Vpogled v pogodbo o zaposlitvi ravnatelja s strani sveta šole

Datum

04.09.2025

Številka

07120-1/2025/375

Kategorije

Šolstvo, Delovna razmerja

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 12. 8. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa sveta šole do podatkov v pogodbi o zaposlitvi ravnatelja. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec mora sam presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko in mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. Če je za izvrševanje teh nalog potrebno, da se svet zavoda seznani s pogodbo o zaposlitvi ravnatelja, lahko člani sveta dostopajo do pogodbe, pri čemer morajo upoštevati načelo sorazmernosti in obdelovati le tiste podatke, ki so nujno potrebni za namen opravljanja njihovih nalog. Kateri podatki so nujno potrebni za opravljanje nalog, mora presoditi upravljavec sam.

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da mora za vsako obdelavo obstajati ustrezna pravna podlaga po prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe (npr. obdelava je zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca – točka (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe).

V primeru, ki ga opisujete, gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca, saj je svet šole del javnega zavoda in v tej vlogi lahko obdeluje osebne podatke, ki jih za to potrebuje. Upravljavec pa mora sam presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko in mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. To pomeni, da je treba presoditi, ali svet šole za izvedbo katere od svojih zakonsko določenih nalog oziroma nalog, določenih v statutu ali pravilniku, potrebuje vpogled v pogodbo o zaposlitvi ravnatelja. Pri tem opozarjamo na načelo najmanjšega obsega podatkov (torej obdelovati zgolj osebne podatke v obsegu, ki so nujno potrebni za dosego cilja) ter dolžnost varovanja osebnih podatkov, saj so člani sveta šole, ki prejmejo osebne podatke, dolžni varovati vse varovane osebne podatke (torej tiste, ki niso informacije javnega značaja), s katerimi se seznanijo in jih brez ustrezne pravne podlage ne smejo posredovati izven zavoda.

Naloge sveta zavoda so določene v Zakonu o zavodih in Zakonu o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (npr. imenovanje in razreševanje ravnatelja, sprejem programov dela, odločanje o pritožbah ipd.). Če je za izvrševanje teh nalog potrebno, da se svet zavoda seznani s pogodbo o zaposlitvi ravnatelja, lahko člani sveta dostopajo do pogodbe, pri čemer morajo upoštevati načelo sorazmernosti in obdelovati le tiste podatke, ki so nujno potrebni za namen opravljanja njihovih nalog. Kateri podatki so nujno potrebni za opravljanje nalog, mora presoditi upravljavec sam.

Ob tem opozarjamo tudi na določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ), ki določa, da so osebni podatki javni, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije oziroma delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v izjemnih primerih. To so na primer podatki o višini plače, dodatkih, povračilih stroškov, obdobju zaposlitve ipd. Po drugi strani pa osebni podatki, kot so EMŠO, davčna številka, domači naslov ali drugi podatki, ki niso povezani z opravljanjem funkcije, niso javni in jih je treba ustrezno zakriti oziroma varovati.

Na podobna vprašanja je Informacijski pooblaščenec že podal odgovor, na primer v mnenju številka 07120-1/2024/320 z dne 25. 9. 2024 in v mnenju številka 07120-1/2021/202 z dne 16. 4. 2021,

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka