Evidenca izrabe delovnega časa v fizični obliki

Datum

08.05.2026

Številka

07120-1/2026/195

Kategorije

Delovna razmerja, Šolstvo, Varnost osebnih podatkov

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede evidentiranja delovnega časa zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja. Zanima vas, ali je dopustno, da delodajalec poleg obstoječe elektronske evidence delovnega časa, ki že omogoča beleženje prihodov, odhodov in vmesnih izhodov zaposlenih ter je dostopna le pooblaščenim osebam, vzpostavi še dodatno fizično evidenco (skupni zvezek) za beleženje izhodov med delovnim časom, ki je dostopna širšemu krogu zaposlenih, ter ali za takšno obdelavo osebnih podatkov obstaja ustrezna zakonska podlaga.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Kolikor je IP znano, zakonodaja na področju vzgoje in izobraževanja ne določa posebnih obveznosti glede vodenja dodatnih evidenc, zato se uporabljajo splošni predpisi s področja delovnih razmerij in varstva osebnih podatkov. Če pa zaradi posebnosti organizacije dela ali zakonske ureditve obstaja potreba po takšnih evidencah, je odgovornost za njihovo uvedbo in zakonitost obdelave osebnih podatkov na upravljavcu.

Delodajalec lahko osebne podatke delavca skladno z 48. členom ZDR-1 obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Zakonska podlaga za vodenje evidence izrabe delovnega časa temelji na ZEPDSV.

Delodajalec lahko znotraj organizacijske enote seznani delavce z razporedi dela, ki vključujejo ime, zadolžitev ter predvideno ali nepredvideno odsotnost, v nekaterih primerih tudi z razlogom odsotnosti, če je to povezano z opravljanjem dela in poslovanjem institucije.

Če obstoječi elektronski sistem omogoča ustrezno beleženje prihodov in odhodov delavcev, je vprašljivo, ali je uvedba dodatne fizične evidence res potrebna. Ne glede na obliko evidence pa je v vsakem primeru potrebno zagotoviti varnost osebnih podatkov in preprečiti morebitne nepooblaščene dostope.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven nadzornega oziroma inšpekcijskega postopka ne more presojati zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Zato vam v zvezi z vašim vprašanjem v nadaljevanju podajamo splošna in neobvezujoča pojasnila z vidika varstva osebnih podatkov.

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru vzpostavitve evidence delovnega časa, upoštevajoč točko c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, predstavljata Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1). Navedena zakona predstavljata temeljno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa.

IP pojasnjuje, da mu ni znano, da bi zakonodaja na področju vzgoje in izobraževanja določala posebne obveznosti glede vodenja dodatnih evidenc, zato se uporabljajo splošni predpisi s področja delovnih razmerij in varstva osebnih podatkov. Če pa zaradi posebnih potreb organizacije delovnega procesa ali zaradi posebnosti zakonske ureditve na konkretnem področju vzgoje in izobraževanja obstaja potreba po vodenju evidenc na opisan način, je odločitev o njihovi uvedbi ter odgovornost za zakonitost obdelave osebnih podatkov na strani upravljavca.

Iz 48. člena ZDR-1 izhaja, da lahko delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pravilo odraža načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, v skladu s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je nujno potrebno za namen obdelave. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost.

ZEPDSV kot specialni predpis natančneje določa vsebino in način evidenc, ki jih je dolžan voditi delodajalec. V skladu z 18. členom tega zakona mora delodajalec za posameznega delavca voditi tudi evidenco o izrabi delovnega časa, ki med drugim vključuje podatek o času prihoda na delo in odhoda z dela. Navedena določba jasno opredeljuje obseg podatkov, ki jih je dopustno in hkrati potrebno obdelovati za namen izpolnjevanja zakonskih obveznosti. Iz 19. člena ZEPDSV nadalje izhaja, da se evidenca vodi kontinuirano za vsakega delavca, da se ustrezno hrani ter da mora delodajalec zagotoviti vpogled v podatke posameznemu delavcu in pristojnim organom. Zakon tako vzpostavlja enoten sistem evidentiranja, ki mora zagotavljati pravilnost, sledljivost in varnost podatkov, pri čemer izrecno ne določa potrebe po vodenju dodatnih ali javno dostopnih evidenc prisotnosti, niti ni predpisana oblika. Obvezno elektronsko vodenje evidence delovnega časa velja le za delodajalce, ki so bili pravnomočno sankcionirani zaradi kršitev na področju evidentiranja delovnega časa (19.a člen ZEPDSV). V drugih primerih elektronska oblika ni obvezna, jo pa lahko skladno z 19.b členom ZEPDSV predlagajo sindikat oziroma svet delavcev ali delavski zaupnik.

Iz navedenega izhaja, da je obdelava osebnih podatkov zaposlenih zakonita, če temelji na obveznostih iz ZEPDSV in ZDR-1 ter je omejena na obseg, ki je nujen za dosego zakonitega namena. Ti nameni vključujejo organizacijo delovnega procesa in zagotavljanje varnosti zaposlenih, vključno z možnostjo ustreznega ukrepanja v primeru izrednih dogodkov, kot je evakuacija ob požaru.

Kot izhaja iz vašega dopisa, delodajalec v konkretnem primeru uporablja elektronski sistem (LoPolisPro), ki omogoča evidentiranje prihodov in odhodov z dela, koriščenja odmora ter vmesnih izhodov, hkrati pa omogoča vpogled v prisotnost zaposlenih le pooblaščenim osebam. Takšna ureditev lahko načeloma predstavlja ustrezen način vodenja evidence, ki omogoča doseganje zakonitih ciljev delodajalca. Glede na to se zastavlja vprašanje, ali je uvedba dodatne fizične evidence (npr. zvezka) za beleženje izhodov in prihodov dejansko potrebna ali pomeni nepotrebno podvajanje oziroma celo nezakonito obdelavo osebnih podatkov.

Pri tem je treba upoštevati tudi načelo celovitosti in zaupnosti iz točke f) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki zahteva, da so osebni podatki obdelani na način, ki zagotavlja ustrezno varnost, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo, ter določbo 32. člena Splošne uredbe, ki upravljavcu nalaga obveznost zagotavljanja ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov za varnost obdelave. Kot je IP že zapisal v smernicah o varstvu osebnih podatkov o delovnih razmerjih[1], se lahko podatki o prisotnosti ali odsotnosti delavca razkrijejo sodelavcem po 48. členu ZDR-1 le, če je to potrebno za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Delodajalec lahko znotraj organizacijske enote seznani delavce z razporedi dela, ki vključujejo ime, zadolžitev ter predvideno ali nepredvideno odsotnost, v nekaterih primerih tudi z razlogom odsotnosti, če je to povezano z opravljanjem dela in poslovanjem enote. Fizična evidenca, ki je dostopna širšemu krogu zaposlenih ali se nahaja na skupnem mestu (npr. v tajništvu, v zbornici), praviloma ne zagotavlja enake ravni varnosti kot elektronski sistem z nadzorovanim dostopom, saj omogoča vpogled v podatke tudi nepooblaščenim osebam.

IP dodatno opozarja še, da mora biti tudi v primeru vodenja fizičnih evidenc (npr. zvezkov ali map) zagotovljeno ustrezno varovanje osebnih podatkov. Sama okoliščina, da je evidenca pod nadzorom določene osebe, praviloma ne zadostuje, temveč mora upravljavec sprejeti tudi druge ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za preprečevanje nepooblaščenega dostopa ali vpogleda v osebne podatke.

IP zato poudarja, da mora delodajalec v vsakem konkretnem primeru izkazati, da je dodatna evidenca potrebna, primerna in sorazmerna ter da zasledovanega cilja ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. Hkrati mora zagotoviti, da je obdelava osebnih podatkov omejena na nujen obseg in da so podatki ustrezno zavarovani ter dostopni zgolj pooblaščenim osebam. Če teh pogojev ni mogoče izkazati, bi lahko uvedba dodatne fizične evidence predstavljala nesorazmeren poseg v pravico zaposlenih do varstva osebnih podatkov.

Če boste na podlagi prejetih pojasnil presodili, da delodajalec nezakonito obdeluje osebne podatke zaposlenih, lahko pri IP vložite prijavo kršitve varstva osebnih podatkov. Prijavo lahko vložite po elektronski pošti na naslov gp.ip@ip-rs.si, oz. po navadni pošti na naslov: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. Priporočamo, da prijavo pošljete na obrazcu, ki je dostopen na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/go?u=%2Fobrazci%2Fvarstvo-osebnih-podatkov/.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila:

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

---

[1]Dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.