Obdelava osebnih podatkov zaposlenih v vrtcu

Datum

21.07.2026

Številka

07120-1/2026/337

Kategorije

Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih, Pravne podlage

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše vprašanje glede objave seznama zaposlenih v vrtcu, ki vsebuje poimensko navedbo delavcev v okviru poletnega razporeda oziroma poletnega dela. Pojasnjujete, da je bil seznam posredovan tudi vsem staršem vrtca in je tudi javno izobešen na vseh vhodih vrtca, tudi tistega, ki je javno dostopen vsem mimoidočim izven delovnega časa. Zanima vas, ali je takšna objava skladna z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. 

Objava poimenskega poletnega razporeda zaposlenih v vrtcu predstavlja obdelavo osebnih podatkov, zato mora zanjo obstajati pravna podlaga iz 6. člena Splošne uredbe. Vrtec lahko seznani starše z zaposlenimi, ki bodo skrbeli za njihove otroke, vendar le v obsegu, ki je nujen za dosega tega namena (načelo najmanjšega obsega podatkov). Pri načinu objave oziroma posredovanja razporeda mora vrtec zagotoviti, da do osebnih podatkov zaposlenih nimajo dostopa neupravičene osebe.

Obrazložitev:

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega (upravnega) postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Poimenska navedba zaposlenih v poletnem razporedu oziroma poletnem delu in njegova objava predstavlja obdelavo osebnih podatkov v smislu člena 4(2) Splošne uredbe, zato mora zanjo obstajati ustrezna pravna podlaga iz člena 6(1) Splošne uredbe.

Če je namen objave seznanitev staršev z organizacijo dela vrtca in z informacijami o tem, kateri strokovni delavci bodo v posameznem obdobju skrbeli za njihove otroke, je takšna obdelava lahko dopustna, kadar je potrebna za izvajanje nalog vrtca po področnih predpisih oziroma za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja (točki c) ali e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), ob upoštevanju načela najmanjšega obsega podatkov iz člena 5(1)(c) Splošne uredbe. To pomeni, da sme vrtec razkriti le tiste osebne podatke, ki so nujni za dosego zakonitega namena. Praviloma bo zadostovala navedba imena in priimka strokovnega delavca oziroma drugega zaposlenega, ki bo opravljal delo z določeno skupino otrok v določenem obdobju. 

Tudi glede načina seznanitve je treba upoštevati načelo najmanjšega obsega in omejitve dostopa. Če vrtec razpored izobesi na vratih vrtca, mora presoditi, ali je takšna objava dostopna širšemu krogu oseb (npr. mimoidočim) in ali je glede na namen obdelave takšen način objave nujen. Z vidika varstva osebnih podatkov je praviloma primernejše, da se z razporedom seznanijo le starši otrok, na katere se razpored nanaša, na način, ki omejuje dostop neupravičenim osebam (npr. preko zaprtega informacijskega sistema, elektronske pošte ali obvestila znotraj vrtca, dostopnega le staršem). 

Dopustnost objave oziroma posredovanja poimenskega poletnega razporeda dela je zato treba presojati glede na konkretni namen obdelave, nujnost obsega razkritih podatkov ter način njihovega posredovanja oziroma razkritja, pri čemer mora vrtec ves čas spoštovati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe, zlasti načelo najmanjšega obsega podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila:

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.