih potrebujete za vodenje postopka.

Osebne podatke znotraj upravnega postopka se, odvisno od posameznega primera, lahko potrebuje v različnih fazah postopka, od preverjanja dopustnosti vloge, izpolnjevanja procesnih predpostavk, ugotavljanja dejstev in okoliščin do samega odločanja o pravici znotraj upravnega postopka. IP ne more (in zaradi pravila neumešavanja v konkretne pravne postopke tudi ne sme) presojati, v kateri fazi upravnega postopka bi potrebovali katere osebne podatke. Vendar vam lahko sporočimo, da vsekakor smete obdelovati tiste osebne podatke, ki jih pri odločanju potrebujete.

V upravnem postopku je treba sicer običajno najprej preveriti dovoljenost in popolnost vloge, vendar IP meni, da namen zakonodaje o varstvu osebnih podatkov ni narekovati natančnega poteka upravnega postopka do te mere, da bi prepovedovala ugotavljanje dejstev in okoliščin v postopku še pred preverjanjem popolnosti vloge.

Prav v situaciji, ki jo opisujete, bi bilo namreč nesmotrno ravnati na način, ki ga z nepopolno vlogo predvideva 67. člen ZUP (poziv za dopolnitev nepopolne vloge), kajti če s podatki ne razpolagate, ne bi pomagalo niti, če bi stranka dopolnila vlogo z navedbo pravne podlage. Njen zahtevek ne bi bil uspešen, kajti osebnih podatkov (v tem teoretičnem primeru) nimate.

Na nek način je torej ugotavljanje dejstev in okoliščin lahko faza, ki jo je ekonomično izvesti še pred pozivanjem stranke na dopolnitev nepopolne vloge. Vendar poudarjamo, da IP lahko svetuje to le z vidika interpretacije zakonodaje o varstvu osebnih podatkov, ne pa samega ZUP in Uredbe o upravnem poslovanju, saj za njuno interpretacijo v ožjem smislu nismo pristojni.

Žal vam končnega in bolj konkretnega odgovora ne moremo podati, saj je vsak upravljavec sam odgovoren za zakonito obdelavo osebnih podatkov, pri čemer v mnenju nikoli ni mogoče podati konkretnega odgovora v smislu presoje posamične situacije, saj za to nimamo vseh informacij, poleg tega v mnenju nismo pooblaščeni za presojo konkretnih situacij.

O drugem vprašanju

Uvodoma glede tega vprašanja navajamo, da skladno z opredelitvijo pojma osebnega podatka pri številu oseb, stalno prijavljenih na določenem naslovu, ne gre za izključno anonimizirane podatke. IP je v mnenju št. 07121-1/2021/2518 z dne 20. 12. 2021 (https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/preverjanje-%C5%A1tevila-prijavljenih-oseb-na-dolo%C4%8Denem-naslovu-s-strani-javnega-podjetja-1640158531) že zapisal, da je »osebni podatek glede na člen 4 Splošne uredbe katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik pa je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti. Podatek o tem, koliko stanovalcev oziroma uporabnikov je na določenem naslovu, razkriva njegova razmerja z uporabniki stanovanja, način rabe lastnega stanovanja, finančno obremenitev pri skupnih stroških, imetništvo živali in podobno. Te podatke je tako moč šteti kot osebne podatke, če nastopajo skupaj z informacijami, ki omogočajo identifikacijo lastnika, najemnika ali stanovalcev.«

S tem po našem mnenju že odgovarjamo na vaše vprašanje, da ne gre za prosto dostopne informacije javnega značaja (kot anonimizirani podatki), ampak je za njihovo posredovanje oziroma drugačno obdelavo potrebna ustrezna pravna podlaga.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov