Obdelava OP za namen izdaje potrdila

Datum

13.03.2025

Številka

07120-1/2025/103

Kategorije

Pravne podlage, Uradni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov pri izdaji potrdila o opravljenem usposabljanju za varno delo s traktorjem in traktorskimi priključki.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih aktov, obrazcev, storitev, aplikacij ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi.

Upravljavec je v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.

Predstavljena zakonodaja določa zakonsko obveznost vodenja določenih podatkov v evidenci udeležencev usposabljanj in tudi vsebino samega potrdila o opravljenem usposabljanju. V takih primerih načeloma upravljavec nima možnosti proste presoje, katere osebne podatke bo zbiral oziroma katerih ne bo, saj bi s tem kršil zadevne predpise.

Obrazložitev:

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi.

IP splošno pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Zakon o voznikih (Uradni list RS, št. 92/22 – UPB, 153/22; v nadaljevanju: ZVoz-1) v 16. členu med drugim določa, da minister, pristojen za kmetijstvo in gozdarstvo, določi način izvajanja usposabljanja in način preverjanja usposobljenosti za varno delo s traktorjem in traktorskimi priključki, obliko in vsebino potrdila o usposobljenosti ter način vodenja evidenc; evidenca mora vsebovati naslednje podatke: osebno ime, enotno matično številko občana (v nadaljnjem besedilu: EMŠO), stalno oziroma začasno prebivališče, datum začetka in zaključka usposabljanja, številko izdanega potrdila o usposobljenosti. Pravilnik o usposabljanju za varno delo s traktorjem in traktorskimi priključki (Uradni list RS, št. 75/17, 2/20, 110/20, 98/24; v nadaljevanju: pravilnik), ki je bil izdan na podlagi 16. člena ZVoz-1, v 17. členu določa, da potrdilo o opravljenem usposabljanju za varno delo s traktorjem in traktorskimi priključki vsebuje naslednje podatke:

ime izvajalca oziroma izdajatelja potrdila,

podatke o udeležencu iz prve do pete alineje četrtega odstavka 15. člena tega pravilnika,

številko izdanega potrdila iz šeste alineje četrtega odstavka 15. člena tega pravilnika,

datum izdaje potrdila,

žig izvajalca,

podpis odgovorne osebe izvajalca.

Podatki o udeležencu, določeni v prvi do peti alineji četrtega odstavka 15. člena pravilnika, so:

osebno ime udeleženca,

EMŠO udeleženca,

stalno oziroma začasno prebivališče udeleženca,

datum prijave udeleženca na usposabljanje,

datum uspešno opravljenega preizkusa znanja.

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov kot enega temeljnih načel varstva osebnih podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru izdajo potrdila).

IP poudarja, da je upravljavec v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja. Navedene določbe ZVoz-1 in pravilnika, sprejetega na njegovi podlagi, določajo nabor podatkov, ki se lahko vodijo v evidenci udeležencev usposabljanj. IP tako meni, da imate v skladu z zgoraj navedenimi določbami kot pristojni organ pravno podlago za obdelavo podatka o EMŠO in da je bila ocena sorazmernosti tega podatka najverjetneje opravljena v postopku sprejema predstavljene zakonodaje. Ta torej določa zakonsko obveznost vodenja določenih podatkov v evidenci udeležencev usposabljanj in tudi vsebino samega potrdila o opravljenem usposabljanju. V takih primerih načeloma upravljavec nima možnosti proste presoje, katere osebne podatke bo zbiral oziroma katerih ne bo, saj bi s tem kršil zadevne predpise. Če pa ocenjujete, da za dosega namena obdelave ni potrebna obdelava podatka o EMŠO oziroma, da je opisana ureditev v ZVoz-1 oziroma pravilniku neustrezna glede na prakso oziroma ne odraža potreb prakse, vam IP svetuje, da predlagate ustrezne spremembe zakonodaje.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil:

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka