Posredovanje osebnih podatkov tuji univerzi v okviru študentske izmenjave

Datum

17.06.2024

Številka

07121-1/2024/706

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem prosite za našo presojo o tem, katere podatke v zvezi z vašim državljanstvom lahko koordinatorica vaše fakultete deli s tujo fakulteto, na kateri boste opravljali izmenjavo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP meni, da vam mora na vaše vprašanje, ki se dotika pravne podlage in namenov posredovanja osebnih podatkov, na vašo zahtevo odgovoriti upravljavec. Če odgovora ne dobite v roku enega meseca ali če vam upravljavec posredovanje informacij zavrne, se lahko s prijavo obrnete na IP.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Poleg navedenega je treba omeniti, da je bilo na področju visokega šolstva sprejeto veliko predpisov, na naslednjem nivoju pa tudi bilateralnih pogodb med univerzami, zaradi česar IP ne more sam po sebi poznati vseh specifik, ki bi mu omogočile presojo, katere podatke sme oziroma ne sme univerza izmenjati z drugo, tujo univerzo. Na tem področju zaradi zagotavljanja in spodbujanja izmenjav študentov znotraj EU oziroma EGP obstoji tudi evropska zakonodaja. Najbolj relevanten naslov za to vprašanje je po našem mnenju torej vaša matična univerza, ki je vaše podatke posredovala tuji univerzi.

Da bi lahko izvedeli te podatke, lahko uveljavite svojo pravico do dostopa do osebnih podatkov in informacij o obdelavi, ki vam jo daje 15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov.

V skladu s prvim odstavkom 15. člena Splošne uredbe ima torej posameznik od upravljavca pravico dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

(a)namene obdelave;

(b)vrste zadevnih osebnih podatkov;

(c)uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

(d)kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

(e)obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

(f)pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

(g)kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

(h)obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4), ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Svoje osebne podatke oziroma informacije o obdelavi lahko torej zahtevate od upravljavca osebnih podatkov, pri čemer si lahko pomagate z neobveznim obrazcem zahteve za dostop do lastnih osebnih podatkov, ki je dosegljiva na spletni strani: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ - obrazec Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki.

Upravljavec osebnih podatkov ima nato dolžnost, da vam zahtevane osebne podatke in informacije o obdelavi osebnih podatkov zagotovi brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve, ali pa vas obvesti o razlogih za neukrepanje ter o možnosti vložitve pritožbe pri nadzornem organu in možnosti uveljavljanja pravnih sredstev.

Upravljavca lahko zaprosite tudi, da vas usmeri na informacije v skladu s 13. ali 14. členom Splošne uredbe, po katerem mora upravljavec že vnaprej, pred samo obdelavo osebnih podatkov, posameznike obvestiti o določenih informacijah o obdelavi osebnih podatkov, med drugim tudi o pravni podlagi in namenu obdelave osebnih podatkov.

IP torej meni, da bi vam moral v prvi vrsti želene informacije podati upravljavec osebnih podatkov. Če vam ne poda odgovora v roku enega meseca ali vam posredovanje informacij zavrne, se lahko obrnete na Informacijskega pooblaščenca s prijavo.

Če po odgovoru upravljavca posumite, da je vaše osebne podatke nezakonito obdeloval, se prav tako lahko obrnete na nas s prijavo zaradi domnevno nezakonite obdelave osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov